Cómo transforma la digitalización a la gestión de cobranzas en España

La digitalización de la gestión de cobros consiste en trasladar al formato digital los registros y gestiones que tradicionalmente se realizaban en papel. No solo supone una reducción del uso de recursos físicos, sino también una mejora en el control y la gestión de la información en esta área. 

Pero la verdadera transformación digital financiera y gestión de cobros implica más que solo llevar al ordenador toda la información. También requiere automatización de procesos, y para ello no basta con introducir los datos en el ordenador; es necesario implementar herramientas que utilicen la tecnología adecuada (como inteligencia artificial, machine learning o RPA) para optimizar la eficiencia del equipo y mejorar la precisión en la gestión de la información. 

Así, más que limitarse a pasar los registros de tus registros de la gestión de cobros a una hoja de Excel, lo ideal es implementar soluciones como un software de cobro que centralice la información, automatice tareas repetitivas, permita el seguimiento proactivo de las cuentas y genere reportes precisos que sean útiles para los tomadores de decisiones. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• Desafíos de la gestión de cobros tradicional en España 
• ¿Cómo la digitalización de cobranzas mejora la gestión? 
• ¿Qué implica una verdadera transformación digital de cobranzas? 
• Beneficios clave de digitalizar la gestión de cobros 
• Sectores en España que han adoptado esta transformación
  
• Preguntas frecuentes 

Desafíos de la gestión de cobros tradicional en España

La gestión de cobranzas en España se enfrenta a múltiples desafíos que afectan tanto a la liquidez de las empresas como a su capacidad para mantener relaciones sólidas con proveedores y clientes. 

Entre estos:  

1. Retraso en los pagos

Alrededor de dos de cada tres empresas reconocen dificultades para abonar sus facturas a tiempo. Este fenómeno no solo complica la planificación financiera, sino que genera un efecto en cadena, en el que las compañías se ven obligadas a retrasar sus propios pagos porque sus clientes no cumplen con los plazos establecidos.

2. Factores externos que afectan la tasa de morosidad

La incertidumbre económica, así como la variabilidad en los patrones de consumo son elementos que dificultan que las empresas puedan anticiparse a posibles retrasos y aumentan el riesgo de que las deudas se vuelvan incobrables. 

3. Aumento de la antigüedad de las deudas 

El tiempo que transcurre antes de reclamar un pago tiene un impacto directo en la probabilidad de recuperación. Cuanto más se demora la reclamación, menor es la probabilidad de éxito. Los errores que propician el aumento en la antigüedad de la deuda pueden llevar a que, en un año, la probabilidad de cobrar se reduzca en un 50%; si transcurren, si pasan 3, bajan a menos del 20%. 

4. Inicio de acciones legales tardías 

Muchas empresas tardan meses, incluso más de un año, en iniciar reclamaciones por facturas impagadas. Esta demora no solo reduce significativamente la probabilidad de recuperar la deuda, sino que también refleja una gestión reactiva y poco eficiente de la cobranza, que se convierte en un obstáculo real para mantener la liquidez y la estabilidad financiera de la empresa. 

¿Cómo la digitalización de cobranzas mejora la gestión?

Frente a los puntos de dolor de la cobranza tradicional, mencionados arriba, la digitalización funciona como un mecanismo de control y anticipación que permite a las empresas actuar con rapidez y precisión. 

Por ejemplo, respecto al primer punto (retrasos en los pagos), la digitalización permite identificar rápidamente facturas vencidas, priorizar la gestión de cobro según el riesgo y enviar recordatorios automáticos, evitando que los retrasos se acumulen y afecten la liquidez de la empresa. 

En cuanto al aumento de la antigüedad de las deudas, las herramientas digitales facilitan el seguimiento constante de cada factura, generan alertas tempranas y permiten tomar decisiones a tiempo, incrementando la probabilidad de recuperación. 

Y frente al inicio tardío de acciones legales, los sistemas digitales ayudan a controlar los plazos de reclamación y gestionar los procesos legales de forma eficiente, reduciendo el riesgo de que las deudas se vuelvan incobrables. 

Finalmente, gracias a su capacidad de analizar patrones de pago y evaluar riesgos de clientes, el uso de software de cobranzas permite implementar estrategias de cobranza proactivas y basadas en datos, fortaleciendo la gestión financiera y aumentando la eficiencia general del proceso. 

¿Qué implica una verdadera transformación digital de cobranzas?

Superar los desafíos de la cobranza tradicional requiere algo más que digitalizar registros: se trata de repensar todo el proceso, integrando tecnología y datos para actuar de manera más rápida, eficiente y estratégica. 

En cuanto a qué implica una real transformación digital de la cobranza en España, podemos mencionar:  

1. Automatización de tareas repetitivas

La transformación digital no se limita a digitalizar registros; implica automatizar actividades que consumen tiempo. Esto libera a los equipos para centrarse en gestiones estratégicas y reduce errores derivados del trabajo manual. 

2. Gestión omnicanal integrada 

Esto garantiza que cada interacción de interconecte, se registre y se gestione de manera coherente, aumentando la eficiencia y la experiencia del cliente. 

3. Flujos de recobro mejorados con IA  

El uso de inteligencia artificial permite analizar patrones de pago, predecir riesgos de morosidad y priorizar acciones de cobro. Los flujos automatizados con IA facilitan decisiones más rápidas y precisas, maximizando la recuperación de deudas y reduciendo la exposición al impago. 

4. Trazabilidad y analítica de datos 

La digitalización ofrece visibilidad completa de cada factura, acción de cobro y resultado, generando reportes claros y actualizados.

Beneficios clave de digitalizar la gestión de cobros 

Aunque los beneficios de la digitalización son amplios, centrándonos en métricas relevantes podemos destacar: 

1. Reducción de costes operativos de gestión de cobros

La automatización y la gestión centralizada permiten optimizar hasta un 90% los recursos necesarios para realizar cobros, reduciendo personal, tiempo y errores asociados al trabajo manual. 

2. Mejora la tasa de recuperación 

Al contar con alertas tempranas, priorización de acciones y análisis predictivo, las empresas pueden recuperar un mayor porcentaje de las deudas, evitando que las facturas se vuelvan incobrables. 

3. Se reduce el DSO  

La digitalización permite acortar el tiempo promedio de cobro, gracias a recordatorios automáticos, seguimiento proactivo y gestión de flujos de cobro optimizados, lo que mejora la liquidez y facilita la planificación financiera. 

Sectores en España que han adoptado esta transformación 

Las agencias de recobro en España han implementado la digitalización de sus procesos para mejorar el servicio a sus clientes; pero no son el único sector que ha apostado por esta transformación. También han adoptado la gestión digital de cobros empresas de finanzas, seguros, inmobiliarias, fintech y otras con carteras de clientes que requieren un seguimiento de pagos eficiente. 

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