Pasos clave para reclamar factura impagada

¿Reclamar una factura impagada es complicado? Cobrar es un proceso delicado porque el objetivo es recuperar el dinero adeudado en el menor tiempo posible sin afectar la relación con el cliente. Así que como empresa debes tener tino y seguir ciertos protocolos para que el proceso sea eficiente. Para ayudarte a gestionar el cobro de tu factura impagada, te ofrecemos esta guía práctica. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué es una factura impagada?
• ¿Cómo reclamar factura impagada?
  • 1. Llamar a la persona o entidad deudora
  • 2. Emitir un e-mail de cobranza
  • 3. Enviar una carta de reclamación de deuda 
• ¿Cómo reclamar facturas impagadas judicialmente?

¿Qué es una factura impagada?

Las facturas impagadas son deudas que se adquieren entre empresas o entre personas y empresas que no han sido canceladas, en el lapso establecido.  La morosidad puede deberse a diferentes factores; por ejemplo, falta de fondos, un gasto imprevisto, problemas con el producto o servicio brindado, etc. Conocer los motivos es un factor importante al momento de reclamar factura impagada ya que puede ayudar a llegar a un nuevo acuerdo de pago.  

¿Cómo reclamar factura impagada?

La reclamación de facturas impagadas puede hacerse por vía judicial o extrajudicial. Se entiende como un proceso extrajudicial a aquel que se lleva a cabo antes de que la empresa acreedora denuncie a la deudora por el impago. 

Aquí los pasos que se recomiendan seguir:

1. Llamar a la persona o entidad deudora

Ante la detección de la morosidad, la mejor forma de reclamar facturas impagadas es mediante el contacto telefónico. Esto permite una comunicación bidireccional entre las partes con el objetivo de conocer el motivo de la mora y llegar a acuerdos. 

Las llamadas telefónicas suelen ser uno de los medios de contacto más efectivos en la cobranza de factura entre empresas, aunque también es útil en la cobranza a personas. Es importante que la llamada y el acuerdo queden registrados y se les dé el seguimiento debido. 

2. Emitir un e-mail de cobranza

En ocasiones las llamadas telefónicas no son contestadas por la otra parte; por lo que hay que recurrir a otros medios de contacto. El segundo medio formal para comunicar y reclamar una deuda es mediante el correo electrónico. 

Este correo electrónico debe ser claro, e integrar toda la información relacionada a la factura impagada, incluyendo los datos de la empresa, forma de contacto, etc. Es importante asegurarse de que el correo electrónico de cobranza se realice desde un correo corporativo. 

3. Enviar una carta de reclamación de deuda

Si los medios anteriores no son efectivos, lo que sigue es escribir una carta para reclamar una factura impagada. Este es un documento es una solicitud más formal por lo que puede ser usada posteriormente en un juicio por cobranza. 

Algunas empresas envían hasta dos cartas de cobranza certificadas antes de iniciar un proceso legal. En la última comunicación (previa a la denuncia) es importante mencionar la posibilidad de proceder por este medio en caso de no obtener respuesta, siempre y cuando no se use de forma intimidatoria y sea una acción que realmente está contemplando la organización. 

¿Cómo reclamar facturas impagadas judicialmente?

Antes de saber cuál es el proceso, es importante conocer los costos de reclamar una factura impagada en España. En el caso de facturas por montos menores a los 2,000 euros, el proceso judicial no tiene costo para iniciar, y no implica la contratación de un abogado. Por montos mayores a este, se establecen tasas que van desde los 100 euros, se necesita un intermediario legal y debe existir un documento formal que amerite el proceso. 

Para reclamar deudas de dinero en España, se sigue lo que se conoce “procedimiento monitorio” gracias a esto ambas partes comparecen una sola vez ante un juez. En caso de que el fallo sea a favor del acreedor, el deudor tiene un plazo para cancelar la deuda, si no lo hace, el acreedor tiene derecho a ejercer la ejecución forzosa, a través de la cual se puede realizar el embargo de los bienes de la persona demandada, hasta que se alcance el monto adeudado.