¿Cuál es el costo de implementar un software de cobro automático?

Cuando se trata de optimizar el proceso de cobranza, es común que las empresas evalúen el coste de adquisición de nuevas tecnologías. Pero ¿cuáles son los costos de infraestructura de cobro automatizado? ¿Es mejor desarrollar un software para cobranza por cuenta propia o es más rentable adquirir una suscripción mensual?

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué comprende la infraestructura en soluciones de cobro automatizado?
• Costos iniciales vs. costos operativos
• Factores que impactan los costos de infraestructura
• Comparativa: construir in-house vs. contratar software SaaS
• ¿Cómo ayuda un software como Moonflow a reducir estos costos? 

¿Qué comprende la infraestructura en soluciones de cobro automatizado?

Primero hay que comprender la infraestructura tecnológica de las cobranzas automatizadas. ¿Basta con una computadora o se necesita algo más?

No, cuando hablamos de infraestructura en un sistema de cobro automatizado, nos referimos a todos los componentes tecnológicos necesarios para que la plataforma funcione de manera estable, segura y escalable, sin entrar en la lógica de negocio o las reglas de cobranza. Entre los elementos clave se incluyen:

• Hardware y servidores: Ya sea que optes por servidores locales o en la nube, necesitas equipos que soporten la carga de trabajo, almacenamiento de datos y respaldo de información crítica. Esto también incluye infraestructura de red confiable para garantizar disponibilidad y velocidad en las operaciones.
• Integraciones tecnológicas: Aunque no se trata de la lógica de negocio, la infraestructura debe permitir conexiones con otros sistemas internos, como contabilidad, ERP o CRM, asegurando que los datos puedan fluir correctamente sin interrupciones.
  
• Migración de datos existentes: La infraestructura debe contemplar capacidad de almacenamiento y mecanismos seguros para trasladar información histórica de clientes y transacciones, evitando pérdidas o corrupción de datos.
  
• Seguridad y cumplimiento: Es esencial contar con cifrado de datos, copias de seguridad automáticas, control de accesos y medidas que cumplan con normativas locales de protección de información financiera.
  
• Escalabilidad y mantenimiento: La infraestructura debe ser capaz de crecer con la empresa, soportando aumento de usuarios, volumen de transacciones y nuevas funcionalidades sin afectar la operación. Esto incluye planificación de actualizaciones, monitoreo constante y soporte técnico.
  

Como ves, los costos de servidores cobranzas deben considerar varios factores técnicos. Sin tener aún en cuenta al personal capacitado. 

Nota: Existen calculadoras que te permiten saber cuánto exactamente puedes ahorrar usando un software específico. Moonflow ha desarrollado una, solo debes ingresar el tipo de cobranzas que realizas, la cantidad de clientes activos y el número de gestores para que haga el cálculo en segundos.  ¡Conoce la calculadora del ahorro al implementar Moonflow aquí! 

Costos iniciales vs. costos operativos

Como notaste, crear un software de cobranza desde cero no es barato. Los costos iniciales, además del desarrollo de la infraestructura que te hemos mencionado involucran también:

• La contratación de personal.
• La adquisición de las herramientas, software y la tecnología necesaria.
  
• Así como la capacitación de tu equipo. 
  

Pero a estos gastos hay que sumar los costos operativos. Estos se refieren a los recursos que necesitarás para mantener el software funcionando correctamente a lo largo del tiempo, e incluyen: 

• Mantenimiento y actualizaciones periódicas, para corregir errores y mejorar funcionalidades.
  
• Alojamiento en la nube o servidores externos, cuyos costos mensuales dependen de la capacidad y del proveedor elegido.
  
• Seguridad y control de calidad, que garantizan la protección de datos y un funcionamiento estable del sistema.
  
• Gestión y documentación, fundamentales para coordinar al equipo, registrar procesos y facilitar futuras actualizaciones o integraciones.
  

En resumen:

No basta con pagar a un desarrollador para crear tu software y luego no haya nada más que hacer. Necesitas a un equipo que se encargue no solo del desarrollo inicial, sino también del mantenimiento, las actualizaciones y la mejora continua.

El software de cobranza requiere supervisión constante, pruebas periódicas y adaptaciones frente a cambios en tu negocio o en la normativa vigente. Sin este soporte operativo, incluso la mejor solución puede volverse obsoleta o insegura, generando costos adicionales inesperados.

Factores que impactan los costos de infraestructura

Al evaluar la infraestructura de un sistema de cobro automatizado, varios elementos impactan directamente en la inversión y en la eficiencia operativa. 

En primer lugar, la complejidad del sistema: no solo importa la cantidad de módulos o funcionalidades, sino la sofisticación de sus procesos internos, como reglas de cobranza, análisis de clientes y automatización de flujos. Cuanto más inteligentes y automatizados sean estos procesos, mayor será el tiempo y esfuerzo de desarrollo.

Además de este, otros factores que repercuten en los costos de plataformas de cobranza son: 

• El diseño de la experiencia de usuario.
  
• La integración con otros sistemas.
  
• La precisión de la migración de datos existentes.
  
• La escalabilidad del sistema.
  

Comparativa: construir in-house vs. contratar software SaaS

¿Qué hacer si diseñar un software de cobranza desde cero no está a tu alcance? Lo ideal es que solo consideres desarrollarlo por tu cuenta si planeas dedicarte a comercializar el software. En cambio, si el sistema será de uso exclusivo de tu empresa, lo más recomendable es optar por un software SaaS, que te permita implementar la solución sin asumir todos los costos y riesgos del desarrollo propio.

¿Qué es un software SaaS? Es una solución en la nube que puedes usar mediante suscripción. No necesitas desarrollarlo ni mantenerlo por tu cuenta, ya que el proveedor se encarga de actualizaciones, seguridad y soporte, permitiéndote concentrarte en la operación de tu empresa sin asumir los costos y riesgos de crear un sistema propio.

Para ayudarte a visualizar qué opción es mejor para ti, te dejamos la siguiente tabla comparativa: 

¿Cómo ayuda un software como Moonflow a reducir estos costos? 

¡Simple! Soluciones como Moonflow ya han pasado por todo el proceso de desarrollo y cuentan con el personal, las herramientas y las integraciones necesarias para funcionar de manera óptima desde el primer día. Esto significa que puedes ahorrar tiempo y recursos, ya que no tendrás que construir, probar ni mantener tu propio software.

¿Por qué es mejor comprar un software SaaS especializado como Moonflow en lugar de contratar desarrollo a una empresa externa?

Porque Moonflow no desarrolla software genérico, sino que se enfoca exclusivamente en soluciones de cobranza. Esto garantiza que todas sus funcionalidades, integraciones y actualizaciones estén diseñadas específicamente para optimizar los procesos de cobro, mientras que un desarrollo externo requeriría más tiempo, ajustes, pruebas y personal especializado para lograr un resultado similar. 

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