¿Cómo gestionar el módulo de Gestión de campo?

1. Ingresa en Ajustes y selecciona Usuarios.

2. Haz clic en Crear, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

3. Completa los campos obligatorios: Nombre, Apellidos, Rol (Gestor de campo), Correo electrónico, ID, número de teléfono y determina a qué supervisor o administrador reporta.

El número de teléfono que ingreses será al que te podrás contactar cuando hables con el gestor vía WhatsApp.

Asegúrate de ingresar el correo electrónico correcto, ya que allí se enviará la invitación para que el usuario cree su contraseña y acceda a Moonflow.

📌 No coloques aquí el mismo correo que conectaste para gestionar tus comunicaciones.

📌 Moonflow asigna un ID por defecto a cada asesor, pero puedes reemplazarlo con uno único de tu elección. Este ID es esencial ya que será el que utilizarás para asignarle clientes a tus usuarios.

4. Haz clic en Guardar para finalizar el proceso.

📌 Recuerda:

Solo los administradores pueden crear nuevos usuarios.

Al crear un usuario, su estado será Invitación pendiente, ya que se enviará un correo con la invitación para que cree su acceso. Cuando el usuario complete este proceso, el estado cambiará a Activo. Este puede ser modificado a Inactivo por un administrador si es necesario.

Si el usuario tiene el estado Invitación pendiente, en la columna Acciones podrás reenviar la invitación al correo si aún no ha creado sus credenciales. Ten en cuenta que el enlace de invitación tiene una vigencia de 24 horas.

5. Guarda los cambios.

Paso 1. Utiliza el campo ID.

Para realizar la asignación deberás utilizar el campo ID. Utiliza tu reporte de clientes habitual para la carga masiva o descarga el reporte modelo proporcionado por Moonflow.

1. En el archivo, agrega una columna llamada Asesor ID. Guarda los cambios.

2. Ejemplo de reporte modelo para carga masiva de clientes

3. Ahora, en Moonflow, haz clic en Ajustes y luego en Integraciones.

4. Selecciona Mapear archivo o SFTP. Una vez allí, carga el archivo. Corrobora que todos los campos en tu archivo se correspondan con los de Moonflow.

Paso 2. Obtén el ID de tus gestores.

1. Dirígete a Ajustes, ubicado en la parte superior derecha de la plataforma. Luego ingresa a Usuarios.

2. En la columna Acciones, haz clic en el ícono del candado (permisos del usuario).

3. Habilita la opción Asignación de asesor para que el usuario vea solo los registros que tendrá asociados.

4. Haz clic en Guardar.

5. Luego, dentro de la misma sección de Usuarios, en la columna Acciones, selecciona el ícono del lápiz para editar el gestor correspondiente.

6. Se abrirá una ventana donde encontrarás el campo ID. Ten en cuenta que Moonflow asigna automáticamente un número de ID, pero puedes editarlo y asignar un identificador único de tu preferencia.

7. Copia y guarda el número de ID del asesor para proceder con la asignación.

Paso 3. Asigna clientes a tus gestores de forma individual o masiva.

Puedes realizar la asignación de diferentes maneras, según el método de integración que utilices:

▪️ De forma individual y manual:

1. Ve a Cuentas por cobrar y selecciona la bandeja de Clientes.

2. En la columna Acciones, haz clic en el botón Editar.

3. En la ventana emergente, desplázate hasta la sección Información del asesor.

4. Ingresa el número que copiaste en la sección del ID del gestor y guarda los cambios. ¡Listo!

▪️ De forma masiva por archivo:

1. En tu reporte de clientes, en la columna que agregamos, completa el ID del asesor que quieras asignar a cada cliente. Solo se asigna un gestor por cliente.

2. En Moonflow, dirígete al menú lateral izquierdo y selecciona Cuentas por cobrar.

3. Haz clic en la bandeja de Clientes y luego en Crear.

4. Elige la opción Crear cliente masivo y carga tu archivo. ¡Listo!

▪️ Por API:

En la petición que envíes por API, agrega el campo adviserUserProjectId. En este, indica el ID del asesor que quieras asignar a ese cliente.

1. Ingresa en el módulo de Cuentas por cobrar.

2. Busca al cliente en la pestaña Clientes.

3. En la columna Acciones, selecciona el ícono del lápiz para editar tu cliente.

Edita la sección de dirección. Completa los siguientes campos:

Dirección: Calle y número principal.

