Cobrar um cliente inadimplente pode ser um desafio, inclusive para empresas de cobrança. Porém, uma estratégia sólida e o envio de mensagens adequadas podem ser de grande ajuda para garantir que eles cumpram suas obrigações financeiras.
No passado, o envio de mensagens de cobrança era feito majoritariamente por correio postal. Apesar de sua formalidade, apresentava desvantagens importantes, como o longo tempo de entrega — que podia atrasar ainda mais o recebimento — e os custos envolvidos, tornando esse método pouco eficiente.
Com a evolução da tecnologia, os meios digitais passaram a ser os preferidos. Mas quais são as opções mais utilizadas atualmente?
Oferecem comunicação direta e mais pessoal, permitindo tratar rapidamente detalhes da dívida. São ideais para situações urgentes ou quando é necessária uma explicação imediata.
Permitem o contato sem depender da disponibilidade imediata do destinatário, oferecendo flexibilidade para leitura e resposta no momento mais conveniente. Essa característica é especialmente relevante em um cenário marcado pela agilidade no dia a dia.
Na gestão de contas a receber, os e-mails combinam formalidade e praticidade. São ideais para tratar assuntos de forma detalhada, anexar documentos e fornecer informações complementares. Além disso, podem ser lidos em horários flexíveis, ampliando as chances de análise pelo cliente.
A estrutura básica de uma mensagem deve ser simples e objetiva:
É importante considerar que cada cliente pode ter motivos distintos para o atraso. Por isso, incluir informações adicionais pode ajudá-lo a tomar uma decisão mais consciente. A seguir, alguns exemplos:
"Olá, [Nome do Cliente]!
Gostaríamos de lembrar que há uma fatura em aberto no valor de R$ [Valor]. Sabemos que imprevistos acontecem e queremos apoiar você neste processo.
Agradecemos se puder realizar o pagamento o quanto antes. Caso precise de ajuda ou de um prazo adicional, ficamos à disposição para conversar. Estamos aqui para colaborar.
Atenciosamente, [Seu Nome]"
Assunto: Lembrete de fatura pendente – Ação necessária
Prezado(a) [Nome do Cliente],
Esperamos que esteja bem. Aproveitamos para informar que há uma fatura em aberto no valor de R$ [Valor], referente a [Descrição da Dívida], emitida em [Data da Fatura]. Entendemos que as circunstâncias podem variar e estamos à disposição para prestar todo o apoio necessário.
Sabemos da importância da pontualidade para ambas as partes e gostaríamos de colaborar para resolver esta pendência da melhor forma possível. Para sua comodidade, sugerimos a realização do pagamento até [Data Limite].
Caso o pagamento já tenha sido realizado ou seja necessário mais prazo, pedimos a gentileza de nos informar. Estamos abertos a discutir alternativas flexíveis.
Atenciosamente, [Seu Nome]"
“Bom dia, [Nome do Cliente]. Estamos entrando em contato para ajudá-lo a resolver uma pendência de R$ [Valor]. Juntos podemos encontrar a melhor forma de solucionar. Como prefere proceder?”
“Olá, aqui é [Seu Nome] da [Nome da Empresa]. Gostaríamos de confirmar se você está ciente de um saldo em aberto no valor de R$ [Valor]. Estamos à disposição para apresentar opções e facilitar o processo.”
O acompanhamento (follow-up) é fundamental para monitorar os lembretes e reforçar o compromisso de apoiar o cliente. Mais do que uma tarefa operacional, trata-se de um fator determinante para a eficácia da estratégia.
Lembre-se: sua postura faz toda a diferença. Mantenha sempre um tom profissional, cordial e paciente.
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