¿Cuándo fue la última vez que realizaste una conciliación bancaria en tu empresa? Este proceso debería hacerse de forma periódica para evitar irregularidades. Después de todo, consiste en comparar los registros financieros de tu organización con los movimientos reportados en el banco donde llevas tus cuentas empresariales. ¿Sabes cómo hacer una conciliación bancaria?
Saber cómo se hace una conciliación bancaria no es complicado; sino asegurarte de que cuentas con toda la información contable completa y actualizada. De no ser así el proceso puede ser más lento y propenso a errores.
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Esto último hace que la mejor forma de realizar una conciliación bancaria sea mediante la automatización. Para esto, es clave contar con software de contabilidad que se integre con la plataforma del banco donde llevas tus cuentas; de esa forma la información estará al día, actualizada y las conciliaciones pueden hacerse en tiempo real, de forma automática. Esto permite el ahorro de recursos, tiempo y reduce el riesgo de errores y fraudes.
Independientemente de si realizas una conciliación bancaria de forma automática o manual, hay algunos pasos que debes tener en cuenta para que la conciliación bancaria sea precisa. Aquí te los compartimos.
Las conciliaciones bancarias se hacen considerando un determinado período de tiempo. Por ejemplo, un mes, un trimestre, un año, etc. Es importante que te asegures de que la información contable que recopiles corresponda exactamente a este lapso, al igual que la información de los movimientos bancarios. Caso contrario, habrá controversias en los resultados.
En cuanto a qué información contable vas a necesitar, tus libros contables en los que registras tus ingresos y egresos son cruciales, pero también necesitarás facturas, comprobantes, entre otros documentos de respaldo similares. La mejor forma de que ningún documento ni información falte, es digitalizando tu contabilidad.
Como mencionamos antes, la información de tus libros contables será clave en la conciliación. Por eso es importante que la revises al detalle para que cada dato registrado en ellos sea correcto y esté actualizado. Si no hay precisión en las transacciones realizadas, habrá irregularidades en la conciliación.
El siguiente paso es comparar la información contable con la que el banco te proporciona. La ventaja es que esta última es accesible y está actualizada. Aunque la comparación puede hacerse de forma manual (en libros físicos o en Excel) es mejor usar un software contable. El motivo es simple: el proceso se acelera y se reduce el riesgo de errores.
En el proceso de comparación es posible que notes diferencias que necesiten revisarse y corregirse. Por ejemplo, un error en la conciliación puede deberse a algo tan simple como un pago o ingreso que no se ha registrado aún porque no ha sido procesado por el banco, en cuyo caso deberías documentar el ajuste realizado. O si se trata de un error, corregirlo o registrar el movimiento omitido.
Aquí es importante aclarar que no se trata de alterar la información sino ajustar, corregir o registrar adecuadamente aquellas transacciones que por alguna razón legítima no estaban reflejadas aún en los libros contables o en el extracto bancario. Por ejemplo, si en tus libros no registraste una comisión bancaria que el banco sí cobró, entonces debes registrarla porque representa un gasto real que afecta tus finanzas.
Tras identificar los errores, diferencias, entre otros aspectos detectados y corregirlos, deberás volver a conciliar considerando estas anotaciones. La idea es que, al volver a hacer la conciliación toda la información coincida.
Si al volver a conciliar sigue habiendo errores o diferencias, es una señal clara de que algo no está bien registrado o incluso podría haber una situación más grave como una omisión importante, un error contable persistente o un posible fraude. En este caso, debes volver a revisar la documentación, verificar cada transacción para detectar duplicados u omisiones ; consultar con el banco por si el error viene de su lado, incluso revisar si hay indicios de fraudes o movimientos no autorizados.
Es importante que todo error o anomalía en la conciliación bancaria sea corregido, puesto que de no ser así podrías estar tomando decisiones financieras basadas en datos erróneos. Esto no es todo, también puede afectar tu cierre contable y tu declaración de impuestos, ocasionar problemas legales e incluso perder credibilidad ante inversionistas o socios. ¡Para una conciliación bancaria transparente inicia con la digitalización de tu contabilidad! Incluye la digitalización de tus cuentas por cobrar con un programa de cobranza.