Plantillas de mensajes para que sepas cómo cobrarle a un cliente

La gestión de cobranzas es un proceso delicado, en toda empresa. Después de todo, si los clientes pagan a tiempo y se mantiene una baja tasa de morosidad, el flujo de caja será favorable y la empresa podrá seguir funcionando y creciendo. Sin embargo, como parte de la cobranza, hay que saber cómo cobrarle a un cliente.

La forma cómo lo hagamos, influirá en la manera cómo reciba esta comunicación y la acción que realice luego de nuestro mensaje. En este contexto, es importante saber cómo cobrar a un cliente amablemente, tanto por temas financieros, como también con el objetivo de fidelizar a nuestra cartera.

En esta publicación, queremos orientarte para que sepas cómo cobrarle a una persona que te debe dinero, a través de 5 ejemplos, según la forma de contacto que hayas elegido.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

¿Cómo cobrar amablemente a un cliente? - Ejemplo

Plantillas para cobrarle a un cliente WhatsApp

¿Cómo cobrarle a un cliente por correo? - Plantillas para los mensajes

¿Cómo cobrar a una persona por teléfono?

Cómo cobrar amablemente a un cliente – ejemplo

Cómo cobrarle a alguien sin que se enoje debe formar parte de tu estrategia de cobranza; sin embargo, el hecho de ser amable y respetuoso no quiere decir que no seamos serios con nuestra solicitud de pago.

Un consejo importante que te damos, antes de brindarte ejemplos de cómo cobrar a clientes es que no te comuniques con tu cartera, sin tener una plantilla o guion de comunicación previamente definido. De esa forma sabrás qué decirle al cliente según su perfil, cómo responder sus dudas; y brindarle soluciones en caso presente problemas de pago antes o después del vencimiento de su factura.

Contar, en este punto, con un software de cobranza de deudas suele ser sumamente efectivo para establecer recordatorios de pago, en las diferentes etapas de cobranza. Estos programas, permiten crear plantillas de cobranza que se envían en fechas estratégicas en cada segmento de tu cartera. Además, también te permiten un mejor control de las comunicaciones, incluyendo los pagos realizados y las promesas de pago obtenidas, entre otros KPIs importantes.  

A continuación, te contamos cómo cobrarles a tus clientes por diferentes medios y te proporcionamos algunos ejemplos de mensajes de cobranza que puedes adaptar: 

Plantillas para cobrarle a un cliente por WhatsApp

Los mensajes de cobranza por  WhatsApp son una manera efectiva de cobrar deudas. De hecho, la cobranza por WhatsApp es más utilizada que la primera opción. Esto se debe, a que de esa manera se tiene un mejor control sobre la recepción del mensaje, por parte del cliente. Además, facilita la interacción con los gestores de cobranza, a través de chatbots que pueden resolver preguntas frecuentes, facilitando así el pago mediante enlaces o derivando a los clientes con predisposición a caer en mora, con el equipo de cobranza.

Los mensajes de cobranza por WhatsApp pueden hacerse durante cualquiera de las etapas del ciclo de cobranza. A continuación, te brindamos un ejemplo de mensaje de cobranza por WhatsApp:

Ejemplo 1: 
¡Saludos [Nombre del Cliente]!

Te escribimos porque hemos notado que tu factura [Número de factura] vencerá el próximo [Fecha de vencimiento].

Para evitar caer en moras e incurrir en cobros adicionales, puedes realizar el pago en el siguiente enlace [enlace de pago]

Si tienes dudas o necesitas reprogramar el pago de tu deuda, responde este mensaje y te contactaremos con un asesor.

¡Que tengas buen día! 

Ejemplo 2: 
¡Hola [Nombre del Cliente]!

Esperamos que estés teniendo un buen día. Solo queríamos recordarte que hoy es el día de vencimiento de tu factura [Número de factura].

Para evitar inconvenientes y cargos adicionales, puedes realizar tu pago de manera rápida y sencilla haciendo clic en el siguiente enlace [enlace de pago].

Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda con alguna gestión, estamos aquí para asistirte. Puedes responder a este mensaje y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible.

Gracias por tu atención y confianza. ¡Que tengas un excelente día!

Cómo cobrarle a un cliente por correo - Plantillas para los mensajes

Los correos de cobranza son una de las formas más efectivas cómo cobrar una deuda. Muchos clientes prefieren este medio de contacto porque es menos invasivo que una llamada telefónica o un mensaje de texto, por lo que pueden revisarlo en cualquier momento y hora del día.

Lo ideal, si recurres a correos para cobrar deudas es que sean parte de tu cobranza preventiva. Es decir que los envíes antes del vencimiento de la factura, para que los clientes tengan tiempo de organizarse y pagar. Debido a que se trata de una forma preventiva de cobrar, lo ideal es que uses un tono amable en esta comunicación; que recuerdes las condiciones de pago; las consecuencias de retrasarse en saldar lo adeudado y; que incluyas las formas de pago disponibles.

