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title: Protección de datos en cobranza digital en Colombia (2026)
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# Protección de datos en cobranza digital: qué exige la ley en Colombia y cómo proteger tu cartera

Artículo por: [Facundo Turconi](https://www.moonflow.ai/es-co/blog/author/facundo-turconi)

noviembre 12, 2024

![proteccion de datos cobranza digital](https://www.moonflow.ai/hubfs/Growth/Contenido%20Web/Blog/Recursos%20Blog/Blog%20Colombia/seguridad-de-datos.jpg)

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Respuesta rápida: en Colombia, la protección de datos en la cobranza digital se apoya en tres normas. La [Ley 1581 de 2012](https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=49981) regula el tratamiento de datos personales; la [Ley 1266 de 2008](https://www1.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma_pdf.php?i=34488) regula la información financiera y los reportes a centrales de riesgo, y la [Ley 2300 de 2023](https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=213990) fija canales, horarios y frecuencia de contacto con el deudor. Además, conviene trabajar con un software que controle accesos, registre las gestiones y tenga sus controles auditados por un tercero.

En la gestión de cobranzas circulan datos de contacto, identificación, saldos, historial de pagos y conversaciones con el deudor. Si esa información se filtra o se usa sin autorización, la empresa se expone a sanciones, reclamos de los titulares, fraude y pérdida de confianza. En esta guía te explicamos qué exige la normativa colombiana, qué medidas de seguridad conviene tener en tu operación y cómo evaluar la seguridad de un software de cobranza. Si buscas recomendaciones prácticas de ciberseguridad, revisa también nuestros [consejos de ciberseguridad para empresas](https://www.moonflow.ai/es-co/blog/consejos-de-ciberseguridad).

## ¿Qué datos se manejan en la cobranza digital?

En una operación de cobranza digital circulan, entre otros, estos datos:

- **Datos de identificación y contacto:** nombre, documento, teléfono, email y dirección.
- **Datos financieros:** saldo adeudado, fecha de vencimiento, historial de pagos y acuerdos de pago.
- **Registros de las gestiones:** llamadas, mensajes de WhatsApp, SMS y emails enviados, y las respuestas del deudor.
- **Datos de pago:** medios de pago usados y links de pago enviados a cada persona.

Cuando se vinculan a una persona identificada o identificable, todos son datos personales. No todos son datos sensibles: la Ley 1581 reserva esa categoría a los que afectan la intimidad o pueden generar discriminación, como los datos de salud o los biométricos. Y el tratamiento de información financiera, crediticia y comercial puede estar sujeto al régimen de la Ley 1266, según su finalidad y alcance. Por eso su tratamiento debe ser seguro, trazable y limitado a la finalidad de la cobranza.

