Importancia de los reportes de cobranza

Como parte de una eficiente gestión de cuentas por cobrar, son esenciales los reportes de cobranzas. Estos también son llamados informes de cobranza y se refieren a un documento gracias al cual tienes una visión clara y actualizada de los clientes de tu cartera, sus deudas, así como de los indicadores o KPIs de cobranzas establecidos por tu empresa.  

Al tener tanto un reporte diario de cobranza a realizar, como un reporte mensual, trimestral y anual, según los tiempos de evaluación que hayas establecido, podrás optimizar tu estrategia de cobranza. Incluso podrías incluir un informe de seguimiento de cobranza para un mejor control. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

¿Quiénes hacen los reportes de cobranza?

Reporte de cobranza a través de un software especializado

Reportes de cobranza hechos por terceros

Reporte de reconocimiento

Registro de llamadas

Reporte de promesas de pago

¿Quiénes hacen los reportes de cobranza?

En general, la elaboración de estos informes recae en tu área de cobranzas o en el personal de administración o finanzas. Es crucial asegurarse de que, si cuentas con gestores de cobranza internos, dispongan de las herramientas necesarias para optimizar su desempeño. En este contexto, es recomendable abandonar el uso de controles de cuentas por cobrar en Excel y adoptar herramientas más modernas y especializadas, como los softwares de cuentas por cobrar.

Gracias a estas soluciones, no solo obtendrás informes actualizados, completos y libres de errores, sino que también lograrás un control más efectivo de toda tu cartera. Además, estas plataformas te permiten establecer recordatorios de pago, facilitando que tus clientes realicen sus pagos antes de caer en mora.

Reporte de cobranza a través de un software especializado

Existen sistemas de cobranzas que no solo ayudan a gestionar todo el proceso de cobros de tu empresa de manera automática, sino que también pueden generar reportes e indicadores con los datos más importantes para tomar decisiones en tu negocio.

Por lo general, estos sistemas generan los reportes de manera automática, permitiéndote visualizar datos como el período medio de cobro, para que así puedas tener una mejor visión de la gestión de cobranzas en tu empresa.

Reportes de cobranza hechos por terceros

En caso no gestiones tus cobranzas internamente, sino que derives esta tarea a empresas de cobranza, así como puedes solicitar reportes por tiempo, también podrías solicitarlos por tipos. Estos son algunos tipos de reportes de cobranza que puedes solicitar a empresas de cobranza o a tu propia área de cobranzas: 

Reporte de reconocimiento

Mediante el cual tienes una noción clara de las cuentas asignadas para cobranza, así como el monto total e individual que debe cada una. Así se compara este documento con los registros de cobranza. 

Registro de llamadas

Este informe detalla todas las interacciones telefónicas realizadas en el proceso de cobranza. Incluye información sobre las fechas, horas, duración de las llamadas y las personas contactadas. Además, proporciona un resumen de la conversación, destacando cualquier compromiso de pago acordado durante la llamada. Este reporte es esencial para dar seguimiento a las comunicaciones y evaluar la efectividad de las estrategias de cobranza.

Reporte de promesas de pago

Este reporte documenta las promesas de pago realizadas por los deudores durante el proceso de cobranza. Incluye detalles como la fecha en que se hizo la promesa, el monto acordado, los términos de pago y cualquier condición especial convenida. Este informe es crucial para realizar un seguimiento de los compromisos adquiridos por los deudores y garantizar que se cumplan.

Además, facilita la evaluación del rendimiento de las estrategias de negociación y permite tomar decisiones informadas sobre las acciones a seguir en caso de incumplimiento.

Como estos hay diferentes tipos de reportes de cobranza más que puedes solicitar; por ejemplo, cada KPI puede generar un informe independiente.