Apartamento: Piso o departamento.

Ciudad: Localidad o municipio.

Estado: Provincia o región.

Código postal.

Latitud y Longitud (numéricos): Asegúrate de que sean correctos.

💡 Importante: coloca la dirección exactamente como figura en Google Maps.

4. Guarda los cambios.

💡 Puedes registrar los domicilios vía API: documentación de API.

💡 En caso de que realices la carga de datos por archivo, SFTP o Google Drive, sigue estos pasos:

1. Incluye en tu archivo los campos de datos que precises cargar. Pueden ser los siguientes:

Dirección: Calle y número principal.

Apartamento: Piso o departamento.

Ciudad: Localidad o municipio.

Estado: Provincia o región.

Código postal.

Latitud y Longitud (numéricos): Asegúrate de que sean correctos.

💡 Importante: coloca la dirección exactamente como figura en Google Maps.

2. Ingresa en Ajustes y selecciona Integraciones.

3. Elige la opción que corresponda según tu método de integración.

4. Si ya has realizado un mapeo, solo deberás seleccionar el ícono de edición que se encuentra al lado de tus archivos mapeados. Luego, carga el nuevo archivo con todos los campos que quieres informar y asocia los nuevos campos.

💡 Para más información revisa la última sección de este artículo (¿Cómo editar el mapeo?): ¿Cómo realizar mapeos de archivos para la carga masiva de datos?

Si no has realizado el mapeo antes, deberás hacerlo cargando tu archivo y asociando los campos. Para más información, accede a la siguiente guía: ¿Cómo realizar mapeos de archivos para la carga masiva de datos?

5. Luego de la primera carga inicial luego del mapeo, revisa en el log de procesos si fue exitosa o si hubo registros erróneos.

💡 Si te integras por Google Drive, las próximas cargas se realizarán de forma automática.

💡 Si te integras por archivo, realiza tus próximas cargas siguiendo esta guía: ¿Cómo cargar una base masiva de clientes manualmente?

💡 Si te integras por SFTP, para tus próximas cargas deberás seguir los pasos 2 y 3 de la siguiente guía: ¿Cómo realizar la integración por SFTP?

Una carta es un archivo PDF personalizado con información adicional, como el estado de cuenta del cliente. Las cartas pueden contener tablas, etiquetas dinámicas, imágenes o enlaces.

1. Haz clic en el módulo de Estrategias, ubicado en el menú lateral izquierdo.

2. Selecciona la sección Plantillas.

3. Haz clic en el botón Crear, que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.

4. Elige el canal Visita de campo y selecciona Adjuntar carta.

5. Verás una ventana emergente con las cartas disponibles. Puedes editarlas, previsualizarlas o crear una nueva. Al crear una carta, podrás personalizarla completamente.

8. En esta ventana, ubica la columna Seleccionar y haz clic en el slide correspondiente a la carta que quieras adjuntar.

9. Haz clic en Guardar para dejar asentados los cambios.

1. Ingresa al módulo de Estrategias y selecciona la pestaña Flujos.

2. Selecciona el ícono de edición del flujo en el cuál deseas agregar las visitas para programarlas.

3. A la derecha verás una sección llamada Plantillas. Allí, elige si se realizará la visita al Cliente o al Garante:.

4. Luego, en la pestaña Visita de campo verás la plantilla Gestión de campo.

5. Arrastra la plantilla al día del flujo en el cual quieres que se realice la visita.

6. Confirma los cambios y luego haz clic en Guardar, ubicado en la esquina superior derecha.

De esta manera, por ejemplo, puedes programar la visita para el día 5 de mora. Si el cliente alcanza ese día en el flujo de su deuda, al gestor que tenga asignado le aparecerá dicha visita como pendiente de gestión.

El sistema enviará automáticamente la hoja de ruta con las visitas programadas hacia la app móvil de cada gestor todos los días a las 5:00 AM.

Desde la pestaña Gestores, dentro del módulo de Gestión de campo, puedes supervisar la eficiencia operativa, el dinero asignado a recuperar y el rendimiento general de tu equipo en calle.

Las columnas disponibles en esta sección son las siguientes:

Estado

Indicador de conexión y movimiento basado en el GPS.

Clientes asignados

Cantidad total de clientes y el monto vencido total de esa cartera.

