Etapas de la gestión de cobranza: cuáles son y para qué sirven

En otra publicación hemos conversado a detalle sobre qué es gestión de cobranza. Sin embargo, ¿sabías que existen fases en el proceso? Las etapas de la gestión de cobranza se dividen generalmente en cuatro: 

• Preventiva
  
• Administrativa
  
• Prejurídica
  
• Jurídica

Sin embargo, estas no son solo divisiones que consideran el tiempo de mora de la cartera; sino también cómo abordar los contactos con los clientes y obtener el pago de sus deudas. En esta publicación te contamos qué podés hacer en cada una de las fases de la cobranza para alentar la recuperación.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

•  Gestión de cobranza en empresas: ¿Qué hacer en cada etapa?
  
  • 1. Cobranza preventiva 
  • 2. Cobranza administrativa
  • 3. Cobranza prejudicial
  • 4. Cobranza judicial 

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Gestión de cobranza en empresas: ¿Qué hacer en cada etapa?

La recesión y la fluctuación de la moneda hacen que la cobranza en Argentina no sea un proceso sencillo. Un solo error puede provocar que una deuda, aunque finalmente se pague, tenga menos valor que el monto originalmente prestado. 

Por eso, es clave saber cómo actuar en cada etapa del proceso de cobranza para proteger la liquidez del negocio, reducir el riesgo de incobrabilidad y mantener relaciones comerciales saludables.

A continuación, te compartimos los pasos del proceso de cobranza ajustados a cada etapa. 

1. Cobranza preventiva

En esta etapa tratamos con clientes que han adquirido una deuda, pero que aún no presentan mora. El objetivo es simple y clave: anticiparse al retraso y evitar que la deuda se deteriore.

¿Qué acciones tomar?

a. Segmentar la cartera:  Aunque los clientes todavía no hayan registrado retrasos con tu empresa, pueden existir señales de riesgo. Por eso, es fundamental segmentar la cartera según variables como:

• Historial crediticio general.
  
• Monto adeudado.
  
• Frecuencia de facturación.
  
• Comportamiento con otros proveedores.
  

Con esta información, podés clasificar a los clientes por niveles de riesgo (bajo, medio o alto) y definir estrategias diferenciadas para cada segmento.

b. Comunicar con intención preventiva.  Los mensajes deben tener un tono amable, pero claro. No alcanza con recordar la fecha de vencimiento: también es importante reforzar el compromiso de pago y el valor de mantener una buena relación comercial.

c. Motivar mediante campañas de fidelización.  La proactividad en la cobranza también puede incluir incentivos. Si querés reducir aún más el riesgo, podés implementar estrategias como ofrecer un descuento por pago anticipado.  Eso sí: esta medida debe planificarse con cuidado. El beneficio ofrecido no debería comprometer la liquidez que necesitás para sostener tus operaciones.

2. Cobranza administrativa

También conocida como cobranza temprana, esta etapa abarca a los clientes que ya han incurrido en mora, pero cuyo retraso aún no supera los 30 días. Aunque el impago ya existe, el margen de acción sigue siendo alto: es la última instancia para recuperar la deuda sin que se deteriore significativamente.

¿Qué hacer en esta etapa?

a. Identificar rápidamente los casos:  Contar con un sistema de alertas o reportes automáticos permite detectar de inmediato qué clientes pasaron al estado de mora. Acá, el tiempo es crítico.

b. Clasificar según comportamiento de pago:  No todos los morosos son iguales. Segmentá entre:

• Clientes con retrasos ocasionales.
  
• Clientes que ya mostraron patrones de pago tardío.
  
• Clientes nuevos con poco historial.
  

Esta segmentación te permite definir la intensidad del seguimiento.

c. Contactar con foco en resolución: El primer contacto no debe ser solo un recordatorio. Tiene que ofrecer alternativas claras:

• Reenvío de factura o documento vencido.
  
• Enlace directo a medios de pago.
  
• Posibilidad de fraccionar el monto si es un cliente con buen historial.
  

d.  Medir la efectividad de la gestión: 

• % de recuperación en cobranza temprana.
  
• Tiempo promedio de respuesta del cliente.
  
• Tasa de reincidencia (clientes que vuelven a caer en mora leve).
  

3. Cobranza prejudicial

En esta etapa ya han pasado más de 30 días desde el vencimiento de la deuda. La mora se profundiza y el riesgo de incobrabilidad aumenta. Por eso, el foco principal es reducir el ICV (Índice de Cartera Vencida) y recuperar lo máximo posible antes de escalar a instancias legales.

¿Qué puede hacer el gestor en esta fase?

a. Acompañar al deudor con una mirada estratégica. El objetivo no es confrontar, sino encontrar soluciones realistas a partir del análisis de cada caso individual. Muchas veces, los clientes no pagan no por falta de voluntad, sino por desajustes temporales, errores administrativos o falta de información.

b. Negociar acuerdos de pago viables. Una herramienta clave en esta fase es la reestructuración. Se pueden plantear:

• Planes de pago en cuotas.
  
• Extensión de plazos con actualización de intereses.
  
• Acuerdos con garantías o pagos parciales.
  

Eso sí, cada solución debe ser evaluada con criterio financiero: lo importante es que el acuerdo sea sostenible para ambas partes y no genere una nueva mora a corto plazo.

c. Dar seguimiento cercano y documentado. Una vez alcanzado el acuerdo, es fundamental hacer seguimiento activo del cumplimiento. Esto incluye:

• Confirmaciones de pago programadas.
  
• Recordatorios amigables previos al vencimiento de cada cuota.
  
• Registro de toda la comunicación mantenida.
  

Esto no solo aumenta la efectividad de la cobranza, sino que respalda legalmente la gestión si luego se requiere escalar el caso a una fase judicial.

4. Cobranza judicial

Cuando la deuda supera los plazos establecidos por la política interna de crédito y todas las gestiones previas han fallado, se puede evaluar el inicio de un proceso de cobranza judicial.

¿Cuándo iniciar esta etapa? El tiempo de mora para escalar a la vía judicial depende del tipo de negocio, el monto adeudado, el perfil del cliente y los costos involucrados. No se trata solo de un tema legal, sino financiero: antes de avanzar, hay que analizar si el proceso será rentable.

Riesgos y recomendaciones. Esta etapa debe ser la última instancia, no solo por el costo y la duración del proceso, sino porque también puede dañar relaciones comerciales futuras o la reputación de la empresa si no se gestiona con cuidado.

Gestionar la cobranza con enfoque estratégico permite no solo recuperar montos adeudados, sino también proteger la liquidez, reducir el riesgo financiero y fortalecer la relación con los clientes. Conocer qué hacer en cada etapa es clave para tomar decisiones adecuadas y actuar a tiempo, antes de que la deuda se vuelva incobrable.