## Marco legal de la protección de datos en la cobranza en Colombia

| **Norma** | **Qué regula** | **Qué implica para la cobranza** |
| --- | --- | --- |
| [Ley 1581 de 2012](https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=49981) | Régimen general de protección de datos personales. Autoridad: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). | Pedir autorización previa cuando la ley la exige (el artículo 10 prevé excepciones), usar los datos solo para la finalidad informada, garantizar seguridad y confidencialidad, y atender los derechos del titular. |
| [Ley 1266 de 2008](https://www1.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma_pdf.php?i=34488), modificada por la [Ley 2157 de 2021](https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma_pdf.php?i=173246) | Habeas data financiero: información financiera, crediticia y comercial, y centrales de riesgo como Datacrédito. | Antes de reportar información negativa por incumplimiento, la fuente debe comunicarlo previamente al titular y esperar 20 días calendario. Si la obligación es igual o inferior al 15% de un salario mínimo mensual legal vigente, se requieren al menos dos comunicaciones en días distintos y 20 días calendario entre la última comunicación y el reporte. |
| [Ley 2300 de 2023](https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=213990) ("Dejen de fregar") | Canales, horarios y frecuencia de contacto. Aplica a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y a todas las personas naturales y jurídicas que cobran, de forma directa, por terceros o por cesión. | La Ley 2300 establece canales autorizados, horarios y límites de frecuencia para las gestiones comprendidas en su ámbito. La regla general de contacto es de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin domingos ni festivos, por los canales que el deudor autorizó; una vez hay contacto directo, no más de un contacto el mismo día ni por varios canales en la misma semana. Tampoco se puede contactar a las referencias personales, cobrar con visitas al domicilio o al trabajo ni preguntar al consumidor financiero el motivo del incumplimiento (sí se le pueden consultar alternativas de pago). La ley contempla condiciones y excepciones que deben revisarse para cada caso. |
| Registro Nacional de Bases de Datos ([SIC](https://www.sic.gov.co/registro-nacional-de-bases-de-datos)) | Inscripción de las bases de datos personales. | Según la [SIC](https://sedeelectronica.sic.gov.co/index.php/publicaciones/boletin-juridico/concepto/cuales-personas-estan-obligadas-realizar-el-registro-de-bases-de-datos-personales-en-el-rnbd), deben inscribirse las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y las personas jurídicas de naturaleza pública. Las demás empresas igual deben cumplir el régimen de protección de datos. |

 

Las reglas pueden variar según el tipo de acreedor, la obligación y el sector; por ejemplo, las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera tienen requisitos adicionales. Para el detalle de la Ley 2300, consulta nuestra guía de la [ley Dejen de fregar](https://www.moonflow.ai/es-co/blog/ley-dejen-de-fregar), y confirma siempre tu caso con el área jurídica.

### Los principios de la Ley 1581 aplicados a la cobranza

- **Finalidad:** los datos del deudor se usan para gestionar la cobranza, no para fines no informados.
- **Libertad:** el tratamiento requiere autorización previa del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.
- **Veracidad y calidad:** los datos deben estar actualizados; gestionar a alguien que ya pagó es un error que además daña la relación.
- **Acceso y circulación restringida:** solo las personas autorizadas deben ver la información de cada cuenta.
- **Seguridad y confidencialidad:** la información debe protegerse contra pérdida, acceso no autorizado o uso indebido.

La Ley 1581 excluye de su régimen general las bases de datos reguladas por la Ley 1266, pero sus principios aplican a todas las bases, incluidas esas (artículo 2).

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## ¿Quién es responsable de los datos en la cobranza: la empresa o el software?

La Ley 1581 define al responsable del tratamiento como quien decide sobre la base de datos y su tratamiento, y al encargado como quien trata los datos por cuenta del responsable. En la cobranza, la empresa acreedora suele ser la responsable, y el proveedor de un software de cobranza o una agencia externa suele actuar como encargado. Los roles dependen de quién decide en la práctica y de lo que establezca el contrato: si un proveedor decide sobre los datos para fines propios, puede asumir también deberes de responsable. Contratar a un tercero no libera a la empresa de sus deberes, así que conviene exigirle medidas de seguridad verificables, un contrato que defina cómo se tratan los datos y evidencia independiente de sus controles.

## ¿Por qué es importante proteger la privacidad en la cobranza digital?

Además de evitar que la información caiga en manos de ciberdelincuentes, proteger la privacidad sostiene la confianza de los clientes en los canales digitales de cobranza. Un deudor que recibe un link de pago por WhatsApp necesita saber que el mensaje es legítimo y que sus datos no circulan fuera de la gestión.

Entre los beneficios están:

- **Menos riesgo:** una buena gestión de la información reduce la exposición a sanciones, reclamos y daños financieros.
- **Confianza:** una gestión cuidadosa de los datos ayuda a proteger la confianza de clientes y aliados.
- **Mejores decisiones:** la información bien gestionada permite decidir con datos correctos y evita gestiones sobre cuentas que ya no corresponden.