Visitas programadas

Clientes a quienes, por el día en el tramo de mora en el que se encuentran, se les programó la plantilla "Visita de Campo" en el flujo de comunicaciones.

Visitas realizadas

Registros de clientes cuyo estado se cambió a "Visitado" desde la app móvil.

Visitas reprogramadas

Visitas realizadas cuyo resultado final fue marcado como "Reprogramado".

Cobertura de cartera

Porcentaje de visitas realizadas sobre el total de clientes asignados.

Visita efectiva

Cantidad de visitas que terminaron con resultado exitoso de "Contacto".

Efectividad de cobro

Monto recuperado (cobrado) dividido entre el monto total de la cartera asignada.

La pestaña Visitas muestra el detalle y estatus específico de cada una de las visitas programadas y sus resultados.

Desde aquí puedes acceder a los siguientes datos

Cliente y ubicación: Nombre, Documento, Dirección, Apartamento, Ciudad, Estado y Código Postal. Estos datos son los que cargas en la interfase de Clientes.

Gestor: Nombre del gestor a cargo de la visita.

Estado de la visita:

Visitado: Cliente cuya visita y resultado se completaron (con o sin contacto).

Reprogramado: Cliente gestionado con el resultado específico de Contacto - Volver a Visitar.

Vencido: Visita programada para la fecha de hoy que no logró concretarse.

Pendiente: Visitas programadas en los flujos para los días siguientes.

Son los que fueron registrados por tus gestores; se reciben directamente desde la app.

Importante: Las notas escritas y fotografías capturadas por el gestor desde la app móvil se guardarán automáticamente en la pantalla de Interacciones del cliente web, integrándose al historial tal como los adjuntos de Conversaciones.

El gestor debe registrar de forma obligatoria estos 2 resultados:

1. Resultado de la carta (física). Puede ser:

Entregado: A titular, A tercero, o Bajo la puerta.

No entregado: Dirección no existe, Domicilio desocupado, o No vive más ahí.

2. Resultado de la Gestión:

Contacto o No contacto (de acuerdo al catálogo de gestión personalizado de tu empresa).

💡 Aprende más sobre este tema ingresando al siguiente artículo: ¿Cómo editar el catálogo de gestión?

Paso 1. Vincula WhatsApp.

1. Ingresa en Ajustes y selecciona Comunicaciones.

2. Entre tus canales, haz clic en Gestión de campo.

3. En la sección Número de WhatsApp, registra el número con el que se contactará a los gestores.

4. Haz clic en Guardar.

Paso 2. Contacta a los gestores.

1. Ingresa al módulo de Gestión de campo desde el menú lateral izquierdo.

2. Haz clic en la pestaña Mapa.

3. Ubica a tus gestores y selecciona el que corresponda.

4. Visualizarás una sección que muestra su nombre, estado y cantidad de visitar. Allí, haz clic en la opción para abrir el chat de WhatsApp con el gestor.

5. Se abrirá una ventana de WhatsApp web para iniciar la conversación.

1. Haz clic en el módulo de Gestión de campo.

2. Selecciona la pestaña Mapa.

3. Visualiza en tiempo real a tu equipo sobre un mapa. Cada gestor se muestra con el ícono de una persona, pintado con el color de su estado actual.

Al hacer clic sobre el ícono, se abrirá una ventana emergente con los siguientes datos:

- Nombre, apellido y estado actual.

- Visitas realizadas vs. programadas para el día.

- Botón de acceso directo a chat. Redirecciona externamente a un chat con el gestor en WhatsApp Web.

4. Dentro de esta sección podrás ver los indicadores globales del mapa:

Gestores activos: Cantidad de gestores que iniciaron sesión hoy sobre el total registrado.

Visitas realizadas en el día: Avance de clientes en estado "visitado" frente al total programado en el flujo de comunicaciones.

Al hacer clic sobre el título de la columna "Estado", puedes filtrar a tus gestores según su situación actual:

🔘 Inactivo: El gestor no ha iniciado sesión en la app móvil.

🔴 Crítico: Pérdida total de conexión o el gestor lleva estancado en un mismo punto más de 1 hora.

🟡 Alerta: Se encuentra en un mismo punto o sin conexión desde hace menos de 1 hora.

🟢 Activo: Reporte de GPS fluido y movimiento continuo detectado.