¿Cómo utilizar el módulo de Conciliación de cobros?
El módulo de Conciliación de cobros cruza los comprobantes que informan tus clientes con los extractos de tu banco, para confirmar qué pagos realmente ingresaron. El flujo es siempre el mismo:
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Tu cliente informa su pago desde el Portal de Clientes y sube el comprobante. El registro queda como cobro a verificar en Moonflow.
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Tu equipo carga cada día el extracto bancario (PDF) por SFTP.
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La plataforma compara ambos y propone coincidencias; tu equipo las revisa y las confirma.
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El cobro pasa a Conciliado.
De esta forma, tu equipo se ocupa solo de los extractos bancarios y de revisar si coinciden con lo cargado por el cliente.
Solicita la instalación de este módulo desde el Mercado de Aplicaciones.
Para utilizar este módulo, el Portal de Clientes debe estar habilitado en tu proyecto, y el botón Ya pagué está activado en las configuraciones del Portal.
Adicionalmente, ten en cuenta que deberás realizar carga de datos vía SFTP. En este artículo te explicaremos cómo.
¿Cómo configurar los rangos de tolerancia? +
Debes hacerlo una sola vez, antes de empezar a operar. Estos valores definen qué tan exactos deben ser los datos para que la plataforma cruce cada línea del extracto con un cobro a verificar.
Ingresa a la plataforma y selecciona el módulo Conciliación de cobros.
Haz clic en la última pestaña, Configuraciones.
En Rango de Tolerancia, completa los tres valores:
- Fecha (días): acepta una diferencia de ± X días entre el extracto bancario y el cobro a verificar.
- Monto (%): acepta una diferencia de ± X % entre los importes.
- Referencia (similitud): porcentaje mínimo de caracteres que deben coincidir entre la referencia del banco y la del cobro (por ejemplo, 80 %).
Guarda los cambios.
¿Cómo asigna la plataforma cada estado que visualizas en la pestaña Resumen? +
La plataforma compara tres datos: fecha, monto y referencia. "Coincidencia absoluta" significa que el dato es idéntico; "dentro del rango" significa que es distinto, pero la diferencia entra en la tolerancia que configuraste.
| Estado | Cuándo se asigna | Ejemplo (tolerancia: 2 días, 1 %, 80 %) |
|---|---|---|
| Encontrado | Los 3 datos coinciden de forma absoluta. | Extracto y cobro: 20/10, USD 1.236,00, referencia TRF-100601. |
| Revisar | 2 datos coinciden de forma absoluta y 1 está dentro del rango. | Mismo monto y referencia, pero el cobro dice 21/10 y el extracto 22/10 (1 día de diferencia). |
| No encontrado | No cumple con las reglas anteriores. | Una línea del extracto sin ningún cobro a verificar parecido. |
| No aplica | La línea del extracto no es un depósito ni una transferencia. | Una línea del extracto que no corresponde a un ingreso de dinero. |
¿Cómo reportan los pagos tus clientes desde el portal? +
Este paso es lo que genera los cobros a verificar que después se concilian contra el extracto.
Importante: Los comprobantes que suben tus clientes deben ser legibles, en formato imagen o PDF. La lectura automática de datos depende de eso.
El proceso que sigue tu cliente es el siguiente:
Tu cliente ingresa a la sección principal del Portal de Clientes.
Selecciona la factura que quiere abonar o notificar y hace clic en Ya pagué.
En Adjuntar comprobante, sube el comprobante de la transferencia (foto o PDF). El sistema lo escanea y completa los datos automáticamente.
Verifica los datos que aparecen pre-llenados: Referencia, Descripción, Monto depósito, Monto percepción y Fecha. Si algo está mal, hace clic en el campo y lo edita a mano.
Si las percepciones están en otro archivo, hace clic en Adjuntar otro comprobante. Al procesarlo, el monto de las percepciones se muestra en el campo Otros conceptos.
Confirma la operación. El registro ingresa al sistema para que tú lo visualices en Moonflow como un cobro a verificar.
Los campos siempre están visibles en pantalla. Si tu cliente no tiene un archivo, también puede informar el pago cargando los datos manualmente.
¿Cómo cargar los extractos bancarios por SFTP? +
Haz clic en Ajustes (ícono del engranaje en la esquina superior derecha de la pantalla).
Selecciona Integraciones.
Selecciona la opción SFTP. Se abrirá por defecto la pestaña de SFTP.
Copia estos datos: Servidor, usuario y contraseña. Guárdalos porque los vas a necesitar.
Configura tu cliente SFTP. Puedes usar uno de estos programas:
- FileZilla (recomendado)
- WinSCP
- Cyberduck
- Transmit (Mac)
En tu cliente, ingresa:
- Servidor, usuario y contraseña que copiaste.
