Cómo mejorar la gestión de cobranza en tu empresa

¿Cómo manejás tu gestión de cobranzas? Si tu empresa está sufriendo una disminución del flujo de caja a causa de deudas impagadas que no se cobran a tiempo, ¡hay problemas!

Pero esta no es la única señal de una mala gestión de cobranzas (y tampoco el único indicador de que necesitás un software de cobranzas en tu negocio). A estas señales podemos sumar problemas como:

• Altos costos operativos en cobranzas.
• Aumento del tiempo perdido en procesos rutinarios de cobranza.
• Falta de acceso a información real y actualizada de la cartera y sus cuentas.
  
• Frecuentes quejas de los clientes respecto a las comunicaciones de cobranza.
  

Si detectaste estos errores en una gestión de cobranzas, ¡no te preocupés! En esta publicación te contamos cómo podés mejorar.

¿Cómo realizar una gestión de cobranza efectiva?

Aunque la implementación de un sistema de gestión de cobranza es clave para mejorar tu proceso, esta es solo una de las medidas que tenés que tener en cuenta para optimizar la cobranza. A continuación, te brindamos algunos consejos.

1. Revisá tus políticas de crédito y cobranza

Si tenés problemas en tus cobranzas, tal vez el problema no esté en cómo gestionás tus cuentas, sino en los procesos previos que no se ejecutan correctamente. Si no tenés políticas de crédito y cobranza establecidas o si las que tenés no están bien definidas, aquí puede estar el error. En caso de que ya las tengas, es conveniente que las revises y verifiques que sean claras, actualizadas y alineadas con los objetivos de tu empresa.

Ejemplo: Supongamos que otorgás créditos a clientes sin establecer límites claros de pago o sin evaluar su capacidad de pago previamente. Esto puede resultar en una alta tasa de morosidad. Si establecieras una política que limite el crédito según el historial de pago o el tipo de cliente, podrías reducir el riesgo de impagos.

2. Mirá cómo funciona tu proceso de envío de facturas

¿Sabías que algunos clientes entran en mora simplemente porque nunca reciben la factura o la reciben tarde? Este error es común en empresas que siguen enviando las facturas de forma manual, ya que este método suele generar demoras, olvidos o errores en los datos.

Es importante que analices cómo funciona este proceso en tu negocio. Al hacerlo, quizá notés que implementar un sistema de facturación electrónica, integrado con un software de cobranzas que facilite el envío automático de facturas, puede hacer que el proceso sea mucho más eficiente.

3. Echá un vistazo a  tu workflow de cobranza

¿Tenés claro qué pasos sigue tu equipo desde que se genera una deuda hasta que se cobra? Muchas veces, los retrasos en el cobro no tienen que ver con el cliente, sino con desorganización interna. Si tu flujo de trabajo no está bien definido o depende demasiado de tareas manuales, es probable que se te escapen oportunidades de cobro o que pierdas tiempo valioso. Revisá si hay tareas duplicadas, tiempos muertos o cuellos de botella.

Por ejemplo, al revisar tu flujo podrías notar un error como que el equipo de cobranzas espera la validación manual de los pagos por parte del área administrativa antes de enviar un aviso de vencimiento. Este paso intermedio puede generar demoras de varios días, haciendo que el recordatorio llegue demorando y el cliente se retrase en el pago.

4. Evaluá el desempeño de tus cobradores

El trabajo del equipo de cobranzas no se trata solo de llamar para cobrar. También implica gestionar relaciones, negociar plazos y registrar información clave para el seguimiento de las cuentas. Si no evaluás regularmente su desempeño, podés estar dejando pasar oportunidades de mejora.

Es clave medir indicadores como el porcentaje de recupero, la cantidad de cuentas gestionadas por gestores de cobranza , el tiempo promedio de cobro y hasta la calidad del trato con el cliente. Esto no solo ayuda a detectar quién está logrando mejores resultados, sino también qué aspectos del proceso necesitan ajustes o capacitación.

Por ejemplo, podrías detectar que un cobrador con bajo nivel de recupero está dejando muchos contactos sin seguimiento o no registra adecuadamente las promesas de pago. Con esa información, podés brindarle herramientas para mejorar o reorganizar tareas dentro del equipo.

5. Identificá las oportunidades y errores de tus comunicaciones

Las comunicaciones de cobranza son clave para lograr pagos sin afectar la relación con el cliente. Si los mensajes son confusos, demasiado agresivos o llegan por el canal equivocado, pueden generar rechazo, quejas o directamente ser ignorados.

Es importante revisar los textos, los tiempos y los canales que usás para comunicarte. A veces, un ajuste en el tono o en el momento del mensaje puede marcar la diferencia entre cobrar a tiempo o seguir acumulando morosidad.

Por ejemplo, podrías notar que muchos clientes no responden a los correos de aviso de vencimiento porque llegan al spam o porque el asunto del mensaje no es claro. Al cambiar el asunto por uno más directo (como “Tu factura vence en 48 horas”) y reforzar el envío por WhatsApp o SMS, la tasa de respuesta puede mejorar notablemente.

6. Diversificá las opciones de pago

Si solo ofrecés una o dos formas de pago, como transferencia bancaria o efectivo, es posible que estés limitando las oportunidades de cobrar a tiempo. Cada cliente tiene sus preferencias y posibilidades, y cuanto más accesible y flexible sea el proceso de pago, más chances tenés de que cumplan en término.

Ofrecer medios de pago digitales como tarjetas, billeteras virtuales, débito automático o incluso links de pago puede marcar una gran diferencia. 

¿Qué más podés hacer? Desarrollá una gestión de cobranzas activa para prevenir la morosidad de manera efectiva. La clave está en implementar un sistema de cobranza de deudas que digitalice tu cartera, lo que te permitirá tener un control más preciso y ágil de los pagos pendientes. Con Moonflow, podés optimizar todo el proceso y asegurarte de que las cobranzas se realicen de manera eficiente y sin complicaciones. ¡Empezá ahora y mejorá tu flujo de caja!