Funciones clave de un auxiliar de crédito y cobranza en una empresa

El departamento de finanzas de una empresa se encuentra generalmente bajo la supervisión de la Dirección de Finanzas. Sin embargo, tiene su propia composición interna. Aquí, quien lidera es el Gerente de Crédito y Cobranza y bajo su cargo se encuentran otros puestos,  incluyendo el del auxiliar de crédito y cobranza.

Ningún puesto es pequeño, todos tienen un rol importante clave para que el proceso de  cobranza funciones de forma efectiva. Por eso, en esta publicación queremos abordar qué hace un auxiliar de crédito y cobranza y cómo apoya este proceso. ¿También debe saber usar un software de cobranza o no es necesario?

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué es un auxiliar de crédito y cobranza?
• ¿Qué funciones desempeña el auxiliar de crédito y cobranza?
• ¿Cómo debe ser el perfil del auxiliar de crédito y cobranza?
• ¿Debe el auxiliar de crédito y cobranza saber usar un software de cobranza?

¿Qué es un auxiliar de crédito y cobranza?

El auxiliar de crédito y cobranza es una figura de apoyo clave dentro del área financiera de la empresa, particularmente en los procesos relacionados con el seguimiento, documentación y control de las gestiones de cobro. Su trabajo no se limita únicamente a tareas administrativas, sino que forma parte activa del ciclo que garantiza que las facturas emitidas puedan ser cobradas en tiempo y forma.

¿Qué funciones desempeña el auxiliar de crédito y cobranza?

El auxiliar participa directamente en tareas que permiten que las operaciones de cobranza se lleven a cabo sin errores ni retrasos. Uno de sus primeros encargos es revisar el sistema o plataforma de gestión varias veces al día para monitorear las facturas generadas. Si el encargado lo ordena, también puede ayudar en la elaboración de reportes, así como en la revisión de los documentos que respaldarán cada cobro ante el cliente, incluyendo órdenes, pedidos, licitaciones u otros documentos requeridos por el cliente.

También es quien recibe los documentos provenientes del almacén (si lo hubiera), revisando que cuenten con los sellos y firmas que validan la entrega del producto. Si detecta alguna devolución o faltante, prepara las notas de crédito necesarias y gestiona su autorización.

Otra tarea relevante es capturar  en el sistema la información de los pagos que llegan directamente a la oficina, por transferencia, depósito o cualquier otro medio autorizado. Esto permite mantener actualizado el registro de cobranza y facilita el trabajo del resto del equipo. Además, resguarda toda la documentación en el archivo del departamento, asegurando que cada expediente esté completo y accesible.

Hasta aquí lo descrito revela el perfil de un auxiliar de crédito y cobranza para una empresa que no ha digitalizado sus cobranzas aún; sin embargo, en un entorno donde ya se ha implementado un sistema de cobranza el rol del auxiliar de crédito y cobranza se adapta para interactuar con herramientas tecnológicas que permiten automatizar ciertos procesos. En lugar de limitarse al registro manual o físico de la información, el auxiliar debe ser capaz de capturar y validar datos directamente en plataformas digitales, asegurándose de que toda la documentación esté correctamente integrada al sistema.

¿Cómo debe ser el perfil del auxiliar de crédito y cobranza?

Este puesto requiere  una persona organizada, meticulosa y con disposición para colaborar con distintas áreas. Aunque muchas de sus funciones están orientadas a la gestión documental, también se espera que tenga buen trato con las personas y sepa ofrecer apoyo cuando alguien lo necesita.

Es importante que maneje herramientas como procesadores de texto, hojas de cálculo, sistemas de archivo, además de software especializado de crédito y cobranza. Asimismo, el conocimiento básico del uso de equipos de oficina resulta útil para desempeñar su trabajo sin contratiempos.

¿Debe el auxiliar de crédito y cobranza saber usar un software de cobranza?

Sí, es recomendable que el auxiliar de crédito y cobranza tenga un manejo funcional de los software especializados en este campo. Estas herramientas no solo agilizan las tareas rutinarias, sino que también permiten una gestión más precisa y segura de la información. Contar con estas competencias mejora el desempeño del área y facilita la integración del auxiliar en entornos cada vez más digitalizados.

Como puedes notar, el auxiliar de crédito y cobranza desempeña una función clave dentro del área financiera. Su trabajo asegura que cada etapa del proceso de cobro se lleve a cabo de manera ordenada y precisa, ya sea en entornos tradicionales o con herramientas digitales. Valorar su labor es reconocer que una buena gestión financiera comienza en los detalles del día a día.