## Consecuencias de no proteger los datos en la gestión de cobranzas

- **Sanciones de la Ley 1581:** según su artículo 23, la SIC puede imponer a responsables y encargados de naturaleza privada multas de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes, suspender las actividades de tratamiento hasta por seis meses y, en casos graves, ordenar su cierre. La sanción depende de una investigación y de criterios de graduación.
- **Sanciones de la Ley 2300:** su incumplimiento lo sancionan la Superintendencia Financiera y la SIC, según sus competencias.
- **Reclamos de los titulares** cuando su información se expone o se usa de manera inapropiada.
- **Daño reputacional:** pérdida de confianza de clientes y aliados.
- **Más exposición a fraudes:** la información mal protegida es un objetivo atractivo para suplantar a la empresa ante sus deudores.

## Medidas de seguridad esenciales en la cobranza digital

Algunas medidas responden a deberes de la ley y otras son buenas prácticas; cuáles necesitas depende del riesgo de tu operación y de lo que pacten tus contratos:

 

- Control de acceso por roles: cada persona ve solo lo que necesita para su función.
- Autenticación en dos pasos para entrar a la plataforma.
- Restricción de acceso por dirección IP o por dispositivos autorizados.
- Cifrado de la información almacenada y en tránsito.
- Registro de las gestiones: qué se envió, por qué canal, cuándo y con qué resultado.
- Canales, horarios y frecuencia de contacto configurados según la Ley 2300 y la autorización del titular.
- Política de retención y eliminación de los datos que ya no se necesitan.
- Gestión de proveedores: contratos y evidencia de seguridad de cualquier tercero que trate datos de la cartera.
- Plan de respuesta a incidentes y capacitación del equipo. La Ley 1581 obliga a responsables y encargados a informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares (artículos 17 y 18).

## Qué es el informe SOC 2 Tipo 2 y por qué importa al elegir un software de cobranza

SOC 2 es un marco de auditoría independiente sobre los controles de una empresa de servicios. Cubre la seguridad y, según el alcance de cada informe, puede incluir disponibilidad, integridad del procesamiento, confidencialidad o privacidad ([AICPA](https://www.aicpa-cima.com/cpe-learning/publication/soc-2-reporting-on-an-examination-of-controls-at-a-service-organization-relevant-to-security-availability-processing-integrity-confidentiality-or-privacy-OPL)). El resultado es un informe emitido por un auditor externo, no una certificación ni un sello de cumplimiento legal.

Existen dos tipos:

 

| **Tipo** | **Qué evalúa** |
| --- | --- |
| SOC 2 Tipo 1 | Si los controles están bien diseñados en una fecha determinada. |
| SOC 2 Tipo 2 | Si esos controles están bien diseñados y funcionaron de manera efectiva durante un periodo. |

 

Para una empresa que entrega su cartera a un proveedor, un informe SOC 2 Tipo 2 es evidencia independiente de cómo funcionaron sus controles durante el periodo auditado. Al pedirlo, revisa el periodo, el alcance, la opinión del auditor y las excepciones que reporte. Es una señal útil para el equipo de seguridad, el área jurídica y el comité de compras.

Qué no reemplaza: un SOC 2 no sustituye el cumplimiento de la Ley 1581 ni de las demás normas colombianas, que siguen siendo responsabilidad de cada empresa. Es un complemento para evaluar al proveedor.

## Cómo protege Moonflow los datos de tu cartera

Moonflow, una infraestructura de cobranza IA nativa, cuenta con un informe SOC 2 Tipo 2, una auditoría independiente de sus controles. Su [Trust Center](https://trust.moonflow.ai) comunica controles relacionados con seguridad, disponibilidad, integridad y confidencialidad; para conocer el alcance exacto, el periodo y las excepciones del informe, solicítalo al equipo de Moonflow. La plataforma incluye estos controles, que apoyan la gestión de cumplimiento de tu equipo:

