¿Cómo cargar y gestionar alumnos y responsables de pago?
Si tu negocio pertenece al sector educativo, puedes gestionar y optimizar tus cobranzas desde Moonflow sin inconvenientes. Contamos con una opción adaptada para los casos en los que las comunicaciones de cobranzas pueden dirigirse directamente a un responsable de pago, que puede tener varios alumnos asociados con sus respectivas órdenes de pago o cuotas.
• Las comunicaciones automáticas del flujo se generan tomando como referencia la cuota vencida con mayor atraso entre todos los alumnos asociados a cada responsable de pago. Se recomienda incluir plantillas con el estado de cuenta para que el responsable pueda visualizar el total de las órdenes de pago vencidas de todos los alumnos a su cargo.
¿Cómo cargar alumnos y responsables de pago de forma masiva? +
1. Haz clic en el módulo de Cuentas por cobrar (ícono de la bolsa de dinero, ubicado en el menú lateral izquierdo).
2. Ingresa en la bandeja Alumnos.
3. Selecciona Crear y luego Crear alumnos masivo. Se abrirá una ventana emergente donde podrás subir o arrastrar tu archivo. También podrás descargar la plantilla con los datos obligatorios.
4. En tu archivo, completa los siguientes campos:
• Tipo y número de documento del alumno.
• Nivel del alumno (inicial, primario, secundario, universitario, etc.).
• Tipo y número de documento del responsable de pago.
• Dirección de contacto del responsable de pago.
💡 Una misma persona puede ser responsable de pago de varios alumnos, por lo que no hay inconveniente si este dato se repite.
5. Sube el archivo a la plataforma. Luego, revisa el Log de procesos para confirmar si la carga fue exitosa o si se registró algún error. Si existe algún error en los datos, en el Log podrás descargar un archivo con el número de fila donde ocurrió y una descripción del inconveniente específico.
¿Cómo cargar responsables de pago de forma individual? +
1. Haz clic en el módulo de Cuentas por cobrar (ícono de la bolsa de dinero, ubicado en el menú lateral izquierdo).
2. Ingresa en la bandeja Resp de pago.
3. Selecciona el botón Crear, ubicado en la esquina superior derecha del panel.
4. Completa los datos obligatorios:
• Tipo y número de documento del responsable de pago.
• Direcciones de contacto del responsable de pago (celulares y/o correos electrónicos).
5. Haz clic en Guardar. ¡Listo!
¿Cómo cargar alumnos de forma individual? +
1. Haz clic en el módulo de Cuentas por cobrar (ícono de la bolsa de dinero, ubicado en el menú lateral izquierdo).
2. Ingresa en la bandeja Alumnos.
3. Selecciona el botón Crear, ubicado en la esquina superior derecha del panel.
4. Elige la opción Crear alumno individual.
5. Completa los datos obligatorios:
• Selecciona su responsable de pago. Debe haber sido creado previamente.
• Tipo y número de documento del alumno.
• Nivel educativo (inicial, primario, secundario, universitario, etc.).
💡 Una misma persona puede ser responsable de pago de varios alumnos, por lo que no hay inconveniente si este dato se repite.
6. Haz clic en Guardar. ¡Listo!
¿Cómo cargar órdenes de pago de forma masiva? +
💡 Sigue siempre el orden de carga de datos. Primero, debes informar los responsables de pago y sus alumnos, luego las órdenes de pago.
1. Haz clic en el ícono de Cuentas por cobrar en el menú lateral izquierdo de la plataforma.
2. Selecciona Órdenes de pago.
3. Haz clic en el botón Crear (ubicado en la parte superior derecha del panel).
4. Selecciona Crear órdenes de pago masivo.
5. Se abrirá una ventana emergente donde podrás subir o arrastrar tu archivo. También puedes descargar desde allí la plantilla como referencia para conocer los datos obligatorios y los opcionales que puedes incluir. Encontrarás más información ingresando en la pestaña Ayuda que figura en la parte inferior izquierda de la plantilla que descargaste.
6. En los campos Tipo y número de documento debes colocar los datos correspondientes al alumno.
💡 Accede a los artículos para conocer los campos obligatorios que debes completar, según las interfases que informes. Si vas por 3 interfases, ingresa aquí. Si vas por 2 interfases, haz clic aquí.
7. Sube el archivo a la plataforma. Luego, revisa el Log de procesos para confirmar si la carga fue exitosa o si se registró algún error. Si existe algún error en los datos, en el Log podrás descargar un archivo con el número de fila donde ocurrió y una descripción del inconveniente específico.
¿Cómo se crean las plantillas para comunicaciones? +
1. Haz clic en el módulo de Estrategias, ubicado en el menú lateral izquierdo.
2. Selecciona la sección Plantillas.
3. Haz clic en el botón Crear, que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.
4. Elige el canal por el cual se enviará el mensaje: WhatsApp, SMS, correo electrónico o llamada.
5. Completa los siguientes datos:
• Nombre de la plantilla: Asígnale un nombre que la identifique (por ejemplo, "Día del vencimiento").
• Destinatario: Define a quién va dirigida la comunicación (alumno, responsable de pago o apoderado). Solo puedes elegir uno por plantilla.
• Tipo de plantilla: Selecciona en dónde se utilizará, en el flujo, en un evento o en una campaña.
📌 Puedes marcar uno o más tipos. Si no seleccionas el tipo al momento de crearla, la plantilla no estará disponible para ser utilizada.
6. Diseña el contenido. Podrás incluir botones, texto, imágenes, emojis y más recursos para personalizar tus mensajes. Esto te permite definir el tono y estilo con el que quieres comunicarte con tus clientes.
💡 Es indispensable que utilices etiquetas en todas tus plantillas.
📌 Si integraste una o varias pasarelas de pago en Moonflow, puedes incluir un Link de pago que llevará a los responsables de pago a la pasarela.
7. Si deseas ver cómo se visualizará la plantilla, haz clic en Enviar prueba e ingresa un contacto para recibir el mensaje.
8. Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar.
⚠️ Importante: Evita copiar y pegar texto de una plantilla a otra. Hacerlo puede generar errores en el formato o romper configuraciones internas. En su lugar, te recomendamos crear el contenido desde cero o duplicar la plantilla correctamente: ingresá a Estrategias, luego a Plantillas y creá una copia desde la columna Acciones.