Habilidades que debe tener todo gestor de cobranza eficaz

¿Qué es un gestor de cobranza? En todo negocio con cuentas por cobrar es crucial contar con una persona a cargo de contactar a los clientes para remitirles sus facturas o solicitar el pago de deudas vencidas . Este rol lo desarrollan los gestores de cobranza.

Sin embargo, cuando hablamos de gestores de cobranza, nos encontramos con dos tipos de especialistas. Los gestores de cobranza extrajudicial y los gestores de cobranza judicial. Aunque tienen funciones similares, sus perfiles son diferentes. En esta publicación te contamos un poco más sobre ambos. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• Tipos de gestores de cobranza
• ¿Qué hace un gestor de cobranza extrajudicial?
  • 1. Contactar a los clientes
  • 2. Asesorar a los deudores respecto con  sus alternativas
  • 3. Registrar y mantener actualizada la información de la cartera
  • 4. Concretar acuerdos de pago con clientes morosos y registrarlo
• Bonus: Aprovechar herramientas digitales para agilizar la gestión
  
• Perfil de un gestor de cobranza
• Habilidades duras de un gestor de cobranza
• 7 habilidades blandas de los gestores de cobranza

Tipos de gestores de cobranza

A continuación, te contamos qué diferencia a los dos perfiles de gestores de cobranza que se suelen solicitar. 

• Gestores de cobranza extrajudicial. Son quienes contactan a los clientes morosos para negociar el pago antes de que la deuda pase a un proceso judicial. Usan llamadas, mails, mensajes y otros canales para gestionar la cartera asignada, asesorando sobre las opciones de pago y buscando siempre acuerdos beneficiosos para ambas partes. Además, se encargan de hacer los trámites relacionados con los pagos y mantienen al día los registros de cada gestión.
• Gestores de cobranza judiciales. Estos intervienen cuando la deuda ya está en proceso legal. Su tarea principal es verificar que se cumplan las sentencias judiciales, lo que puede incluir llamadas y visitas a los deudores para asegurarse de que respeten los acuerdos. También mantienen actualizada la información de las cuentas a su cargo y reportan los avances a sus supervisores.
  

¿Qué hace un gestor de cobranza extrajudicial?

Como mencionamos antes, los gestores de cobranza extrajudicial son quienes buscan recuperar el pago de deudas atrasadas antes de que pasen a instancias legales. Entre sus tareas principales se incluyen:

1. Contactar a los clientes

Llaman o envían mensajes a los clientes con pagos atrasados para recordarles la deuda pendiente. La idea es generar un diálogo amigable que motive al cliente a ponerse al día.

2. Asesorar a los deudores respecto con  sus alternativas

No solo les piden que paguen, sino que también les explican las alternativas disponibles, como pagar en cuotas o aprovechar descuentos, ayudándolos a  cumplir con sus obligaciones.

3. Registrar y mantener actualizada la información de la cartera

Anotan todas las gestiones y el estado de cada deuda para llevar un seguimiento claro y ordenado.

4. Concretar acuerdos de pago con clientes morosos y registrarlo

Cuando un cliente acepta un plan de pago, el gestor formaliza el acuerdo y lo registra correctamente para evitar confusiones o problemas posteriores.

Bonus: Aprovechar herramientas digitales para agilizar la gestión

Aunque no es una tarea propiamente dicha de la mayoría de los gestores, sí es un valor agregado para los perfiles más eficientes. Después de todo, la digitalización ayuda a agilizar el proceso de cobranza y mejora los índices de recuperación. Por eso, si la empresa cuenta con un software de cobranza, los gestores deben desarrollar las habilidades necesarias para aprovecharlo al máximo.

Perfil de un gestor de cobranza

Ahora que ya conocés qué es y qué tareas tiene a su cargo este profesional, ¿cuáles son las habilidades que debe tener? Conocerlas te va a permitir a definir el perfil o a saber si tus colaboradores cumplen con lo necesario.

Habilidades duras de un gestor de cobranza

Esta es una lista de los conocimientos que debe tener un gestor de cobranza extrajudicial:

• Manejo de bases de datos y sistemas para registrar pagos y acuerdos.
• Conocimiento de métodos y opciones de pago.
  
• Uso de herramientas digitales para comunicarse (llamadas, emails).
  
• Capacidad para tramitar documentos y coordinar pagos.

En cuanto a las de un gestor de cobranza judicial, también debe:

• Tener conocimiento del proceso judicial y normativas aplicables.
  
• Capacidad para realizar visitas de campo y verificar la situación del deudor.
  
• Registro actualizado de la cartera judicial y reportes detallados a supervisores.
  
• Manejo de documentación legal y comunicación formal con entidades. 
  

7 habilidades blandas de los gestores de cobranza

En cuanto a las habilidades blandas en común, de ambos perfiles, nos encontramos con: 

• Comunicación clara y efectiva. Es clave para transmitir información sensible sin generar confusión, adaptándose al canal y al perfil del cliente.
• Empatía. Fundamental en la cobranza extrajudicial para llegar a acuerdos voluntarios, y también en la judicial para mantener un trato respetuoso, incluso en contextos más tensos.
  
• Escucha activa. Permite detectar preocupaciones, objeciones o posibles soluciones que mencione el deudor, y así facilitar la negociación.
  
• Negociación y persuasión. Especialmente importante en la etapa extrajudicial, ya que puede evitar llegar a juicios costosos para ambas partes.
  
• Firmeza y manejo del conflicto. Ayuda a no ceder ante evasivas o manipulaciones, y a saber cuándo ser flexible y cuándo sostener una postura profesional.
  
• Organización y seguimiento. Gestionar varias cuentas a la vez requiere priorizar tareas, hacer seguimiento constante y registrar todo lo actuado.
  
• Tolerancia al rechazo y resiliencia. No todas las gestiones serán exitosas. Es importante mantener la calma ante respuestas difíciles y seguir adelante sin tomarlo como algo personal.

Contar con un buen gestor de cobranzas, ya sea en la etapa extrajudicial o judicial, puede marcar una gran diferencia en la salud financiera de cualquier negocio. No se trata solo de cobrar, sino de saber comunicarse, acompañar a los clientes y encontrar soluciones sostenibles para ambas partes.

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