Campos obligatorios para gestionar tus cobranzas

1. Tipo de documento o Tipo ID: Es el tipo de identificación de tus clientes. Si tus clientes tienen distintos tipos de documento, puedes seleccionar Otros en el mapeo inicial. Esta configuración se guardará y se aplicará automáticamente en futuras cargas.

2. Número de documento o Número ID Fiscal: Debe ser único e irrepetible para identificar correctamente al cliente. El identificador único del cliente no puede ser el nombre debido a la homonimia.

⚠ Si no tienes el número de documento, pero cuentas con un código interno para identificar al cliente, puedes usar ese dato. En el mapeo inicial, puedes dejarlo mapeado como Otros en tipo de documento.

3. Medio de contacto

Si tus clientes son personas el dato mandatorio es su celular. Colócalo sin espacios, guiones ni prefijos de país. Si cargas números de distintos países, colócalo en la columna Celular_1 código país.

✅ Por ejemplo, el número 584141234567 iría de la siguiente manera:

• En una columna el celular: 4141234567
• En otra columna el código del país: 58

⚠ Si no tienes un número de celular, ingresa 1 en el campo de teléfono para que no quede vacío.

⚠ Si tienes más de un celular, no los incluyas en una misma celda. Usa las columnas Celular_2, Celular_3, etc. Puedes cargar hasta 5 números.

Recomendación: Siempre debe haber al menos un medio de contacto para poder gestionar cobranzas de forma efectiva.

Si tus clientes son empresas el dato mandatorio es su correo. Coloca la dirección de correo electrónico del contacto o grupo de correo. No debe tener ñ, espacios ni caracteres especiales.

⚠ Los correos deben ser solo uno por celda en el archivo.

⚠ Si no tienes un correo disponible, ingresa una dirección genérica. Si es necesario, puedes agregar otro en la columna Correo2. Puedes cargar hasta 5 correos.

📌 Asegúrate de contar con al menos un medio de contacto, ya que la comunicación con el cliente es clave para una gestión de cobranza efectiva.

Las órdenes de pago vinculan los saldos adeudados de tus clientes con los flujos de cobranza. Debes completar:

1. Tipo de documento o Tipo ID: debe coincidir con el dato cargado en el archivo de clientes.

2. Número de documento o Número ID Fiscal: Debe coincidir con el que usaste en el archivo de clientes, ya que es el dato que vincula la orden de pago con el cliente correspondiente.

3. Código de pago: Código que identifica el pago y permite diferenciar créditos, préstamos u otros productos financieros de un mismo cliente en una entidad. Puede ser el número de cuenta del cliente, el número de crédito, la factura de venta u otro documento de cobro.

⚠ Puedes cargar facturas con el mismo número, pero debes asignarles cuotas distintas. Por ejemplo, para la factura 001--001-00123456, indica en la columna opcional Cuota que cada vencimiento corresponde a una cuota diferente (n.º 1, n.º 2, etc.). Así, cada factura se cargará con el mismo número, pero con cuotas y vencimientos diferenciados.

4. Monto (OP): Es el monto de la órden de pago original, sin cargos ni intereses. Los decimales se separan con un punto. No debe contener comas.

Ejemplo: 10000.12.

⚠ No es posible cargar montos distintos en un mismo registro según los días de atraso. El monto pendiente y los intereses por mora son conceptos distintos, pero pueden actualizar la información cuando sea necesario. Si desean registrar intereses, pueden agregarlos en la columna Cargos e Intereses (OP).

5. Fecha de vencimiento: Es obligatoria para generar el flujo de cobranzas, y se toma como día cero para calcular el tramo de mora.

Si no tienes una fecha precisa, usa la fecha a partir de la cual el pago se considera vencido. Por ejemplo, 30 días después de emitida la factura.

Además, para prescindir de las novedades de pago puedes agregar el siguiente campo:

6. Saldo pendiente. Para utilizar esta opción:

1. Activa la función desde Ajustes > Integraciones > Configuraciones avanzadas.

2. Agrega una columna llamada Saldo en tu archivo de órdenes de pago.

3. Moonflow tomará ese valor como referencia para gestionar la deuda del cliente.

💡 En este caso, solo necesitas mapear Clientes y Órdenes de pago. Cuando haya actualizaciones, simplemente modifica el campo Saldo sin necesidad de registrar pagos mediante las novedades.

1. Tipo de documento

2. Número de documento: Debe coincidir con el que usaste en el archivo de clientes, ya que es el dato que vincula la novedad de pago con el cliente correspondiente.

3. Código de pago: Debe ser el mismo que utilizaste en el archivo de órdenes de pago, ya que es el dato que vincula cada orden con su novedad de pago.

4. Evento: Indica el tipo de evento relacionado con la orden de pago generada.

• Pago: Refleja el ingreso de un pago, ya sea parcial o total, relacionado con la orden de pago (OP). Con este evento, al marcar como pagada la deuda, el ciclo se cierra automáticamente y ya no se enviarán más recordatorios del flujo de cobranza.
• Compromiso de pago: Se refiere a la fecha en que el cliente se compromete a pagar una determinada cantidad de la orden de pago (OP). Esta acción interrumpe el flujo general de comunicaciones y envía las notificaciones que configures en Ajuste general de comunicaciones, en la sección Compromiso de pago.
• Pago a verificar: Indica que el cliente ha realizado un pago, pero aún no ha sido confirmado por la entidad. Cuando esto ocurre, el flujo normal de comunicaciones se detiene y se envían las notificaciones configuradas en Ajuste general de comunicaciones, en la sección Pago a verificar. Esto significa que el cliente dejará de recibir las comunicaciones de un cliente deudor. Puedes configurar una notificación personalizada para este tipo de situación, como por ejemplo: "Estamos verificando tu pago", para asegurarle a tu cliente que se está procesando la operación.
• Anulada: Señala un ajuste en los registros de pago de un cliente, con el fin de actualizar el saldo y el estado de la orden de pago.
• Ajuste: Es una corrección en el monto que un cliente ha pagado, ya sea porque pagó de más o de menos. Esta figura no se utiliza en la comunicación con el cliente.

5. Monto: Corresponde al valor de la cuota o factura específica que el cliente debía abonar y que fue registrada como pago pendiente en la orden de pago. No necesariamente representa el total de la deuda, sino el monto asociado a esa orden en particular.

• Nombre del cliente: Si el nombre y apellido están separados, puedes colocarlos en sus respectivas columnas. Si están juntos, la plataforma los admite en el campo Nombres. Te sugerimos mantenerlos separados para facilitar la identificación y segmentación de usuarios.
• Fecha de pago: Es la fecha en la que se registra el pago. Si es un compromiso de pago, es el día en que el cliente se compromete a pagar.
• Medio de pago: Es el método que el cliente usa para hacer el pago. Esto dependerá de la configuración del país y de los métodos habilitados en tu cuenta.

• Usa siempre los mismos valores y formatos en todos tus archivos.
• Evita cargar datos innecesarios o colocar "0" en campos vacíos opcionales. Déjalos en blanco.
• Verifica que cada cliente exista y esté activo antes de cargar órdenes de pago o novedades.
• Si cargas datos por lotes, asegúrate de que cada identificador coincida entre clientes, órdenes y pagos.