Cargar una base masiva de novedades de pago manualmente

Un pago es el dinero que un cliente entrega para cubrir una deuda o factura, usando efectivo, cheque, transferencia, tarjeta u otros métodos aceptados.

⚠ Para cargar un pago recibido, asegúrate de que el cliente esté registrado en la plataforma y que los campos Tipo, Número de documento y Código de pago coincidan con los de la orden de pago previamente cargada.

Accede a las órdenes de pago

• Haz clic en el ícono Cuentas por cobrar, ubicado en el menú lateral izquierdo.

• Selecciona Órdenes de pago.

Crea una base de pagos recibidos masiva

• Dentro de la sección Órdenes de pago, haz clic en el botón Crear (ubicado en la parte superior derecha).

• Selecciona Carga de pagos recibidos masivo.

• Se abrirá una ventana emergente donde podrás subir o arrastrar tu archivo.

• Haz clic en Descargar plantilla en XLSX y completa los campos obligatorios.

📌 Importante: En la parte inferior izquierda de la plantilla proporcionada encontrarás la pestaña Ayuda, donde se explican los campos obligatorios, formatos y ejemplos para ingresar los datos correctamente.

• Una vez completada la plantilla, guarda el archivo en formato Microsoft Excel (.XLSX) siguiendo estos pasos:

• Ve a Archivo luego a Descargar y haz clic en Microsoft Excel (.XLSX).

Carga la base de pagos recibidos

• En la ventana de carga, haz clic o arrastra tu archivo dentro del recuadro señalado. Aparecerá un mensaje para confirmar o cancelar la carga.

• Por último, recibirás en tu casilla un correo de comunicaciones@moonflow.ai confirmando si la carga fue exitosa.

• Si la carga tiene errores, recibirás un correo con los motivos. Para corregirlos, revisa el glosario de errores de carga masiva, donde encontrarás más detalles para su solución.

📑 Si un cliente tiene un saldo pendiente, debes asegurarte de que en la plataforma figuren tanto la deuda como la nueva cuota, antes de cargar la información de su pago.

📑 Si necesitas descargar la información cargada, ve a Cuentas por cobrar, accede a la pestaña Órdenes de pago y haz clic en Descargar. Recibirás un correo con el reporte en formato .XLSX, disponible por 7 días. Si no lo ves, revisa spam o actualiza tu bandeja de entrada.

📌 Importante:

• Los pagos se aplican automáticamente a la cuota más antigua, a menos que se especifique un número de cuota en el archivo.

• Si el pago excede el monto de la cuota, la misma quedará en negativo.

• Debes cargar el archivo de novedades de pago cada vez que se tengan pagos o modificaciones de cronogramas existentes.

Las novedades de pago permiten actualizar el estado de cuenta de tus clientes en Moonflow. Se utilizan para registrar cualquier cambio en el estado de la deuda. Las novedades de pago pueden ser las siguientes:

• Un pago refleja el ingreso total o parcial de un pago relacionado con una orden de pago (OP). Al marcar la deuda como pagada, el ciclo se cierra automáticamente y se detienen los recordatorios del flujo de cobranza.

• Un compromiso de pago indica la fecha en que el cliente se compromete a pagar una cantidad de la OP. Esta acción detiene el flujo de comunicaciones y envía las notificaciones configuradas en Ajuste general de comunicaciones, sección Compromiso de pago.

• Un pago a verificar se usa cuando el cliente realiza un pago, pero aún no ha sido confirmado por la entidad. El flujo de comunicaciones se detiene y se envían las notificaciones configuradas en Ajuste general de comunicaciones, sección Pago a verificar.

• La anulación ajusta los registros de pago de un cliente para actualizar el saldo y el estado de la orden de pago. Es decir, si un pago que se había registrado previamente necesita ser corregido o revertido, se marca como anulado.

• Un ajuste permite modificar la información registrada previamente, por ejemplo, si hubo un error en el monto ingresado, si es necesario registrar una bonificación, un descuento, una quita de deuda o cualquier otro cambio que afecte el saldo pendiente del cliente.

⚠ El archivo de novedades de pago requiere que la orden de pago antigua a la que hace referencia ya esté cargada previamente y que dicha orden esté asociada a un cliente existente en Moonflow. Por esta razón, las novedades de pago se mapean siempre luego de haber mapeado clientes y órdenes de pago.

- Unifica los datos que colocas. Por ejemplo, utiliza el mismo valor para el número de documento o ID Fiscal en los archivos de clientes, órdenes de pago y novedades de pago.

- Unifica cómo colocas los datos. Por ejemplo, si colocas nombre y apellido en el campo Nombre, mantenlo así con todos los clientes y en todos tus archivos.

- No mezcles información en una misma celda. Por ejemplo, si tienes dos celulares no los coloques en el mismo campo, utiliza la columna opcional Celular_2.

- Sigue el órden de carga de los datos. Asegúrate que el cliente exista y esté activo (no anulado ni eliminado) antes de cargar sus órdenes de pago y, a su vez, estas dos deben existir antes de subir sus novedades de pago.

- Respeta los formatos de carga. Por ejemplo, el número de contacto no debe incluir caracteres especiales, espacios ni el LADA del país y el monto se debe colocar sin comas.

- Proporciona al menos un medio de contacto válido para cada cliente. La comunicación es vital para una gestión de cobranza exitosa.

- El número de identidad del cliente y el código de pago deben ser únicos e irrepetibles. Son datos esenciales y mandatorios. La referencia (campo opcional), si la utilizas, también debe ser única.

- Carga solo los datos necesarios para comunicación y gestión de cobros. Evita incluir información que no sea relevante para estos fines.

- No coloques "0" ni "no disponible" en los campos vacíos no mandatorios. Simplemente déjalos en blanco.