Preguntas clave de TI antes para contratar software de cobranza

Al elegir un sistema de cobranza, es común enfocarse en su impacto financiero: ¿mejorará la tasa de morosidad? ¿generará un retorno de inversión claro? Sin embargo, también es clave considerar los aspectos tecnológicos que garantizarán su efectividad a largo plazo. Desde la integración con otros sistemas hasta la escalabilidad y seguridad, el área de TI debe responder preguntas esenciales antes de validar cualquier solución.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• 1. ¿Es un sistema de cobranza o es otro tipo de software con funcionalidades de cobranza?
• 2. ¿Qué funcionalidades tiene el sistema de cobranza?
  
• 3. ¿Puede integrarse con otros software empresariales?
  
• 4. ¿Es compatible con las herramientas de comunicación que usa mi empresa?
• 5. ¿El sistema es escalable y flexible?
• 6. ¿El proveedor asiste en la implementación y da soporte tras la adquisición?
• 7. ¿El sistema garantiza la seguridad de los datos?

1. ¿Es un sistema de cobranza o es otro tipo de software con funcionalidades de cobranza?

Antes de avanzar en la evaluación, es fundamental distinguir si se trata de un sistema de cobranza especializado o de un ERP, CRM o sistema contable que ha añadido módulos de cobranza. Esto es importante porque, si no se trata de un sistema especializado, no ofrecerá todo lo que se requiere para un proceso eficiente; por lo tanto, podrían mantenerse las ineficiencias en el flujo de trabajo.  En ese sentido, elegir un sistema de cobranza genuino puede marcar la diferencia en términos de eficiencia, automatización y control del proceso.

2. ¿Qué funcionalidades tiene el sistema de cobranza?

El área de TI debe revisar si el sistema cuenta con funcionalidades que respondan a las necesidades operativas y estratégicas del equipo de cartera o de cobranza.

Algunas de las más relevantes incluyen:

• Automatización de recordatorios y notificaciones de pago.
  
• Gestión de promesas de pago y acuerdos personalizados.
  
• Reportes en tiempo real sobre morosidad y recuperación de cartera.
  
• Segmentación de cartera por antigüedad, riesgo o ubicación.
  
• Escalamiento de casos a otras áreas, como el área legal.
  

3. ¿Puede integrarse con otros software empresariales?

Una de las principales preocupaciones del área de TI al elegir un sistema de cobranza es su capacidad de integrarse con las plataformas ya existentes, como el ERP, el CRM o el sistema contable. La integración fluida evita la duplicación de datos, reduce errores y permite una visión 360° del cliente.

Idealmente, el sistema debería contar con APIs abiertas, conectores estándar o tener experiencia probada en integraciones con los principales sistemas empresariales del mercado.

4. ¿Es compatible con las herramientas de comunicación que usa mi empresa?

Cobrar implica comunicarse con la cartera. Por eso, es esencial que el sistema pueda conectarse con los canales de comunicación habituales: correo electrónico, SMS, WhatsApp Business, llamadas automatizadas o incluso bots.

Esta compatibilidad no solo mejora la eficiencia del equipo de cobranza, sino que también permite una comunicación más personalizada y oportuna, lo que puede impactar directamente en las tasas de recuperación.

5. ¿El sistema es escalable y flexible?

La escalabilidad es vital si se proyecta un crecimiento de cartera o una expansión geográfica. Un buen sistema de cobranza debe poder adaptarse al aumento de volumen de operaciones sin perder rendimiento.

Asimismo, la flexibilidad es clave: poder ajustar reglas de cobranza, personalizar flujos o incorporar nuevas políticas según la evolución del negocio es una ventaja competitiva frente a sistemas rígidos o poco configurables.

6. ¿El proveedor asiste en la implementación y da soporte tras la adquisición?

TI también debe evaluar el nivel de acompañamiento que ofrece el proveedor. Un sistema complejo o mal implementado puede frustrar a los equipos y retrasar los resultados esperados. Por eso es importante confirmar:

• Si existe capacitación técnica y funcional para los usuarios.
• Si hay soporte postventa disponible y en qué horarios.
  
• Qué canales de atención ofrece (mail, teléfono, chat en vivo, etc.).
  
• Cuál es el tiempo de respuesta ante incidencias.
  

Elegir un sistema de cobranza con respaldo sólido evita costos ocultos y asegura continuidad operativa.

7. ¿El sistema garantiza la seguridad de los datos?

Un aspecto crítico al elegir un sistema de cobranza es asegurarse de que la información esté protegida frente a accesos no autorizados, pérdidas o filtraciones. El sistema debe contar con medidas robustas de ciberseguridad como cifrado de datos, control de accesos, entre otros. 

¿Te habías planteado estas preguntas? Es importante que las tengas en cuenta antes de elegir un sistema de cobranza para tu negocio. Una decisión bien informada desde el área de TI puede mejorar significativamente la eficiencia operativa y los resultados en recuperación de cartera.

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