- Roles de supervisor y asesor, con permisos de visualización y edición por usuario.
- Autenticación en dos pasos y restricción de acceso por IP.
- Historial por cliente con fecha, hora, canal y estado de cada interacción, notas de gestión y resultados de llamada.
- Registro de cada compromiso de pago en la cuenta del deudor, incluidos los acordados por agentes de IA.
- Reglas configurables de horarios y canales para los agentes de IA. Cómo aplicar la Ley 2300 en tu operación lo define tu empresa.
- Eliminación de datos desde la configuración de la plataforma.
- Cifrado de datos y acceso restringido a las claves de cifrado.
- Procedimientos de retención y eliminación de datos; consulta con el equipo los plazos, el alcance y las condiciones aplicables al finalizar el contrato.
- Planes de continuidad y recuperación ante desastres, probados, y monitoreo de vulnerabilidades.
- Proveedores de infraestructura (Amazon Web Services y Microsoft Azure) con regiones en Estados Unidos, según su lista de subprocesadores.

Confirma con el equipo de Moonflow dónde se tratan los datos de tu operación y revisa con tu área jurídica las reglas aplicables al tratamiento internacional de datos. La evaluación de cumplimiento de cada operación corresponde a la empresa y a su área jurídica. Si tu equipo de seguridad necesita conocer el detalle de los controles de Moonflow, puede pedirlo en la demo. Para ver qué registra Moonflow en cada gestión, revisa nuestra guía de [trazabilidad en la cobranza](https://www.moonflow.ai/es-mx/blog/trazabilidad-cobranza-auditorias-condusef).

## Checklist para evaluar la seguridad de un proveedor de cobranza

Antes de contratar un software o una agencia, pregunta:

☐ ¿Tiene un informe SOC 2 Tipo 2? ¿De qué periodo es, qué alcance cubre y qué excepciones reporta?

☐ ¿Permite definir roles y permisos por usuario?

☐ ¿Ofrece autenticación en dos pasos y restricción de acceso por IP?

☐ ¿Cómo cifra la información en reposo y en tránsito, y dónde se alojan los datos?

☐ ¿Qué registra de cada gestión y acuerdo, y qué se puede exportar para una auditoría?

☐ ¿Permite configurar horarios, canales y frecuencia de contacto según la Ley 2300?

☐ ¿Cuánto tiempo conserva los datos y cómo se eliminan al terminar el contrato?

☐ ¿Qué obligaciones asume como encargado del tratamiento y cómo lo establece el contrato?

☐ ¿Qué hace ante un incidente de seguridad, en qué plazo lo informa y a quién?

Complementa esta evaluación con nuestra guía para [elegir un software de cobranza](https://www.moonflow.ai/es-co/blog/elegir-software-de-cobranzas/) y, si tu cartera se cobra por teléfono, con la de [llamadas de cobranza con IA](https://www.moonflow.ai/es-co/blog/llamadas-de-cobranza-con-ia).

## Protección de datos según tu industria

En cada sector, los datos más delicados son distintos:

- **Servicios financieros y fintech (bancos, entidades de crédito):** manejan información financiera y crediticia sujeta a la Ley 1266 y, si son entidades vigiladas, a la regulación de la Superintendencia Financiera.
- **Servicios (telecomunicaciones, energía, gas y otras carteras de alto volumen):** concentran gran cantidad de datos de contacto, por lo que el control de accesos es clave.
- **Sector inmobiliario (arriendos y propiedad horizontal):** manejan datos de arrendatarios y propietarios, y contratos con información personal.
- **Distribuidoras (cobranza B2B):** gestionan datos de representantes y contactos de las empresas clientes, con varios usuarios internos que requieren permisos diferenciados.
- **Salud (clínicas, hospitales y laboratorios):** los datos de salud son datos sensibles según la Ley 1581, así que conviene que la información clínica no circule en la gestión de cobranza.
- **Educación (universidades, institutos y colegios):** pueden tratar datos de niños, niñas y adolescentes, que la ley protege de manera especial.
- **Retail y servicios profesionales:** requieren segmentar accesos por equipo y saber quién contactó a cada cliente y cuándo.

