Respuesta rápida:
Para cobrar dinero amablemente, una empresa debe comunicar con claridad qué factura o pago está pendiente, indicar la fecha y los medios disponibles, adaptar el mensaje a la etapa de cobranza y facilitar una siguiente acción. En Colombia, además, las comunicaciones deben considerar los canales autorizados, horarios y periodicidad establecidos por la normativa aplicable.
Resumen ejecutivo:
- Las frases para cobrar dinero amablemente deben adaptarse según la etapa de cobranza: recordatorio preventivo, pago vencido o seguimiento de un compromiso de pago.
- Un mensaje de cobranza efectivo incluye información clara sobre la cuenta, opciones disponibles para pagar y un tono orientado a resolver la situación.
- Los canales de comunicación como WhatsApp, correo, SMS o llamadas requieren adaptar el mensaje según el tipo de interacción y cliente.
- En cobranzas B2B, la comunicación debe considerar procesos internos de aprobación, validación de facturas y responsables de pago.
- La gestión de cobranza a gran escala requiere trazabilidad, organización de contactos y herramientas que permitan mantener continuidad entre interacciones.
Tabla de contenidos:
- Frases para cobrar dinero amablemente por WhatsApp, correo y SMS
- Frases para cobrar dinero amablemente por teléfono
- Frases para cobrar dinero a empresas
- Errores que debes evitar al cobrar dinero a clientes
- Optimiza tu gestión de cobranza con Moonflow
- Preguntas frecuentes
¿Cómo escribir mensajes para cobrar dinero amablemente?
Un mensaje para cobrarle a un cliente debe ser claro, directo y mantener un tono profesional. El objetivo es recordar la obligación pendiente y facilitar una respuesta del cliente.
Antes de enviar una comunicación de cobranza, considera incluir:
- Identificación del cliente o cuenta: permite personalizar el mensaje y evitar comunicaciones genéricas.
- Motivo del contacto: explica claramente qué pago, factura o compromiso requiere atención.
- Información necesaria para regularizar: incluye fechas, montos o referencias según corresponda.
- Opciones disponibles: facilita medios de pago o canales para resolver dudas.
- Cierre cordial: mantiene una comunicación orientada a la solución.
Frases para cobrar dinero según la etapa de cobranza
El mensaje utilizado durante una gestión de cobranza debe adaptarse al estado de cada cuenta.
1. Antes del vencimiento del pago
En una cobranza preventiva, el mensaje debe enfocarse en recordar la fecha límite, facilitar los medios disponibles para pagar y resolver posibles dudas antes de que exista un retraso.
Ejemplo:
Hola [Nombre], te recordamos que tu próximo pago vence el [fecha]. Puedes realizarlo mediante los canales disponibles aquí: [enlace]. Si tienes alguna consulta, estamos disponibles para ayudarte.
2. Después del vencimiento del pago
Cuando existe un retraso, la comunicación debe indicar claramente el estado pendiente, facilitar la regularización y abrir un canal para conocer si existe algún inconveniente que impida completar el pago.
Ejemplo:
Hola [Nombre], registramos un pago pendiente correspondiente a [detalle]. Puedes regularizarlo mediante este enlace: [enlace]. Si necesitas revisar alguna información sobre tu cuenta, podemos ayudarte.
3. Seguimiento de un compromiso de pago
Si existe una promesa de pago registrada, el mensaje debe mantener continuidad sobre el acuerdo realizado y recordar la fecha establecida para completar la gestión.
Ejemplo:
Hola [Nombre], te recordamos el compromiso de pago registrado para el día [fecha]. Puedes completar el proceso aquí: [enlace]. Estamos disponibles ante cualquier consulta.
Frases para cobrar dinero amablemente por WhatsApp, correo y SMS
Cómo cobrarle a una persona educadamente implica adaptarse al canal. Aunque el objetivo sea el mismo, cada medio requiere un nivel de detalle diferente.
Los siguientes ejemplos pueden utilizarse en procesos de cobranza a clientes finales, donde los canales digitales permiten enviar recordatorios, enlaces de pago y comunicaciones de seguimiento.
Ejemplo de mensaje para cobrar dinero por correo electrónico
- Antes del vencimiento:
Hola [Nombre del cliente]:
Nos comunicamos desde [Empresa] para recordarte que el pago correspondiente a [servicio/producto/factura] tiene fecha de vencimiento el [fecha].
Puedes realizarlo mediante los siguientes canales:
[Medios disponibles]
Si tienes alguna consulta, estamos disponibles para ayudarte.
Saludos,
[Nombre o equipo responsable]
- Después del vencimiento
Asunto: Recordatorio sobre pago pendiente
Hola [Nombre del cliente]:
Queremos recordarte que registramos un pago pendiente correspondiente a [detalle], con fecha de vencimiento [fecha].
