Mensagens de Cobrança: Dicas e Modelos Prontos para Clientes

Cobrar um cliente inadimplente pode ser um desafio, inclusive para empresas de cobrança. Porém, uma estratégia sólida e o envio de mensagens adequadas podem ser de grande ajuda para garantir que eles cumpram suas obrigações financeiras.

Qual canal escolher para enviar mensagens de cobrança?

No passado, o envio de mensagens de cobrança era feito majoritariamente por correio postal. Apesar de sua formalidade, apresentava desvantagens importantes, como o longo tempo de entrega — que podia atrasar ainda mais o recebimento — e os custos envolvidos, tornando esse método pouco eficiente.

Com a evolução da tecnologia, os meios digitais passaram a ser os preferidos. Mas quais são as opções mais utilizadas atualmente?

Ligações telefônicas

Oferecem comunicação direta e mais pessoal, permitindo tratar rapidamente detalhes da dívida. São ideais para situações urgentes ou quando é necessária uma explicação imediata.

Mensagens de texto (SMS ou WhatsApp)

Permitem o contato sem depender da disponibilidade imediata do destinatário, oferecendo flexibilidade para leitura e resposta no momento mais conveniente. Essa característica é especialmente relevante em um cenário marcado pela agilidade no dia a dia.

E-mail

Na gestão de contas a receber, os e-mails combinam formalidade e praticidade. São ideais para tratar assuntos de forma detalhada, anexar documentos e fornecer informações complementares. Além disso, podem ser lidos em horários flexíveis, ampliando as chances de análise pelo cliente.

Como redigir uma mensagem de cobrança?

A estrutura básica de uma mensagem deve ser simples e objetiva:

1. Primeiro parágrafo: Identifique-se e informe o valor em aberto.
2. Segundo parágrafo: Apresente uma sugestão de plano ou forma de pagamento.
3. Terceiro parágrafo: Solicite a confirmação do pagamento ou a definição de uma data.

É importante considerar que cada cliente pode ter motivos distintos para o atraso. Por isso, incluir informações adicionais pode ajudá-lo a tomar uma decisão mais consciente. A seguir, alguns exemplos:

Exemplo de mensagem via WhatsApp

"Olá, [Nome do Cliente]!

Gostaríamos de lembrar que há uma fatura em aberto no valor de R$ [Valor]. Sabemos que imprevistos acontecem e queremos apoiar você neste processo.

Agradecemos se puder realizar o pagamento o quanto antes. Caso precise de ajuda ou de um prazo adicional, ficamos à disposição para conversar. Estamos aqui para colaborar.

Atenciosamente, [Seu Nome]"

Exemplo de e-mail de cobrança

Assunto: Lembrete de fatura pendente – Ação necessária

Prezado(a) [Nome do Cliente],

Esperamos que esteja bem. Aproveitamos para informar que há uma fatura em aberto no valor de R$ [Valor], referente a [Descrição da Dívida], emitida em [Data da Fatura]. Entendemos que as circunstâncias podem variar e estamos à disposição para prestar todo o apoio necessário.

Sabemos da importância da pontualidade para ambas as partes e gostaríamos de colaborar para resolver esta pendência da melhor forma possível. Para sua comodidade, sugerimos a realização do pagamento até [Data Limite].

Caso o pagamento já tenha sido realizado ou seja necessário mais prazo, pedimos a gentileza de nos informar. Estamos abertos a discutir alternativas flexíveis.

Atenciosamente, [Seu Nome]"

Exemplos de frases para telefone

“Bom dia, [Nome do Cliente]. Estamos entrando em contato para ajudá-lo a resolver uma pendência de R$ [Valor]. Juntos podemos encontrar a melhor forma de solucionar. Como prefere proceder?”

“Olá, aqui é [Seu Nome] da [Nome da Empresa]. Gostaríamos de confirmar se você está ciente de um saldo em aberto no valor de R$ [Valor]. Estamos à disposição para apresentar opções e facilitar o processo.”

Não se esqueça de acompanhar a cobrança

O acompanhamento (follow-up) é fundamental para monitorar os lembretes e reforçar o compromisso de apoiar o cliente. Mais do que uma tarefa operacional, trata-se de um fator determinante para a eficácia da estratégia.

• Automatize: O uso de um sistema de cobrança permite automatizar esse acompanhamento, evitando tarefas repetitivas.
• Mantenha o histórico: Faça sempre o acompanhamento após o primeiro contato para demonstrar organização e comprometimento.
• Esclareça dúvidas: O contato frequente evita que o pagamento seja postergado por falta de informação, criando um relacionamento de confiança.

Lembre-se: sua postura faz toda a diferença. Mantenha sempre um tom profissional, cordial e paciente.

Anote: 6 dicas para tornar seu processo de cobrança mais eficiente

• Atualize seus relatórios: Deixe para trás o modelo tradicional. O software moderno de gestão prioriza os objetivos das contas a receber e utiliza múltiplos canais, deixando a cobrança telefônica como um papel secundário.
• Use a tecnologia a seu favor: Se você busca eficiência na cobrança preventiva, ferramentas como a Moonflow tornam o processo simples, permitindo automatizar comunicações em diversos canais e segmentar a carteira de clientes.
• Foque na recuperação: Na cobrança moderna, a estratégia de recuperação ocupa posição central. A cobrança judicial deve ser tratada separadamente; identifique quais sistemas geram melhor desempenho para cada caso.
• Evite a agressividade: Cobrar de forma agressiva não é uma opção viável. Além de prejudicar a imagem da empresa, pode trazer riscos legais.
• Valorize o gestor: O papel do gestor continua sendo fundamental. Mesmo com softwares de automação, esse profissional é responsável por potencializar o uso das ferramentas e elevar a taxa de recuperação.
• Integre IA: Os canais digitais, aliados à inteligência artificial, permitem interações muito mais eficazes e personalizadas com os devedores.

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