Si estás revisando también el costo de tu operación, consulta cómo [reducir los costos de cobranza en Colombia](https://www.moonflow.ai/es-co/blog/reducir-costos-cobranza-colombia) sin salirte de la Ley 2300.

## Preguntas frecuentes

### ¿Cómo proteger los datos en la cobranza digital?

Para proteger los datos en la cobranza digital en Colombia, aplica la Ley 1581 (autorización cuando corresponda, finalidad y seguridad), controla los accesos por roles con autenticación en dos pasos, registra las gestiones, configura canales, horarios y frecuencia según la Ley 2300 y trabaja con proveedores que puedan demostrar sus controles, por ejemplo con un informe SOC 2 Tipo 2.

### ¿Qué dice la Ley 1581 de 2012 sobre la cobranza?

La Ley 1581 no regula la cobranza en particular, pero aplica al tratamiento de los datos personales que usa: exige autorización previa del titular salvo las excepciones legales, usar los datos solo para la finalidad informada, garantizar su seguridad y atender los derechos del titular. Las bases reguladas por la Ley 1266 tienen su propio régimen, aunque los principios de la Ley 1581 también les aplican. La Superintendencia de Industria y Comercio vigila su cumplimiento.

### ¿Quién es responsable de los datos si uso un software o una agencia de cobranza?

Si usas un software o una agencia de cobranza, tu empresa normalmente sigue siendo la responsable del tratamiento y el proveedor actúa como encargado, tratando los datos por cuenta de tu empresa. Los roles dependen de quién decide sobre los datos y de lo que establezca el contrato, que debe fijar las medidas de seguridad y las obligaciones de cada parte.

### ¿Qué es un informe SOC 2 Tipo 2?

Un informe SOC 2 Tipo 2 es una auditoría independiente que evalúa si los controles de una empresa de servicios estuvieron bien diseñados y funcionaron de manera efectiva durante un periodo. Siempre cubre la seguridad y, según su alcance, puede incluir disponibilidad, integridad del procesamiento, confidencialidad o privacidad.

### ¿Un SOC 2 reemplaza el cumplimiento de la Ley 1581?

No. Un informe SOC 2 evalúa los controles del proveedor, pero el cumplimiento de la normativa colombiana de protección de datos sigue siendo responsabilidad de cada empresa como responsable del tratamiento.

### ¿Cuándo puedo hacer un reporte negativo a una central de riesgo como Datacrédito?

Antes de reportar información negativa por incumplimiento a una central de riesgo como Datacrédito, la fuente debe comunicarlo previamente al titular y respetar el plazo legal de 20 días calendario. Para obligaciones iguales o inferiores al 15% de un salario mínimo mensual legal vigente, se requieren al menos dos comunicaciones en días distintos y deben transcurrir 20 días calendario entre la última comunicación y el reporte. Confirma las condiciones de tu caso con el área jurídica.

### ¿Qué pasa si hay una fuga de datos en mi operación de cobranza?

Una fuga de datos en la cobranza puede derivar en investigaciones y sanciones de la SIC, reclamos de los titulares y daño reputacional. La Ley 1581 obliga a responsables y encargados a informar a la SIC cuando se violan los códigos de seguridad y hay riesgo para la información de los titulares. Por eso conviene tener un plan de respuesta a incidentes y pactar con cada proveedor cómo y cuándo te informará.

### ¿Cómo ayuda un software de cobranza a proteger los datos?

Un software de cobranza ayuda a proteger los datos porque centraliza la información, controla quién accede a cada cuenta, registra las gestiones y permite configurar canales y horarios. Así reduce el uso de planillas y mensajes dispersos por chats personales, donde es más difícil controlar quién ve cada dato.

¿Sabes hoy quién puede ver los datos de cada deudor y por qué canal se le contactó? [Solicita tu demo de Moonflow](https://www.moonflow.ai/contactanos) y revisa con nuestro equipo los controles de seguridad de la plataforma.

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