Cierre contable ágil: cómo la automatización transforma la gestión financiera

¿Por qué es importante un cierre contable ágil? El cierre contable es un proceso que permite a las empresas conocer cuál es su situación financiera en un lapso contable. Este puede ser trimestral, semestral o anual.

Además de ser útil de forma interna, los cierres contables son documentos útiles para el cierre fiscal. Cuando se cuenta con un cierre contable bien hecho, esta información contribuye a proteger a la empresa frente al fisco, además de asegurar que cumpla con sus obligaciones tributarias. 

Pese a la importancia de los cierres contables en Chile, lamentablemente aún muchas empresas siguen confiando en procesos manuales para su realización. Esto no es lo ideal, puesto que hacer un cierre contable ágil (con tecnología que facilite la automatización) no solo puede hacer el proceso más rápido, sino también más preciso, menos costoso y con menos margen de error. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• Desafíos del cierre contable con métodos tradicionales
  • Errores ocasionados por el registro manual de información
  • Problemas con la estandarización de los procesos contables
  • Falta de centralización de la información contable
  • Plazos contables ajustados y apresurados
    
  • Falta de trazabilidad de las operaciones
  •  Problemas para la comunicación entre departamentos
• ¿Cómo agilizar el cierre contable?
• Preguntas frecuentes

Desafíos del cierre contable con métodos tradicionales

Antes de abordar cómo agilizar el cierre contable para empresas chilenas, conozcamos qué desafíos actuales enfrenta su realización. 

1. Errores ocasionados por el registro manual de información

El ingreso manual de datos financieros aumenta significativamente la probabilidad de errores, especialmente cuando los registros son numerosos o complejos. Estos errores pueden derivar en inconsistencias contables, ajustes tardíos y, en casos extremos, problemas ante el Servicio de Impuestos Internos (SII).

2. Problemas con la estandarización de los procesos contables

En muchas empresas chilenas, cada contador aplica sus propios métodos para registrar y revisar información. Esta falta de uniformidad dificulta la reconciliación, retrasa el cierre y puede complicar auditorías internas o externas.

3. Falta de centralización de la información contable

Muchos documentos necesarios para hacer el cierre contable suelen estar dispersos entre carpetas, sistemas o archivos. Incluso en archivos físicos. Esta dispersión ralentiza la consolidación de la información y aumenta el riesgo de omisiones.

4. Plazos contables ajustados y apresurados

Los cierres contables en Chile deben cumplir con plazos internos y tributarios, incluyendo declaraciones mensuales y anuales ante el SII. Cuando los tiempos son estrechos, el equipo contable enfrenta presión adicional, lo que incrementa la posibilidad de errores y de pasar por alto transacciones importantes.

5. Falta de trazabilidad de las operaciones

Sin registros claros que permitan seguir el rastro de cada transacción, resulta difícil identificar inconsistencias o movimientos no reconocidos. 

6. Problemas para la comunicación entre departamentos.

Esto genera que el equipo contable deba dedicar tiempo adicional a coordinar y reunir datos, prolongando el cierre y elevando la carga de trabajo.

¿Cómo agilizar el cierre contable?

Para agilizar el cierre contable en una empresa, lo más efectivo es combinar la experiencia del equipo financiero con herramientas digitales que automatizan las tareas repetitivas y centralizan la información.

¿Qué es el cierre contable con automatización?

El cierre contable con automatización es un enfoque que utiliza herramientas digitales y sistemas integrados para gestionar y consolidar toda la información financiera de manera eficiente. 

¿Cuáles son las ventajas del cierre contable automatizado?

La automatización del cierre contable es más que solo digitalizar la contabilidad para evitar el uso de archivos físicos para el control. Involucra que el software contable empleado integre tecnología sofisticada, como la IA en cierre contable.

Esta facilita el registro, la conciliación y la verificación de transacciones de manera rápida y precisa, reduciendo errores y optimizando los tiempos del equipo financiero.

Entre las ventajas del uso de tecnología para la automatización del cierre contable, se encuentran:

• Se minimizan los descuidos y duplicidades. Que pueden ocurrir al manejar grandes volúmenes de información de forma manual, garantizando balances más precisos y confiables.
  
• La automatización permite realizar cálculos, conciliaciones y revisiones de manera mucho más rápida. Liberando horas de trabajo del equipo contable y acortando significativamente los plazos de cierre.
  
• El equipo puede enfocarse en análisis, planificación estratégica y toma de decisiones. Puesto que es el software el que se encarga de tareas repetitivas y complejas. 
  
• Cada movimiento queda registrado y puede ser rastreado. lo que facilita auditorías internas y externas.
  
• El software ayuda a mantener la contabilidad alineada con las regulaciones contables y fiscales chilenas.
  
• La automatización permite identificar anomalías o movimientos no registrados en tiempo real, evitando problemas mayores durante el cierre.
  

¿Tu empresa está lista para apostar por la automatización del cierre contable? Antes de dar el paso, es clave diseñar una hoja de ruta que facilite la transferencia de conocimiento y la adaptación del equipo. También es importante evaluar las soluciones disponibles y asegurarte de que se integren con la tecnología que ya utilizas.