¿Qué ventajas ofrece un software de cobranza para las empresas?

Si en tu empresa se manejan cuentas por cobrar, entonces debes saber qué es un software de cobranza. De no ser así, es probable que estés presentando algunos problemas de gestión. Mira esta checklist y si dices sí a la mayoría ¡es momento de implementar un software de cobranza!:

• ¿Dedicas demasiado tiempo a crear y enviar facturas manualmente?
• ¿Ocurre con frecuencia que tus facturas contienen errores que podrían generar confusión con tus clientes?
  
• ¿Tu base de datos de pagos y clientes no se actualiza automáticamente?
  
• ¿Te cuesta mantener un control efectivo de las cuentas que aún no se han pagado?
  
• ¿Necesitas mucho tiempo para generar reportes detallados sobre el estado de tus cuentas por cobrar?
  
• ¿Gestionar distintos métodos de pago de tus clientes se ha vuelto un desafío?
  

¿Cómo te fue con el cuestionario? Más de un 50% de respuestas afirmativas es una señal de que tu proceso de cobranza es deficiente. Entonces ¡cómo es que aún no sabes qué es software de cobranza!

No te preocupes, en esta publicación de Moonflow queremos ayudarte a que conozcas más de esta tecnología y todas las ventajas que ofrece a tu empresa.  

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué es un software de cobranza?
• Ventajas de los software de cobranzas 
• ¿Cómo elegir un software de cobranzas?

¿Qué es un software de cobranza?

Un software de cobranzas es un programa informático que se usa para la gestión de cuentas por cobrar. Hay software que se tienen que instalar en el computador, pero ¡aquí un secreto!: los mejores software de cobranzas se usan online y se almacenan en la nube. 

Los beneficios del software de cobranza online incluyen la facilidad de acceso a toda la información de tu cartera en cualquier momento y lugar, así como la actualización automática de cada movimiento relacionado con la cobranza. 

Si buscas una definición de software de cobranza aún más clara ¡aquí va!: Es un software de aplicación diseñado exclusivamente para la gestión de la cartera (no es un CRM, no es un ERP, ni un software contable). Con este programa podrás visualizar tus cuentas por cobrar, las cuentas que están al día, el tiempo de morosidad de cada segmento e incluso observar indicadores de rendimiento.

Pero estos programas no solo sirven para informarte sobre el estado de las deudas pendientes de pago; entre las características clave del software de cobranza también se encuentra la automatización, lo que permite encargarse de diversas tareas cotidianas (como el envío de facturas o recordatorios), reduciendo el tiempo que los cobradores pierden en estas asignaciones. Los programas también pueden actualizar la información del deudor si este paga la deuda o llega a un acuerdo de pago, lo que te proporcionará una visión actualizada de tus cuentas.

Ventajas de los software de cobranzas

¿Quieres saber los beneficios concretos  de implementar un software de cobranza en Chile? Estas son algunas de ellas:

• Automatizarás tus cobranzas: De esta forma se reducirán los errores humanos en la gestión, como el envío de facturas atrasadas, el registro erróneo de pagos, etc.
  
• Mejorarás la trazabilidad de tus operaciones: Los programas de cobranza te permiten conocer el desempeño de cada cobrador, por lo que puedes incluso saber quiénes están obteniendo mejores conversiones, respuestas de los clientes, quiénes generan más ingresos e incluso quiénes han tenido quejas por parte de la cartera.
  
• Tendrás una comunicación omnicanal: Existen diferentes medios para comunicarse con los clientes. El problema de la cobranza tradicional es que cuesta trazar dichas comunicaciones y seguir el hilo en el que se quedó. Con esta tecnología, se puede acceder rápidamente a un reporte que permite saber cuál fue el último punto de contacto y al acuerdo que se llegó.
  
• Optimizarás tu generación de reportes: Al tener toda la información digitalizada, la generación de reportes será más precisa y rápida. Incluso existen algunos software de cobranza capaces de generar reportes de forma automática y otros que pueden realizar proyecciones a partir de la información recopilada.
• Mejorarás tu relación con los clientes: Algunos software de cuentas por cobrar pueden analizar el comportamiento de la cartera para identificar los canales de comunicación y horarios más efectivos. Esto permite determinar el medio preferido y menos intrusivo para contactar a cada cliente, fortaleciendo así la relación y aumentando la efectividad en la gestión.
• Reducirás la tasa de morosidad: Los programas de cobranza permiten que el envío de facturas se realice puntualmente, así como el envío automático de recordatorios en caso de retraso. Esto es clave para reducir la morosidad, ya que se realiza un seguimiento constante a cada cuenta sin necesidad de intervención humana en las etapas iniciales del proceso.
  

¿Cómo elegir un software de cobranzas?

¿Notaste cómo un software de cobranzas puede ayudarte? Es increíble cómo la tecnología puede optimizar procesos, reducir costos y aumentar la recaudación en esta área.

Las ventajas anteriores son sólo algunas de las muchas que ofrece la implementación de un software de cobranzas en Chile. No obstante, es clave que para aprovechar todos los beneficios sepas elegir qué software de cobranzas elegir, aquí algunos consejos clave: 

• Fija tu presupuesto: Así podrás evaluar opciones que se ajusten a este. Sin embargo, no debe ser un factor determinante. Recuerda que, al implementar un software de cobranzas eficiente, tus costos operativos pueden reducirse considerablemente.
  
• Evalúa las funcionalidades del software: Existen diferentes tipos de software de cobranza; incluso encontrarás en el mercado algunos que se presentan como tal, pero que en realidad son CRM o ERP con funcionalidades de cobranza. Nuestra recomendación es optar por un software especializado, ya que estos están diseñados exclusivamente para la gestión de cobranzas. Puedes identificarlo por sus funcionalidades específicas, como el envío de facturas y recordatorios, dashboards de cobranza con acceso a indicadores, páginas web para que los clientes gestionen sus pagos, pasarelas de pago preintegradas, entre otras.
  

Verifica si es un software de cobranza automatizado: Es preferible elegir programas automatizados para evitar los errores comunes de la cobranza manual. Evita aquellos que sean solo una versión adaptada de Excel, ya que a largo plazo resultan poco funcionales.

• Pregunta por la facilidad de integración: Lo ideal es que el software pueda integrarse con otras herramientas corporativas que ya utilices, como tu ERP, por ejemplo.
  
• Averigua si es escalable y flexible: Esto permitirá que se adapte a las necesidades de tu negocio y que solo pagues por las funcionalidades que realmente necesites.
  
• Revisa las condiciones del contrato: Hay software de cobranza que se contratan por un año, lo que puede ser una desventaja si aún no conoces bien el producto. En cambio, existen opciones con planes mensuales que te permiten probar sus funcionalidades antes de comprometerte. Esta última alternativa es ideal si es tu primera vez implementando un software de cobranza y quieres familiarizarte con su uso.