Si bien los e-mails de cobranza son generalmente usados en estrategias preventivas; por lo que se envían antes y el mismo día del vencimiento de la factura; también puedes usarlos para comunicaciones posteriores al retraso; aunque si los clientes no pagan ni se comunican con tus gestores de cobranza para regularizar su situación, será conveniente que recurras a otras vías de comunicación. 

A continuación, compartimos un ejemplo de mensaje de cobranza por correo electrónico.

Ejemplo 3

Asunto: Tu recibo de pago [Nombre de tu empresa] está próximo a vencer
Hola [Nombre del Cliente]

Esperamos que te encuentres bien. Te escribimos para comunicarte que tu recibo del mes [Número de recibo] vencerá el próximo [Fecha de Vencimiento]. ¡Por eso, te ayudamos recordándote nuestros medios de pago!

[Lista de medios de pago y enlaces para pagar]

¡Paga antes del vencimiento y evita cobros por moras!

En caso de que ya hayas efectuado el pago, por favor omite este mensaje 
¡Que sigas pasando un excelente día!

Atentamente

[Tu nombre]
[Tu cargo]
[Nombre de la empresa]
[Información de contacto]

Ejemplo 4: Correo de cobranza por deuda vencida:

Asunto: Recordatorio de pago urgente: Factura vencida

Estimado/a [Nombre del Cliente],

Esperamos que se encuentre bien. Nos dirigimos a usted para informarle que su factura correspondiente al mes [Número de Recibo] venció hace [Número de días] el [Fecha de Vencimiento].

Es muy importante abordar esta situación de inmediato para evitar cargos adicionales y asegurar la continuidad de nuestros servicios. Le instamos a realizar el pago de forma urgente utilizando los siguientes medios:

[Lista de medios de pago y enlaces para pagar]

Si ya ha realizado el pago, le agradecemos y le pedimos disculpas por este recordatorio. En caso contrario, le solicitamos encarecidamente que aborde esta situación sin demora.

Si requiere asistencia o desea discutir un plan de pago alternativo, estamos aquí para ayudarle.

Agradecemos su pronta atención a este asunto y esperamos recibir su pago a la brevedad posible.

Atentamente,

[Tu nombre]
[Tu cargo]
[Nombre de la empresa]
[Información de contacto]

Vale la pena agregar que es recomendable agregar algo de diseño y branding a tu correo de acuerdo a la marca de tu empresa, incluyendo logos, colores y otros elementos. Esto le agrega mayor credibilidad a tu correo. Un software de cobranza con funcionalidades de cobros a través de correo electrónico puede ser una buena solución en este caso, pues te permiten personalizar las plantillas de los correos de acuerdo a la identidad de tu marca.

¿Cómo cobrarle a una persona por teléfono?

Finalmente, otras de las formas cómo cobrar amablemente, es por teléfono. En general, este método suele usarse cuando el cliente ha caído en mora, puesto que es posible que los mensajes de correo o texto no hayan sido leídos por el cliente. Esta forma de contacto, no solo es una estrategia para obtener el pago cuando se cae en mora, sino también para conocer los motivos del retraso y tener la oportunidad de llegar a acuerdos de pago antes que la deuda crezca.

Estratégicamente, las llamadas de cobranza deben hacerse en un tono amable, para que la otra persona se abra al diálogo y esté dispuesta a negociar. Asimismo, antes de llamar, debes asegurarte de que hablas con la persona correcta, por lo que contar con una base de datos de clientes actualizada y confirmada es vital. Esto se debe a que legalmente está prohibido comunicar la deuda de una persona a terceros; por lo mismo, antes de informar el motivo de tu llamada, debes validar su identidad; si es la persona indicada, te identificas con tu nombre, el nombre de la empresa por la cual llamas y el motivo. Cuando expreses el motivo, el cual es la deuda a saldar, expón el concepto y las consecuencias del incumplimiento. Asimismo, debes predisponerte a escuchar a la otra parte para intentar llegar a un acuerdo de pago y finalmente registrar dicha interacción. 

Ejemplo 5:

Buenos días/tardes, [Nombre del Cliente]. Mi nombre es [Tu Nombre] y estoy llamando en representación de [Nombre de tu Empresa]. ¿Cómo se encuentra hoy?

En este punto, corroboras la identidad de la persona al otro lado de la línea, para luego avanzar al paso siguiente.

El motivo de mi llamada es discutir sobre la factura pendiente con número [Número de Factura] que venció el [Fecha de Vencimiento]. Queremos asegurarnos de que recibiste nuestro mensaje. E informarte que, según nuestras condiciones de pago, empezará a cobrarse un recargo, por pago atrasado, de no regular la situación. Por favor indícanos qué medio de pago usarás para poder ayudarte con el proceso.

Este mensaje evita que el cliente se excuse con facilidad; y puedes evaluar su predisposición a pagar. Tras esta primera intervención, debes permitir que se exprese con libertad, para comprender su situación y proponer, si hay intención de pagar, un nuevo compromiso de pago.