Automatización de las cuentas por pagar para el éxito empresarial

Una adecuada gestión financiera es clave para el éxito de cualquier empresa, y dos de los procesos cruciales, que forman parte de esta gestión, es el manejo las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. En esta publicación te hablaremos sobre estas últimas.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué son las cuentas por pagar?
• Desafíos de gestionar cuentas por pagar de forma manual
  • 1. El proceso es lento
  • 2. Hay una mayor predisposición a cometer errores humanos 
  • 3. Falta de transparencia
• Motivos por los cuales la automatización de cuentas por pagar es...

¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar, se refieren a  las facturas que debemos a nuestros proveedores por bienes o servicios. Y si bien es un proceso necesario, la tarea puede volverse complicada si se hace manualmente; sin embargo, en la actualidad la tecnología nos ofrece una solución práctica: la automatización

Desafíos de gestionar las cuentas por pagar de forma manual

Antes de ahondar en los motivos por los cuales la automatización de cuentas por pagar es la mejor opción; es importante conocer cuáles son los desafíos de continuar realizando este proceso de forma manual.

1. El proceso es lento

Uno de los principales motivos por los que no resulta conveniente gestionar las cuentas por pagar de forma manual es porque puede tomar más tiempo el ingreso de registros nuevos o modificaciones en los antiguos, si se hace con esta metodología. La lentitud de los ingresos manuales puede llevar además a retrasos en los plazos de pagos y consiguientes penalizaciones. 

2. Hay una mayor predisposición a cometer errores humanos 

Los procesos manuales son vulnerables a errores humanos, desde simples equivocaciones tipográficas hasta la inserción accidental de la misma factura dos veces. Estos errores no solo generan pérdidas financieras, sino que también complican los procesos de auditoría.

3. Falta de transparencia

La ausencia de un sistema de seguimiento eficiente puede dar lugar a la falta de transparencia en la gestión de facturas. Esto dificulta el seguimiento del estado de las cuentas y pagos, lo que podría afectar la toma de decisiones financieras informadas.

Motivos por los cuales la automatización de cuentas por pagar es una buena opción

La automatización de cuentas por pagar se presenta como una solución efectiva para superar los desafíos antes mencionados, asociados con la gestión manual. A continuación, mencionamos algunos de los motivos por los que la automatización es una mejor alternativa: 

La automatización reduce la necesidad de entrada manual de datos

Con la captura automática de facturas a través de tecnologías como OCR y facturación electrónica, se eliminan los errores asociados con la introducción manual, ahorrando tiempo y mejorando la precisión.

La automatización agiliza el flujo de trabajo

Desde la recepción de facturas hasta la aprobación y programación de pagos. Esto minimiza los tiempos de procesamiento y reduce la probabilidad de retrasos, asegurando un cumplimiento puntual de los plazos de pago.

Disminuye significativamente la posibilidad de pérdidas financieras

Esto se debe a que con su implementación se reduce el riesgo de errores humanos. En consecuencia, mejora la integridad de los registros financieros y se facilitan las auditorías.

Mejora la visibilidad del estado de facturas y pagos

Los sistemas automatizados ofrecen informes detallados que permiten un seguimiento transparente de las transacciones financieras, mejorando la toma de decisiones y la planificación estratégica.

Así como al automatización es importante en las cuentas por pagar, también lo es en las cuentas por cobrar; en este último caso, te invitamos a implementar un software de cobranzas como Moonflow.