Cómo crear un dashboard de cobranza para controlar indicadores

¿Qué es un dashboard de cobranza? Es un panel en el que se proporciona la información principal de un proceso. En el caso de un dashboard cobranza se mostrarán los indicadores principales de la gestión de cuentas por cobrar, previamente definidos por la empresa. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué se puede hacer con un dashboard de cobranza? 
• Dashboard de cobranza ¿Qué indicadores se puede incluir?
• ¿Es mejor un dashboard de cobranza en Excel?

¿Qué se puede hacer con un dashboard de cobranza?

En cuanto a la utilidad de un dashboard de cuentas por cobrar, estos son algunos de los beneficios que ofrece crearlo:

• Facilita el análisis de indicadores. Permite visualizar en tiempo real métricas clave, como el porcentaje de cuentas vencidas, la tasa de recuperación de deuda y el promedio de días de mora.
• Simplifica la elaboración de reportes. Genera informes detallados con gráficos y datos actualizados, reduciendo el tiempo y esfuerzo en la presentación de resultados financieros. Además, evita errores comunes en el registro manual.
  
• Centraliza la información de cobranza. Reúne en un solo lugar todos los datos relacionados con pagos, clientes, saldos pendientes y fechas de vencimiento, lo que mejora la organización y el acceso a la información.
  
• Permite filtrar acciones por período. Ofrece la posibilidad de segmentar la información por fechas, clientes o montos, facilitando el análisis de tendencias y la planificación de estrategias de recuperación.
  

Dashboard de cobranza ¿Qué indicadores se puede incluir?

En los dashboard se pueden incluir los indicadores de cobranza que la empresa haya definido como importantes. Sin embargo, los KPI de cobranza claves que todos deberían considerar son: 

• Rotación de cuentas por cobrar. Con este indicador puedes conocer cuántas veces en un período determinado tu empresa recupera sus cuentas por cobrar.
• Antigüedad de cuentas por cobrar. Este KPI te permite saber el porcentaje de cuentas por cobrar que se encuentran al día, las que se encuentran dentro del plazo de vencimiento normal, aquellas que han superado este límite, como las que se hallan en situación de vencidas.
  
• Período promedio de cobro. Este indicador te permite saber cuántos días, en promedio, tarda tu empresa en recuperar sus cuentas por cobrar. Para evaluar el impacto de las estrategias implementadas, es recomendable comparar el promedio del mes actual con el del anterior y analizar su tendencia a lo largo del tiempo.
  

Al elaborar tu dashboard de cobranza, puedes considerar el desempeño interno e incluir información como el top de vendedores con deuda vencida, lo que podría indicar que algunos no están evaluando correctamente al otorgar crédito, lo que resulta en un mayor número de cuentas impagas.

También es importante que en tu panel de cobranza tengas identificado los pagos que están al día y el monto total acumulado, así como los pagos ya realizados, los próximos a vencer y los vencidos. Esta información será clave para que puedas tomar decisiones oportunas e incluso realizar proyecciones financieras.

¿Es mejor un dashboard de cobranza en Excel?

No, un dashboard de cobranza en Excel no es la opción más adecuada. Aunque Excel puede ser útil para realizar tareas sencillas, presenta limitaciones al manejar grandes cantidades de datos, actualizaciones automáticas y la integración con otros sistemas. Además, el riesgo de errores humanos aumenta y la capacidad de análisis se ve restringida.

Lo más recomendable es optar por un dashboard creado por un software especializado en cobranza. Estas herramientas están diseñadas para automatizar la recopilación de datos, generar reportes en tiempo real y permitir un análisis mucho más detallado y preciso. Además, ofrecen funcionalidades como integración con sistemas de pago y recordatorios automáticos, lo que facilita la gestión y mejora la eficiencia en la cobranza.

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