Solo el 30% de los equipos que automatizan sus procesos tienen éxito. Mientras que un 70% no lo consigue. Sin embargo, esto no significa que la solución tecnológica, sea para automatización financiera u otro proceso sea mala. La razón del fracaso recae en las personas que los conforman o lideran. Por esto resulta clave preparar al equipo financiero para la automatización antes de adoptar a ciegas una nueva tecnología.
Esta medida debe formar parte de las estrategias de gestión de cambio en finanzas, ya que reducirá el rechazo y favorecerá la transformación digital en el área financiera; la cual no sólo debe incluir la digitalización y automatización, sino también el uso de tecnología útil y revolucionaria, como la inteligencia artificial.
Es un hecho que la mayoría de las transformaciones digitales no logran una implementación significativa. La razón, según los expertos, es que el fracaso de estos proyectos no ocurre porque la tecnología sea deficiente, sino porque el lado humano no está preparado.
La tecnología en sí es la parte "fácil": existe y está desarrollada para resolver necesidades específicas. El verdadero reto para el liderazgo es conducir al personal a través del proceso de cambio y asegurar la permanencia de la nueva metodología. Esta falta de preparación conduce a una resistencia que anula la inversión, ya que, si el equipo no está alineado, el patrón predecible es que retomen sus rutinas habituales y la implementación quede sin efecto.
Si el equipo financiero no está preparado emocional y estratégicamente para la automatización, los resultados del proyecto se verán comprometidos de la siguiente manera:
Para saber que un equipo está listo para la automatización financiera es necesario evaluar en qué nivel de madurez digital se encuentran. Después de todo, no es lo mismo implementar la automatización en un negocio que continúa manejando sus finanzas en libros impresos, que en uno que ya las tiene digitalizadas.
Entonces ¿qué es la madurez digital? Es la que refleja la capacidad de tu equipo financiero para hacer uso pleno de tecnologías digitales con el propósito de mejorar su rendimiento, alcanzar objetivos estratégicos y mantener la competitividad en el mercado.
¿Cómo sabes si tu equipo tiene la madurez digital para adoptar la automatización financiera?
La siguiente check list es un indicador de que la madurez es ideal:
Lamentablemente menos del 50% de los equipos cumple con estos puntos en su totalidad. Sin embargo, esto no debe ser un disuasivo de la implementación; sino un motivador para desarrollar una hoja de ruta que parta del diagnóstico inicial de la madurez digital.
Para ayudar a los equipos financieros en la adopción de la automatización de procesos con inteligencia artificial, los siguientes pasos son clave:
La resistencia se minimiza cuando se establece una visión convincente desde el inicio: Es clave definir la justificación de la inversión en automatización y cómo la nueva tecnología facilita el logro de los objetivos estratégicos.
También lo es, comunicar las ventajas que el cambio traerá al equipo, así como los desafíos que se deben afrontar en conjunto, creando un espacio seguro para preguntas.
Asimismo, el CFO y los líderes de equipo deben ser los primeros en usar la solución de forma constante para establecer un estándar y compromiso que el resto siga.
Antes de la implementación y capacitación, es necesario un diagnóstico preciso de las necesidades y del talento existente.
Es crucial incluir al personal en el proceso de decisión y diseño pidiendo su retroalimentación sobre sus puntos débiles actuales, lo que asegura que la solución se adapte a las necesidades reales y genera sentido de pertenencia.
Por otro lado, la elección de la tecnología debe ser estratégica y a largo plazo, considerando el crecimiento del negocio.
La formación debe ser un compromiso continuo con sesiones prácticas que cubran tanto el uso de la herramienta como los nuevos procesos internos que se generarán.
Se debe aprovechar el soporte y los recursos de aprendizaje (guías, videos) del proveedor tecnológico y, a nivel interno, establecer convenciones claras sobre cuándo y cómo usar la nueva tecnología.
Una implementación exitosa es lenta, medida y basada en el ensayo y error controlado. Es necesario evitar el cambio abrupto; establecer un plan de adopción con un cronograma claro y un periodo de transición gradual.
Lo ideal es iniciar con una fase piloto controlada con un equipo de prueba y un proceso sencillo, lo que permite perfeccionar la tecnología antes de la adopción masiva.
Anima al equipo a ver la automatización como una oportunidad de desarrollo profesional y no como una amenaza, creando un espacio seguro para la experimentación.
El rol del Director Financiero en la automatización trasciende la mera aprobación presupuestaria. Los CFOs deben ir más allá: no solo deben definir la necesidad de la adopción de la automatización de procesos, sino justificar de manera contundente y estratégica.
El CFO actúa como el principal agente de cambio en dos frentes cruciales:
Para eludir el destino de la mayoría de los proyectos fallidos el liderazgo financiero debe estar atento a ciertos errores frecuentes que frenan la adopción de la automatización.
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