Automatización o procesos manuales ¿cómo hacer el reporte de cobros?

¿Sigues utilizando Excel para hacer el reporte de cobranzas? Si es así es probable que sea porque todavía no conoces el potencial de la automatización. Y es que después de todo, aunque hacer reportes de cobranza en Excel puede funcionar para una cartera pequeña, no lo es cuando esta aumenta. Después de todo, los procesos manuales siguen estando propensos a errores humanos; mientras que en la automatización este riesgo se reduce prácticamente a 0. 

¿Te gustaría saber qué diferencia existe entre hacer reportes de cobros en Excel que con un software de cuentas por cobrar? En esta publicación te lo contamos. 

1. Gestión de volúmenes de datos

Usar Excel para reportes de cobros puede funcionar bien con una cantidad limitada de cuentas por cobrar, pero cuando el volumen de datos aumenta, la herramienta se vuelve menos eficiente y más propensa a desorganizarse. En contraste, un software especializado en cobranzas maneja grandes cantidades de datos con mayor eficacia, gracias a funciones automatizadas que optimizan el proceso.

2. Errores humanos

Otra diferencia es que registrar datos manualmente en Excel incrementa la posibilidad de errores humanos y el uso de fórmulas incorrectas. Opuesto a esto, un software de cuentas por cobrar genera reportes automáticamente, lo que reduce significativamente la probabilidad de errores y asegura una mayor precisión en los resultados.

3. Análisis avanzado

¿Has intentado hacer análisis de datos en Excel? Es probable que si le pides a cualquier persona que lo haga necesitará conocimiento avanzado de la herramienta para hacerlo; en ese sentido, la capacidad de hacer análisis en Excel depende de las habilidades de lo usuarios. En contraposición, un programa de cobranzas  proporciona análisis avanzados de manera automática, ofreciendo información más detallada y consistente sin depender tanto de la intervención humana. Además lo hace en menos tiempo, sin tener la necesidad de comprobar que la información arrojada sea correcta, ya que trabaja con datos reales y comprobados.

4. Mejor aprovechamiento del tiempo en cobranzas

La falta de automatización en Excel implica que los gestores de cobranza tengan la necesidad de realizar tareas repetitivas en sus procesos, lo que consume mucho tiempo. En contraste un software especializado automatiza estas tareas, permitiendo generar reportes rápidamente y liberando recursos para otras actividades importantes, ¡como la gestión de las cuentas en mora! 

5. Seguridad de los datos 

Excel no ofrece el mismo nivel de seguridad que un sistema de cobranza de deudas, lo que puede hacer que los datos sean vulnerables a accesos no autorizados. Por otro lado, los programas de cobranza especializados implementan medidas de seguridad avanzadas y rastrean todas las acciones en la base de datos, protegiendo la integridad y confidencialidad de la información; así como la trazabilidad de las acciones realizadas en la plataforma. 

6. Acceso y colaboración

El uso de Excel limita el acceso y la colaboración, especialmente si el archivo no está en la nube, lo que puede resultar en información desactualizada. Un software de cuentas por cobrar, por su parte, permite acceso en tiempo real desde cualquier dispositivo con conexión a internet, facilitando la colaboración y garantizando que los datos estén siempre actualizados.

Ahora que conoces las diferencias entre Excel y una plataforma de cobranza de deudas, para la emisión de reportes de cobros; te recomendamos que evalúes bien cada opción para elegir la que mejor se ajuste a tus necesidades y te permita optimizar tus cobranzas.