- Protocolo: Selecciona SFTP – SSH File Transfer Protocol.
- Puerto: Si te lo solicita, usa el 22 (por defecto).
Cuando te conectes, entre las carpetas disponibles, ingresa en 05 - Conciliation.
Carga los extractos bancarios del día en formato PDF.
Espera a que la plataforma procese el archivo. Moonflow automáticamente:
- Identifica el Banco y la Fecha del extracto.
- Lee cada línea y obtiene su referencia, descripción, monto depósito, monto percepción y fecha.
- Marca como No aplica las líneas que no son un depósito o una transferencia.
- Busca para cada depósito el cobro a verificar que le corresponde, según las tolerancias configuradas, y le asigna un estado (Encontrado, Revisar o No encontrado).
Cuando termina, los resultados quedan disponibles en el módulo Conciliación de cobros.
¿Cómo revisar el estado general de las conciliaciones? +
Ingresa a la plataforma y selecciona el módulo Conciliación de cobros.
En la primera pestaña, Resumen, verás una tabla con los registros agrupados por Fecha y Banco, con la cantidad y el porcentaje en cada estado: Encontrado, Revisar, No encontrado y Conciliado.
Haz clic en cualquier dato subrayado (un banco, una fecha o una cantidad) para ir a la pestaña Detalle con esos filtros ya aplicados. Por ejemplo:
- Clic en BCP: el Detalle muestra solo las transacciones de ese banco.
- Clic en una fecha: el Detalle muestra solo los registros de ese día.
- Clic en la cantidad de la columna Revisar: el Detalle se abre filtrado por esa fecha, ese banco y el estado Revisar.
¿Cómo buscar y revisar los registros en el Detalle? +
La pestaña Detalle es donde se hace el trabajo diario. La tabla tiene dos lados: a la izquierda, el estado de cuenta bancario (banco, fecha, fecha de pago, referencia, descripción y monto) y a la derecha, los cobros a verificar (cliente, documento, tipo, fecha, método de pago, banco, referencia, descripción, monto, otros, total y estado).
Ingresa a la pestaña Detalle, o desde el Resumen haz clic en el valor que corresponda en la columna Banco. Si lo haces desde allí, te redirigirá con los filtros ya aplicados.
Usa los filtros superiores para encontrar registros específicos:
- Estado de cuenta bancario: fecha (desde-hasta), monto (desde-hasta) y banco.
- Cobro a verificar: fecha (desde-hasta), monto (desde-hasta) y banco.
- Estado: Encontrado, Revisar, No encontrado, Conciliado o No aplica.
Para ver el comprobante original que subió tu cliente, haz clic en el ícono del ojo de la columna de cobros a verificar. Solo aparece si el cliente envió un comprobante.
Para generar un reporte del detalle, haz clic en Descargar: se genera un archivo CSV con la vista actual (es decir, con los filtros aplicados).
Para cargar registros de forma masiva, haz clic en Crear.
💡 Si la tabla muestra "No hay resultados", revisa primero los filtros. Si no hay ninguno aplicado, todavía no se procesó ningún extracto ni hay cobros reportados.
Pendiente de completar: el detalle de la carga masiva con Crear (columnas, formato del archivo y plantilla) no está definido todavía. Ver "Puntos a aclarar" al final.
¿Cómo corregir un registro? +
Úsalo cuando un dato quedó procesado o leído de forma incorrecta por el sistema; por ejemplo, una referencia quedó con un carácter distinto o un monto incorrecto, y por eso el registro no figura como Encontrado.
En el Detalle, ubica el registro. El ícono de edición solo está habilitado si el estado es Revisar o No encontrado.
Haz clic en el ícono de edición del lado que quieres corregir: el del extracto bancario o el del cobro a verificar. Se edita un lado por vez.
En la ventana que se abre, corrige Referencia, Fecha o Monto y guarda los cambios.
Si el estado es No encontrado, solo puedes editar el lado del extracto bancario.
¿Cómo conciliar los cobros? +
Es el paso final: debes confirmar las coincidencias que consideres correctas.
En el Detalle, filtra por los estados Encontrado o Revisar, que son los únicos que se pueden confirmar.
Revisa cada registro. En los de estado Revisar, utiliza el ícono del ojo para ver el comprobante original y comprobar que el dato en rango sea correcto.
Marca la casilla a la izquierda de cada fila que quieras confirmar. Puedes seleccionar todas a la vez o una por una; el sistema solo deja marcar filas en estado Encontrado o Revisar.
Haz clic en Consolidar seleccionados. El botón se habilita cuando marcas al menos una fila.
En el mensaje de re-confirmación, haz clic en Confirmar.
Los registros seleccionados pasan a Conciliado y el cobro a verificar queda confirmado.