Puedes regularizarlo mediante este enlace: [enlace de pago].
Si ya realizaste el pago o necesitas revisar alguna información, puedes comunicarte con nosotros.
Saludos,
[Empresa]
Ejemplo de mensaje para cobrar dinero por SMS
- Antes del vencimiento
Hola [Nombre]. Te recordamos que tu factura [número] vence el [fecha]. Puedes pagarla aquí [enlace]. Gracias.
- Después del vencimiento
Hola [Nombre]. Te recordamos que tienes un pago pendiente correspondiente a [detalle]. Puedes revisarlo y regularizarlo aquí: [enlace]. Gracias.
Ejemplo de mensaje para cobrar dinero por WhatsApp
- Antes del vencimiento
Hola [Nombre], queremos recordarte que tu factura asociada a [producto/servicio] vence el [fecha].
Puedes realizar el pago desde este enlace: [enlace].
Si necesitas ayuda o tienes alguna consulta, estamos disponibles para ayudarte.
[Empresa]
- Después del vencimiento
Hola [Nombre], queremos recordarte que tienes un pago pendiente asociado a [producto/servicio].
Puedes realizar el pago desde este enlace: [enlace].
Si necesitas ayuda o tienes alguna consulta, estamos disponibles para apoyarte.
[Empresa]
Frases para cobrar dinero amablemente por teléfono
En una llamada de cobranza, las frases utilizadas deben adaptarse a la respuesta del cliente. Un buen guion permite identificar la situación, mantener una conversación respetuosa y definir la siguiente acción dentro del proceso de recuperación.
Algunos ejemplos de respuestas según diferentes escenarios son:
| Si el cliente responde | Puedes responder |
| “No sabía que tenía un pago pendiente” | “Podemos revisar juntos la información de la cuenta. Te confirmo los detalles del pago y las opciones disponibles para regularizarlo” |
| “Olvidé realizar el pago” | “Entendemos que puede ocurrir. Podemos ayudarte a completar el proceso ahora o registrar una fecha estimada de pago”. |
| “No puedo pagar en este momento” | “Gracias por comentarnos la situación. Revisemos qué alternativas disponibles existen para dar seguimiento al caso”. |
| “Ya realicé el pago” | “Gracias por informarnos. Revisaremos la actualización del estado de la cuenta y, si es necesario, podemos indicarte cómo compartir la constancia”. |
| “No estoy de acuerdo con el monto” | “Podemos revisar la información registrada para validar los detalles y orientarte sobre los siguientes pasos”. |
| “Pagaré en otra fecha” | “Registraremos el compromiso de pago para la fecha indicada y te enviaremos la información necesaria para completar el proceso”. |
Frases para cobrar dinero a empresas
En el contexto B2B, la comunicación de cobranza (el mensaje para cobrar a los clientes) suele requerir un enfoque diferente al utilizado con consumidores finales. Esto se debe a que el pago de una factura puede depender de procesos internos como aprobaciones, validaciones administrativas, órdenes de compra o programación de pagos por parte del área financiera.
Por eso, las frases para cobrar dinero a empresas deben:
- Mantener un tono profesional.
- Incluir la información necesaria para identificar la cuenta pendiente.
- Facilitar que el responsable pueda avanzar con el proceso de pago.
Los canales más utilizados en cobranzas B2B incluyen:
- Correo electrónico.
- Llamadas telefónicas.
- Plataformas de mensajería empresarial.
A continuación, te presentamos ejemplos según el medio elegido:
Correo para cobrar una factura pendiente a una empresa
Hola [Nombre]:
Nos comunicamos para hacer seguimiento a la factura [número de factura] correspondiente a [servicio/producto], con fecha de vencimiento [fecha].
Queríamos confirmar si la documentación fue recibida correctamente o si necesitan alguna información adicional para continuar con el proceso de pago.
Quedamos atentos a sus comentarios.
Saludos,
[Empresa]
Mensaje para seguimiento de pago por WhatsApp o mensajería empresarial
Hola [Nombre]. Te escribimos para dar seguimiento a la factura [número], correspondiente a [detalle]. ¿Nos podrías confirmar si está programada para pago o si requieren algún dato adicional?
Gracias.
Frases para cobrar dinero a una empresa por teléfono
En cobranzas B2B, las llamadas suelen utilizarse cuando se requiere una gestión más personalizada dentro del ciclo de recuperación.
Antes del vencimiento, muchas empresas priorizan canales escritos como correos o mensajes automáticos para enviar recordatorios; mientras que la llamada cobra mayor relevancia cuando es necesario confirmar información, gestionar retrasos o dar seguimiento a compromisos de pago.
