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Artículo por: Moonflow Mx
La gestión de las cuentas de cobranza es clave en los negocios que aceptan pagos a crédito o que otorgan préstamos. Sin embargo, muchas empresas dudan entre derivar esta área a agencias de cobranza o acaso, capacitar a su propio personal y dotarlo de herramientas que permitan la gestión interna de las cuentas por cobrar. Para esto último, resulta útil la implementación de un programa para cobrar.
Existen diferentes factores que se deben considerar si se elige una agencia de cobranzas o la cobranza interna. En esta publicación, hablaremos acerca de los puntos fuertes de cada uno para que puedas elegir la mejor opción para tu negocio.
¿Qué vas a encontrar en este texto?
¿Qué es una agencia de cobranza y qué ventajas ofrece?
1. Cuentan con experiencia especializada
2. Saben lidiar con clientes difíciles
¿Qué es un software automatizado de cobranza y por qué elegirlo?
1. Te ayuda a cumplir con el cronograma de cobranza de manera consistente y automática
2. Mejora la eficiencia de tus gestores de cobranza
3. Son más asequibles y rentables
Entonces ¿cuál elegir? ¿Agencia o software de cobranzas?
¿Qué es una agencia de cobranza y qué ventajas ofrece?
Una agencia de cobranza externa es una empresa que se especializa en el cobro de deudas. De esa manera, las empresas que ofrecen productos o servicio a crédito pueden contratarlas para gestionar las cuentas por cobrar de su cartera.
Con esta opción, tus trabajadores pueden concentrarse en el core business de tu negocio y delegar este tipo de tarea a terceros. Si bien se puede contratar una agencia de cobros para gestionar el cobro de deudas, desde la emisión de la misma factura, también existen agencias de cobranza extrajudicial, que suelen enfocar sus servicios en el cobro de deudas que han caído en más de 30 días de mora. En ese sentido, la empresa de cobranza se centra en ejecutar estrategias que motiven el pago antes de tener la necesidad de iniciar un proceso judicial.
Hay una serie de ventajas y desventajas de elegir una agencia de cobros en México, en vez de implementar un área de cobranza propia, por ejemplo:
1. Cuentan con experiencia especializada
Las agencias de cobranzas están formadas por profesionales que se dedican exclusivamente a recuperar deudas. Esto les brinda un conocimiento profundo de las mejores prácticas y estrategias para maximizar la recuperación de fondos, sin faltar la ley.
2. Saben lidiar con clientes difíciles
En toda cartera hay un segmento de clientes a quienes es difícil cobrarles. Optar por una agencia de cobranzas, cuando no se tiene al equipo capacitado es una buena idea, ya que tienen estrategias que les ayuden a lidiar con este segmento, llegar acuerdos de pago, y obtenerlos.
Sin embargo, aunque hay ventajas de contratar agencias de cobranzas, también hay algunas desventajas. Por ejemplo, el tema del costo es uno de ellos, por lo que resulta importante evaluar si es rentable subcontratar o capacitar al personal para ahorrar gastos y obtener los mismos beneficios.
Por otra parte, otra desventaja de contratar una agencia de cobranzas es que se pierde el control sobre la forma cómo se manejan las cobranzas, por lo que es clave evaluar bien la empresa que se va a contratar para asegurarse de que su trato con el cliente favorezca la imagen que se tiene de la empresa contratante.
En consecuencia, un manejo de las cobranzas de manera interna y directa puede ser mucho más eficiente a la hora de una gestión preventiva y un aumento en el recaudo, pues se tiene mayor control de los procesos a un costo reducido.
¿Qué es un software automatizado de cobranza y por qué elegirlo?
Una opción frente a la contratación de las agencias de cobranzas que cada vez se está haciendo más popular entre empresas de diferentes sectores, es la adquisición de un software automatizado de cobranza. Que si bien, no reemplazará a los gestores de cobranza, sí es una herramienta sumamente útil que, incluso las mismas agencias de cobros de deudas emplean.
Pero ¿qué es un software automatizado de cobros? Es un programa informático en el que se puede llevar toda la data de las cuentas por cobrar; de forma ordenada y detallada. Estos programas, como sucede con Moonflow, se almacenan en la nube, por lo que se puede tener acceso a ellos desde cualquier dispositivo conectado a internet. En el caso de software de cobranzas automatizados, como el nuestro, lo que se ofrece es la automatización de diferentes procesos de la gestión de cobranzas, como el envío de recordatorios de pago o la creación de informes de cobranza que ayuden a tomar decisiones estratégicas sobre los procesos, entre muchas funcionalidades más.
Si tenemos que enumerar la vasta cantidad de ventajas que ofrecen los programas informáticos de cobranza; podríamos enumerar las siguientes:
1. Te ayuda a cumplir con el cronograma de cobranza de manera consistente y automática
Esto se debe a que facilitan el seguimiento de los plazos de pago de forma sistemática. De esa manera, es el mismo programa el que se encarga de enviar los recordatorios de pago de forma puntual, favoreciendo la tasa de recuperación de las deudas y reduciendo los tiempos de mora. Al automatizar estos procesos, se evitan olvidos y se mantiene una comunicación constante con los clientes morosos, lo que favorece el flujo de efectivo y la gestión eficiente de las cuentas por cobrar.
2. Mejora la eficiencia de tus gestores de cobranza
Al contar con un software de cuentas por cobrar, otra de las grandes ventajas es que tus gestores de cobro ya no perderán tiempo en tareas repetitivas, lo que les permitirá invertir energías en asuntos más importantes y estratégicos. Por ejemplo, atender las cuentas más difíciles con un trato más directo y personalizado, favoreciendo la obtención de nuevos acuerdos de pago.
3. Son más asequibles y rentables
Una ventaja adicional de los software de cobros; y quizá una de las que esté favoreciendo su popularidad es su costo-beneficio. En contraste con las agencias de cuentas por cobrar, los software de cobranza se adquieren por suscripción mensual o anual, según las necesidades de cada empresa. Y los precios son altamente competitivos.
Por ejemplo, supongamos que tenemos 500 clientes a quienes cobrar cada mes. El plan que mejor nos convendría sería el plan mensual de $249 USD de Moonflow, que permite la administración de este número de cuentas. Si elegimos el plan mensual, gestionar la cuenta de cada cliente nos estaría costando $0.498 USD. En un plan anual, el costo sería de $1999 USD, lo que representa un ahorro de $989 USD (en contraste con un pago mensual); es decir que, contratando el plan anual, el costo por cliente sería de $0.33316 USD ¡Realmente rentable!
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Entonces ¿cuál elegir? ¿Agencia o software de cobranzas?
Es importante que evalúes las necesidades de tu negocio antes de decidirte. La subcontratación es ideal si no cuentas con los conocimientos ni elementos para gestionar la cobranza, aunque deberás asegurarte de encontrar una agencia confiable que trabaje alineada a la ética de tu negocio y las leyes locales, algo que cada vez es más difícil.
Por otra parte, también es importante asegurarte de que sus procesos son modernos, pues muchas agencias pueden tener todavía estructuras y mecanismos obsoletos.
Por otra parte, si eliges un software de cobros podrás aumentar la eficiencia en la gestión de una manera más rápida y barata. Tendrás control del proceso de manera directa, y podrás aprender de él a través de las recomendaciones y los datos arrojados por el software para poder recaudar cada vez más.
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