¿Qué es el recobro de deuda y cómo se aplica en empresas?

¿En qué consiste  el recobro de deudas? Es el proceso mediante el cual una empresa gestionar el cobro de las deudas pendientes de sus clientes.

En España, muchas compañías no llevan a cabo por sí mismas la gestión de impagos, sino que recurren a empresas especializadas en el recobro de deudas.

En el país no existe una regulación específica para este tipo de entidades; no obstante, una organización llamada ANGECO establece una serie de normas y buenas prácticas para las empresas asociadas.

En esta publicación, encontrarás una guía para entender el recobro de deudas y cómo mejorarlo. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué es el recobro de deuda? 
• ¿Qué hace el equipo de recobro de deudas?
• ¿Es importante el uso de tecnología en el recobro de deudas?
• ¿Es mejor tercerizar o encargarse del recobro de deudas?

¿Qué es el recobro de deuda?

El recobro de deudas, también denominado recobro de impagados, es el conjunto de acciones y procedimientos orientados a recuperar el importe de facturas que no han sido pagadas en el plazo acordado.

Imagina el siguiente escenario: tienes una fintech de microcréditos y, como parte de tu operativa, necesitas cobrar las cuotas mensuales a tus clientes. En este contexto, el departamento de cobranza será el encargado de gestionar ese proceso, ya sea mediante comunicaciones directas, recordatorios de pago, acuerdos de refinanciación o, en última instancia, la derivación del caso a una empresa externa de recobro.

¿Qué hace el equipo de recobro de deudas?

Las acciones concretas de un equipo de recobro de deudas involucran:

• Cobrar el dinero adeudado por los clientes. Para ello, se llevan a cabo acciones como el envío de facturas que acrediten la existencia de la deuda y el envío de recordatorios de pago en caso de que el cliente incurra en morosidad.
  
• Hacer seguimiento a los pagos de los clientes. Los profesionales de este departamento deben asegurarse de que los pagos se realicen en la fecha acordada, ya sea según la factura original o tras un nuevo acuerdo. Para ello, deben revisar la conciliación bancaria y verificar que los pagos reportados por el cliente efectivamente se hayan efectuado.
  
• Negociar con la cartera morosa. El objetivo es alcanzar nuevas promesas de pago que permitan a la empresa mantener la liquidez necesaria para sus operaciones. Lo ideal es que, en los casos de cuentas en mora, se logre que el cliente reconozca formalmente la deuda y se establezca un acuerdo de pago.
  
• Segmentación de cartera. Con lo cual pueden identificar a los clientes más riesgos; de esa forma desarrollar y ejecutar estrategias que se adapten a cada perfil.
• Coordinar con terceros. Esto suele pasar cuando los departamentos de cobranzas derivan ciertas cuentas a empresas de cobranza judicial, en caso de cuentas morosas no resueltas. 
  

Además de todo lo anterior, los cobradores internos también tienen a su cargo el control y monitoreo de KPI, así como la generación de reportes de cobranza.

¿Es importante el uso de tecnología en el recobro de deudas?

Sí, porque muchos de los procesos asociados al recobro pueden automatizarse o gestionarse de forma más eficiente mediante herramientas tecnológicas. Por ejemplo, el envío de facturas, los recordatorios de pago, la actualización del estado de las cuentas, las conciliaciones bancarias y otras tareas administrativas, pueden realizarse de manera automática o semiautomática, lo que ahorra tiempo, reduce errores y mejora la trazabilidad de cada caso.

Además, al delegar estas tareas operativas en herramientas tecnológicas, los gestores internos (o el equipo de cobranza en su conjunto) pueden enfocarse en actividades más estratégicas, como el diseño de planes de recobro para carteras de riesgo, la negociación personalizada con clientes o el análisis de patrones de impago.

¿Es mejor tercerizar o encargarse del recobro de deudas?

En general, es preferible que la empresa gestione internamente el recobro de sus deudas, especialmente en las primeras fases. El recobro interno permite mantener un mayor control sobre la comunicación con el cliente, preservar la relación comercial y adaptar el tono y las soluciones a las particularidades de cada caso.

Además, un equipo interno bien formado y apoyado en un software especializado de gestión de deudas puede automatizar tareas, organizar la cartera morosa y priorizar las acciones, aumentando significativamente la eficacia del proceso.

Sin embargo, cuando las deudas escalan y se vuelven morosas durante mucho tiempo o cuando el proceso requiere una reclamación judicial, es recomendable considerar la tercerización.

Para concluir

El recobro de deudas es una parte esencial de la gestión financiera de cualquier empresa. Comprender sus etapas, actores involucrados y herramientas disponibles permite tomar decisiones más estratégicas y efectivas.

Ya sea gestionado de forma interna o a través de terceros, lo importante es contar con un proceso claro, apoyado en tecnología, que garantice eficiencia, trazabilidad y una comunicación adecuada con el cliente.

Invertir en una buena estrategia de recobro no solo mejora la liquidez, sino que también protege la relación con tus clientes y fortalece la salud financiera del negocio.