¿Cómo elaborar un presupuesto de cobranza efectivo?

¿Qué es el presupuesto de cobranza? Es el dinero que esperás recibir de tus clientes por cobranzas pendientes. Es decir, se trata del dinero que todavía no tenés en caja, pero que proyectás recibir en un período determinado.

Por ejemplo:

Imaginá que tenés una empresa de transporte de mercadería que da crédito a sus clientes. Sabés que algunos te van a pagar dentro de 30 días, otros en 60 días y algunos podrían demorarse más. El presupuesto de cobranza te ayuda a organizar cuánto dinero vas a recibir y cuándo, para planificar mejor tus pagos, inversiones y operaciones.

Estamos acostumbrados a una plantilla de presupuesto de cobranza en Excel para hacer este cálculo de forma manual; sin embargo, con el uso de software para gestión cobranzas se tiene información inmediata de las ventas hechas a crédito, así como las cuentas por cobrar, lo que facilita la generación del presupuesto de cobranza proyectado directamente.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Por qué es clave un presupuesto de cobranza?
• Componentes de un presupuesto de cobranza 
• ¿Cómo elaborar un presupuesto de cobranza?
• Errores comunes al hacer un presupuesto de cobranzas
• ¿Cómo mejorar tu presupuesto de cobranza y optimizar la gestión financiera?
  
• Volvé tu presupuesto de cobranza una herramienta estratégica

¿Por qué es clave un presupuesto de cobranza?

Ahora que conocés qué es un presupuesto de cobranza ¿por qué deberías contar con uno? Algunos motivos son:

• Control del flujo de efectivo: permite saber cuánto dinero ingresará y cuándo, lo cual es vital para planificar pagos a proveedores, sueldos, impuestos y otras obligaciones.
  
• Planificación financiera realista: al proyectar cobros según ventas al contado y a crédito, la empresa puede tomar decisiones de inversión o financiamiento basadas en ingresos esperados, no solo en ventas registradas.
  
• Prevención de problemas de liquidez: ayuda a identificar meses en los que podrían faltar fondos, evitando así retrasos en pagos o la necesidad de recurrir a financiamiento urgente.
  
• Seguimiento de clientes y créditos: permite controlar qué clientes pagan a tiempo y cuáles podrían atrasarse, ayudando a mejorar la gestión de cobranzas.
  
• Base para la toma de decisiones estratégicas: con un panorama claro de los ingresos futuros, la empresa puede decidir si ampliar ventas a crédito, ajustar plazos o modificar políticas de cobro. 
  

Componentes de un presupuesto de cobranza

Para el diseño del presupuesto de cobranza, es importante que tengas disponible los componentes o información necesaria, esta es: 

• Saldo inicial de cuentas por cobrar: Lo que ya te deben los clientes al comienzo del período.
  
• Ventas del período: Lo que vendiste durante el mes o período que estás presupuestando. Se separa en ventas al contado y ventas a crédito.
  
• Condiciones de pago: Cuánto paga el cliente al contado y cuánto a crédito. Así como cuánto tiempo tiene para pagar (30, 60, 90 días, etc.).
  
• Cobros proyectados: Montos que esperás recibir cada mes, sumando lo que entra al contado y los pagos a crédito de meses anteriores.
  
• Ajustes por incobrables o descuentos: Lo que podrías no cobrar o los descuentos otorgados que afectan el flujo real de dinero.
  
• Impuestos asociados (si corresponde).
  

¿Cómo elaborar un presupuesto de cobranza?

Como te hemos mencionado antes, es más fácil hacer un presupuesto de cobranza si se usa un programa automatizado; sin embargo, si planeas usar Excel o Google Sheet, esta plantilla puede ayudarte.

*Estas fórmulas deben ajustarse según la estructura real de tu planilla para evitar duplicar cobros.

Los presupuestos de cobros, en general, se pueden elaborar a partir del presupuesto de ventas, porque lo que se proyecta cobrar depende directamente de lo que se vendió y de cómo se vendió (al contado o a crédito).

Errores comunes al hacer un presupuesto de cobranzas

Para hacer una proyección más realista de las cobranzas, es importante evitar los siguientes errores al elaborar el presupuesto de cobros.

• No considerar los plazos de pago de los clientes.
  
• Olvidar incluir el saldo inicial de cuentas por cobrar.
  
• No ajustar por posibles incobrables o descuentos.
  
• Proyectar ingresos solo por ventas, sin separar al contado y a crédito.
  
• No actualizar el presupuesto periódicamente según los pagos reales.
  
• Cometer errores de cálculo o de fórmulas en la planilla.
  

Además de los anteriores, también podemos sumar como error no automatizar los cálculos ni el registro de cobros, lo que aumenta el riesgo de errores y retrasa la actualización del presupuesto.

¿Cómo mejorar tu presupuesto de cobranza y optimizar la gestión financiera?

El presupuesto de cobranza no es un documento fijo. Lo proyectado puede cumplirse tal como se estimó, pero también puede variar, ya sea por encima o por debajo de lo esperado, según el comportamiento real de los pagos de los clientes. En ese sentido ¿que podés hacer para mejorar los resultados estratégicamente?

Algunas estrategias que podés implementar son: 

• Segmentar clientes según comportamiento de pago. Así podés ajustar plazos o políticas de crédito por cliente.
  
• Ajustar políticas de crédito y cobro. Lo que puede contribuir a aumentar los ingresos.
  
• Revisar y actualizar proyecciones periódicamente. Esto ayudará a ajustar porcentajes de cobranza al contado y a crédito para reflejar la realidad.
  
• Automatizar procesos. Ya que el uso de software de cobranza que genere alertas de vencimiento y actualice proyecciones en tiempo real, ayudará a reducir errores humanos y retrasos.
  
• Analizar tendencias históricas y estacionales.  Será útil para anticipar períodos de liquidez más ajustada o alta.
  

Volvé tu presupuesto de cobranza una herramienta estratégica

El presupuesto de cobranza no es un documento opcional, sino una necesidad para empresas con cuentas por cobrar. Empezá a elaborar el tuyo con ayuda de tecnología y mejorá la planificación de tus ingresos, la gestión de clientes y el control de tu flujo de efectivo, asegurando decisiones financieras más acertadas y previsibles.