Cuentas por cobrar
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      Cargar una base masiva de clientes manualmente

      Un cliente es una persona o entidad que tiene una deuda pendiente o un saldo por pagar por productos o servicios adquiridos. Al crear un cliente en Moonflow, podrás guardar su información de contacto y establecer comunicaciones de cobranza.

       

      Accede al video de demostración para aprender a cargar una base masiva de clientes de forma manual:

       

      A continuación, te brindamos el paso a paso para cargar una base masiva de clientes manualmente:

       

      1. Haz clic en el ícono de Cuentas por cobrar en el menú lateral izquierdo.

       
      2. Selecciona la opción Clientes.
       
      3. Dentro de la sección de clientes, haz clic en Crear (ubicado en la parte superior derecha).
       
      4. Selecciona Crear clientes masivo.
       
      5. Se abrirá una ventana emergente donde puedes subir o arrastrar tu archivo.
       
      6. Puedes descargar la plantilla como referencia para conocer los datos obligatorios y los opcionales que puedes incluir. 
      • En la parte inferior izquierda de la plantilla proporcionada encontrarás la pestaña Ayuda, donde se explican los campos obligatorios, formatos y ejemplos para ingresar los datos correctamente.
      • Después de la primera carga de clientes, cuando ya hayas realizado el mapeo de campos, deberás subir la plantilla que ya tienes disponible, siempre que esté mapeada y actualizada.
       
      7. Una vez ingresados los datos, ve a Archivo, haz clic en Descargar y luego en Microsoft Excel (.xlsx) para guardar el archivo en formato .XLSX.
       
      8. Haz clic o arrastra tu archivo al recuadro de carga.
       
      9. Recibirás un correo de comunicaciones@moonflow.ai confirmando si la carga fue exitosa.
       
      10. Si la carga tiene errores, recibirás un correo con los motivos. Se te informará en la columna Row en qué número de fila está el inconveniente y al lado se especificará cuál fue el error en el dato.
      Información importante

      - Si subes un archivo con el mismo número de documento, la información del cliente se actualizará automáticamente.

      - Debes cargar el archivo de clientes una vez en la carga inicial y luego cada vez que haya un alta, baja o modificación en los datos. Si subes un archivo con actualizaciones, solo se modificarán los clientes incluidos en él, sin eliminar los registros existentes de otros clientes.

      - Si necesitas descargar la información cargada, ve a Cuentas por cobrar, accede a la pestaña Clientes y haz clic en Descargar. Recibirás un correo con el reporte en formato .XLSX, disponible por 7 días. Si no lo ves, revisa spam o actualiza tu bandeja de entrada.

      💡 Resumen de consejos básicos para la carga de datos

      Unifica los datos que colocas. Por ejemplo, para un cliente utiliza siempre el mismo valor para el número de documento o ID Fiscal en los archivos de clientes, órdenes de pago y novedades de pago.

      Unifica cómo colocas los datos. Por ejemplo, si colocas nombre y apellido en el campo Nombre, mantenlo así con todos los clientes y en todos tus archivos.

      No mezcles información en una misma celda. Por ejemplo, si tienes dos celulares no los coloques en el mismo campo, utiliza la columna opcional Celular_2.

      Sigue el órden de carga de los datos. Asegúrate que el cliente exista y esté activo (no anulado ni eliminado) antes de cargar sus órdenes de pago y, a su vez, estas dos deben existir antes de subir sus novedades de pago.

      Respeta los formatos de carga. Por ejemplo, el número de contacto no debe incluir caracteres especiales, espacios ni el LADA del país y el monto se debe colocar sin comas.

      Proporciona al menos un medio de contacto válido para cada cliente. La comunicación es vital para una gestión de cobranza exitosa.

      El número de identidad del cliente debe ser único e irrepetible. Es un dato esencial y mandatorio. La referencia (campo opcional), si la utilizas, también debe ser única.

      Carga solo los datos necesarios para comunicación y gestión de cobros. Evita incluir información que no sea relevante para estos fines.

      No coloques "0" ni "no disponible" en los campos vacíos no mandatorios. Simplemente déjalos en blanco.

       

      💡 ¿Quieres saber más sobre este tema? Puedes acceder al siguiente recurso:

      🚀 Video: Opciones de conexión de datos que debe tener un sistema de cobranzas.