La digitalización de la gestión de cobros consiste en trasladar al formato digital los registros y gestiones que tradicionalmente se realizaban en papel. No solo supone una reducción del uso de recursos físicos, sino también una mejora en el control y la gestión de la información en esta área.
Pero la verdadera transformación digital financiera y gestión de cobros implica más que solo llevar al ordenador toda la información. También requiere automatización de procesos, y para ello no basta con introducir los datos en el ordenador; es necesario implementar herramientas que utilicen la tecnología adecuada (como inteligencia artificial, machine learning o RPA) para optimizar la eficiencia del equipo y mejorar la precisión en la gestión de la información.
Así, más que limitarse a pasar los registros de tus registros de la gestión de cobros a una hoja de Excel, lo ideal es implementar soluciones como un software de cobro que centralice la información, automatice tareas repetitivas, permita el seguimiento proactivo de las cuentas y genere reportes precisos que sean útiles para los tomadores de decisiones.
¿Qué vas a encontrar en este texto?
La gestión de cobranzas en España se enfrenta a múltiples desafíos que afectan tanto a la liquidez de las empresas como a su capacidad para mantener relaciones sólidas con proveedores y clientes.
Entre estos:
Alrededor de dos de cada tres empresas reconocen dificultades para abonar sus facturas a tiempo. Este fenómeno no solo complica la planificación financiera, sino que genera un efecto en cadena, en el que las compañías se ven obligadas a retrasar sus propios pagos porque sus clientes no cumplen con los plazos establecidos.
La incertidumbre económica, así como la variabilidad en los patrones de consumo son elementos que dificultan que las empresas puedan anticiparse a posibles retrasos y aumentan el riesgo de que las deudas se vuelvan incobrables.
El tiempo que transcurre antes de reclamar un pago tiene un impacto directo en la probabilidad de recuperación. Cuanto más se demora la reclamación, menor es la probabilidad de éxito. Los errores que propician el aumento en la antigüedad de la deuda pueden llevar a que, en un año, la probabilidad de cobrar se reduzca en un 50%; si transcurren, si pasan 3, bajan a menos del 20%.
Muchas empresas tardan meses, incluso más de un año, en iniciar reclamaciones por facturas impagadas. Esta demora no solo reduce significativamente la probabilidad de recuperar la deuda, sino que también refleja una gestión reactiva y poco eficiente de la cobranza, que se convierte en un obstáculo real para mantener la liquidez y la estabilidad financiera de la empresa.
Frente a los puntos de dolor de la cobranza tradicional, mencionados arriba, la digitalización funciona como un mecanismo de control y anticipación que permite a las empresas actuar con rapidez y precisión.
Por ejemplo, respecto al primer punto (retrasos en los pagos), la digitalización permite identificar rápidamente facturas vencidas, priorizar la gestión de cobro según el riesgo y enviar recordatorios automáticos, evitando que los retrasos se acumulen y afecten la liquidez de la empresa.
En cuanto al aumento de la antigüedad de las deudas, las herramientas digitales facilitan el seguimiento constante de cada factura, generan alertas tempranas y permiten tomar decisiones a tiempo, incrementando la probabilidad de recuperación.
Y frente al inicio tardío de acciones legales, los sistemas digitales ayudan a controlar los plazos de reclamación y gestionar los procesos legales de forma eficiente, reduciendo el riesgo de que las deudas se vuelvan incobrables.
Finalmente, gracias a su capacidad de analizar patrones de pago y evaluar riesgos de clientes, el uso de software de cobranzas permite implementar estrategias de cobranza proactivas y basadas en datos, fortaleciendo la gestión financiera y aumentando la eficiencia general del proceso.
Superar los desafíos de la cobranza tradicional requiere algo más que digitalizar registros: se trata de repensar todo el proceso, integrando tecnología y datos para actuar de manera más rápida, eficiente y estratégica.
En cuanto a qué implica una real transformación digital de la cobranza en España, podemos mencionar:
La transformación digital no se limita a digitalizar registros; implica automatizar actividades que consumen tiempo. Esto libera a los equipos para centrarse en gestiones estratégicas y reduce errores derivados del trabajo manual.
Esto garantiza que cada interacción de interconecte, se registre y se gestione de manera coherente, aumentando la eficiencia y la experiencia del cliente.
El uso de inteligencia artificial permite analizar patrones de pago, predecir riesgos de morosidad y priorizar acciones de cobro. Los flujos automatizados con IA facilitan decisiones más rápidas y precisas, maximizando la recuperación de deudas y reduciendo la exposición al impago.
La digitalización ofrece visibilidad completa de cada factura, acción de cobro y resultado, generando reportes claros y actualizados.
Aunque los beneficios de la digitalización son amplios, centrándonos en métricas relevantes podemos destacar:
La automatización y la gestión centralizada permiten optimizar hasta un 90% los recursos necesarios para realizar cobros, reduciendo personal, tiempo y errores asociados al trabajo manual.
Al contar con alertas tempranas, priorización de acciones y análisis predictivo, las empresas pueden recuperar un mayor porcentaje de las deudas, evitando que las facturas se vuelvan incobrables.
La digitalización permite acortar el tiempo promedio de cobro, gracias a recordatorios automáticos, seguimiento proactivo y gestión de flujos de cobro optimizados, lo que mejora la liquidez y facilita la planificación financiera.
Las agencias de recobro en España han implementado la digitalización de sus procesos para mejorar el servicio a sus clientes; pero no son el único sector que ha apostado por esta transformación. También han adoptado la gestión digital de cobros empresas de finanzas, seguros, inmobiliarias, fintech y otras con carteras de clientes que requieren un seguimiento de pagos eficiente.
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¿Qué áreas de la empresa se ven más beneficiadas al digitalizar cobranzas?
Todas aquellas que estén vinculadas con la gestión financiera y la relación con clientes: tesorería, contabilidad, administración de ventas y atención al cliente suelen notar mejoras significativas en eficiencia, control y seguimiento de pagos.
¿Un software de cobranza reemplaza al ERP?
No. El software de cobranzas se centra exclusivamente en la gestión de pagos y recuperación de deudas, mientras que un ERP es una herramienta integral que abarca toda la operación de la empresa. Lo ideal es que ambos sistemas puedan integrarse, combinando la especialización del software para cobranza con la visión global del ERP.
¿Qué tan difícil es integrar tecnología en procesos ya existentes?
Depende de la madurez digital de la empresa, de su cultura organizacional y de la facilidad de uso de la tecnología. Cuando estos tres factores coinciden, la integración se convierte en un proceso ágil y con mínima fricción.
¿Qué métricas se pueden automatizar con soluciones digitales?
Prácticamente cualquier indicador que sea medible. En cobranzas, por ejemplo, se pueden automatizar: días de retraso promedio, seguimiento de facturas pendientes, tasas de recuperación, recordatorios de pago, segmentación de clientes morosos y generación de reportes de desempeño en tiempo real.