Algunos ejemplos de respuestas durante una llamada de cobranza son:
| Si el cliente responde: | Puedes responder: |
| “La factura está pendiente de aprobación interna” | “Entendido. ¿Podrían confirmarnos si requieren algún documento adicional o una fecha estimada para completar el proceso?”. |
| “El pago ya fue programado” | “Gracias por confirmarlo. Registraremos la fecha indicada para mantener actualizado el seguimiento de la cuenta”. |
| “No tenemos registrada la factura” | “Gracias por informarnos. Validaremos los datos y enviaremos nuevamente la documentación necesaria para la revisión”. |
| “No podremos realizar el pago en la fecha prevista” | “Gracias por comentarnos la situación. Revisemos las alternativas disponibles y actualicemos el estado de la cuenta”. |
| “Ya realizamos el pago” | “Perfecto, revisaremos la actualización correspondiente. En caso de ser necesario, les indicaremos cómo compartir la constancia para cerrar la gestión”. |
Errores que debes evitar al cobrar dinero a clientes
Una comunicación de cobranza efectiva no solo depende del mensaje utilizado. También requiere respetar las condiciones establecidas para contactar a los clientes y mantener un seguimiento organizado de cada gestión.
En Colombia, la Ley 2300 de 2023 establece límites para las comunicaciones de cobranza con el objetivo de evitar prácticas invasivas o abusivas. Por eso, las empresas deben considerar aspectos como horarios, frecuencia de contacto y canales autorizados.
Algunos errores que deben evitarse son:
- Contactar clientes fuera de los horarios establecidos: las gestiones de cobranza deben realizarse dentro de los horarios permitidos por la normativa: de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y 7:00 p. m., y sábados entre las 8:00 a. m. y 3:00 p. m.
- Realizar contactos repetitivos o excesivos: una gestión adecuada debe controlar la frecuencia de comunicación y evitar múltiples intentos que puedan afectar la experiencia del cliente o incumplir las condiciones permitidas.
- Utilizar canales de contacto no autorizados: las comunicaciones deben realizarse mediante los canales aceptados por el cliente y gestionarse respetando sus preferencias de contacto.
- Contactar a terceros para gestionar el cobro: las comunicaciones de cobranza deben dirigirse por los canales correspondientes y evitar prácticas que involucren indebidamente a personas ajenas a la obligación.
- No registrar acuerdos o respuestas del cliente: perder información sobre interacciones anteriores puede ocasionar contactos innecesarios, mensajes repetidos o falta de continuidad en el proceso de recuperación.
La automatización inteligente de la cobranza ayuda a mantener trazabilidad sobre cada interacción, aplicar reglas definidas para las comunicaciones y reducir errores asociados a una gestión manual de grandes volúmenes de cuentas.
Optimiza tu gestión de cobranza con Moonflow
Utilizar las frases adecuadas ayuda a mejorar la comunicación con los clientes durante un proceso de cobranza. Sin embargo, cuando una empresa administra un alto volumen de cuentas por cobrar, también necesita definir estrategias, organizar contactos y mantener trazabilidad sobre cada interacción realizada.
Moonflow es una plataforma de gestión de cobranza con IA que permite centralizar estrategias, información e interacciones para mantener trazabilidad sobre la operación y coordinar la gestión entre automatizaciones, agentes con IA y equipos humanos.
Además, con Moonflow Talk puedes incorporar agentes de cobranza con IA capaces de mantener conversaciones con clientes por canales como llamadas, WhatsApp y correo electrónico, conservando el contexto de cada interacción y dando seguimiento a los compromisos de pago.
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Preguntas frecuentes
¿Cuántas veces al día se puede contactar a un cliente para cobrar en Colombia?
Según la Ley 2300 de 2023, las empresas solo pueden contactar al consumidor una única vez en un mismo día, independientemente de si se utiliza una llamada, un mensaje de texto, un correo electrónico o WhatsApp. Una vez establecido contacto directo con el consumidor, la Ley 2300 de 2023 establece que no podrá ser contactado más de una vez durante el mismo día ni mediante varios canales dentro de una misma semana. Además, deben utilizarse los canales previamente autorizados por el consumidor.
¿Qué pasa si envío un mensaje de cobranza por WhatsApp y el cliente lo lee fuera del horario legal?
Lo que sanciona la ley es el envío del mensaje por parte de la empresa fuera de las horas permitidas. Si envías el mensaje de WhatsApp a las 4:00 p. m. (hora legal) y el cliente lo abre a las 9:00 p. m., la empresa está cumpliendo con la norma. Lo crucial es configurar tus herramientas de automatización para que nunca disparen comunicaciones fuera de las franjas horarias autorizadas.