¿Seguís llevando el control de cuentas por cobrar en Excel? Puede que al principio de tus tareas de cobranza te haya funcionado, pero ¿qué tan eficiente es hoy en día? Si notás una alta tasa de morosidad, demoras en el envío de facturas, conflictos con clientes por pagos ya efectuados, ¡entonces algo no está funcionando! Estas son señales de que es momento de migrar de Excel a un software de cobranza.
Si querés saber más acerca de las limitaciones del control de cobranza en Excel y cómo un software para cobranza puede ayudarte ¡Seguí leyendo esta publicación!
¿Qué vas a encontrar en este texto?
¿Por qué manejar las cuentas por cobrar en Excel no es buena idea? Porque Excel presenta limitaciones para esta gestión; por ejemplo:
Cada carga o modificación de datos depende de la atención del usuario. Un simple error tipográfico puede alterar balances, fechas de vencimiento o montos, generando conflictos con clientes o decisiones incorrectas sobre la cobranza.
Excel no está diseñado para que varios usuarios trabajen al mismo tiempo sobre la misma hoja. Si varias personas actualizan el mismo archivo, es fácil que surjan inconsistencias o versiones desactualizadas, complicando la supervisión de la cartera.
Con grandes volúmenes de clientes y transacciones, las fórmulas y tablas dinámicas pueden volverse lentas y difíciles de mantener. Esto limita la posibilidad de generar reportes complejos o indicadores precisos sobre la gestión de cobranza.
Si bien Excel permite macros y ciertos cálculos automáticos, no reemplaza la automatización de recordatorios, el seguimiento de pagos ni la asignación inteligente de tareas para un equipo de cobranzas.
La información financiera en Excel suele estar más expuesta a errores humanos o accesos no autorizados. No ofrece controles robustos para definir permisos de usuarios, auditorías o seguimiento de cambios.
Excel no puede gestionar comunicaciones automatizadas con clientes por correo, WhatsApp u otros canales digitales. Esto obliga a los equipos a manejar procesos manuales, lo que consume tiempo y aumenta la probabilidad de retrasos.
No te conviene. Un software que dependa de Excel solo trasladará los problemas de Excel a otra interfaz: errores manuales, datos desactualizados, falta de automatización y riesgos de seguridad.
Lo mejor es optar por un software de cobranzas independiente, diseñado específicamente para gestionar cuentas por cobrar.
Nota: Moonflow permite subir información desde Excel para tu proceso de migración e incluso cargar archivos nuevos para actualizar datos existentes. Sin embargo, esto no significa que dependa de Excel, ya que la plataforma funciona de manera independiente y también puede integrarse con otras herramientas o sistemas contables, ofreciendo actualizaciones automáticas y gestión completa de la cobranza sin limitarse a hojas de cálculo.
Muchas empresas siguen usando Excel porque es una herramienta conocida y flexible. Permite crear cálculos o reportes personalizados y manejar casos particulares que los softwares específicos a veces no contemplan.
Sin embargo, esta flexibilidad tiene un costo: errores manuales, demoras, falta de automatización y riesgos de seguridad. Además, para poder “programar Excel” según lo que querés hacer en cobranza, necesitarías conocimientos avanzados en fórmulas, macros y automatización, invertir tiempo en mantenimiento constante y aun así dependerías de un sistema que no está pensado para gestionar pagos, recordatorios y seguimiento de clientes de forma segura y eficiente.
Si ponemos en la balanza los beneficios y desventajas de Excel para la gestión de cobranza, podríamos decir que los riesgos y las limitaciones superan ampliamente a sus ventajas.
Migrar tu cartera desde Excel a un software de cobranzas puede parecer complicado, pero siguiendo un método organizado, se puede hacer de manera rápida, segura y sin errores. Acá te dejamos un paso a paso pensado para que cualquiera pueda hacerlo.
Tip: Cuanto más limpio y ordenado esté tu archivo, menos errores tendrás durante la migración.
Usá la plantilla del software para asegurar que tengas todos los campos obligatorios y opcionales. Revisá los formatos: fechas, montos y cualquier dato crítico según lo que el sistema requiera.
Tip: Si ya tenés un reporte propio, muchas plataformas, como Moonflow, permiten mapear los campos, ¿esto qué significa? Que el software aprende cómo leer tus columnas sin necesidad de cambiar tu Excel.
Tenés 2 opciones para subir datos desde Excel:
Tip: La carga masiva es ideal para bases de datos grandes. Para hacerlo, en Moonflow, solo debés entrar al menú lateral Cuentas por cobrar → Clientes → Crear → Crear clientes masivo. Se abrirá una ventana donde vas a poder arrastrar o seleccionar tu archivo en formato .XLSX. Si ya hiciste el mapeo de campos, el software reconocerá tus columnas automáticamente y los datos se integrarán correctamente.
Una vez que subiste tu archivo, el software te va a mostrar un registro de procesos, donde vas a poder ver si hubo algún error y en qué fila se produjo. Si algo no salió perfecto, no te preocupes: podés descargar el reporte, corregir los errores y subir solo esas filas nuevamente. Esto asegura que toda tu información quede correcta y lista para usar.
Una vez que tus clientes están en el software, es importante que la información siga siendo precisa. Lo ideal es que dejés de trabajar exclusivamente con Excel para evitar sus limitaciones y que, en su lugar, uses directamente el software para registrar pagos, actualizar datos de clientes y gestionar las cuentas por cobrar.
Moonflow es una excelente opción para digitalizar la cobranza en Argentina porque transforma el manejo de clientes y deudas en algo simple y confiable. Te permite migrar tu cartera desde Excel sin complicaciones, mantener los datos siempre actualizados y registrar cada pago o novedad de manera clara.
Además, se adapta a empresas de todos los tamaños, desde las que recién empiezan hasta las que manejan grandes volúmenes, y ofrece seguridad en el manejo de la información, evitando errores y duplicados que son comunes en hojas de cálculo.
¿Voy a perder datos si paso de Excel a un software?
No, siempre y cuando tengas el archivo bien preparado y sigas los pasos de migración; el software reconoce los clientes existentes y evita duplicados.
¿Necesito tener conocimientos técnicos para usarlo?
No, la mayoría de los procesos son fáciles de usar y el sistema te guía para cargar los datos, incluso de manera masiva desde Excel.
¿Se puede usar el software de forma colaborativa entre equipos?
Sí, varios usuarios pueden acceder y actualizar la información al mismo tiempo, manteniendo todo sincronizado.
¿Cuánto tiempo toma implementar un software de cobranza?
Depende del tamaño de tu cartera, pero la carga inicial desde Excel suele ser rápida y la plataforma está lista para usar en pocos días.