Cómo automatizar tus cobros sin afectar la experiencia del cliente

¿Cuánto horas al día estás perdiendo en el envío de facturas y recordatorios de pago?  ¿Cuánto más tardas en actualizar el estado de pago de tus clientes? Peor aún, ¿cuánto tiempo te toma identificar el error que provoca que las cuentas no cuadren? Automatizar tus cobros puede ayudarte a reducir todo ese tiempo perdido, además de ofrecer otros beneficios para optimizar tu gestión de cobranza. Por otro lado, implementar un sistema de cobro puede ayudarte a mejorar tu flujo de caja, a través de una gestión de cobranza, sin perder clientes. Si quieres saber cómo, ¡Lee este artículo!

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué significa automatizar tus cobros?
• ¿Se puede automatizar sin afectar la relación con clientes?
• Consejos para que automatizar tus cobranzas no dañe la relación con clientes
  • 1. Segmenta tu cartera
  • 2. Crea guiones de cobranza personalizados
  • 3. Deja que el sistema elija el mejor canal de contacto
  • 4. Facilita los medios de pago
  • 5. Agiliza el contacto con tu empresa

¿Qué significa automatizar tus cobros?

La automatización de cobranza consiste en implementar un programa informático moderno a través del cual gestionar tu cartera. Para lograrlo, es fundamental que esta tecnología integre inteligencia artificial, ya que así podrá optimizar tareas clave como el envío de recordatorios, la segmentación de clientes, la predicción de pagos y la detección de posibles retrasos.

En este contexto, no es lo mismo digitalizar tu proceso de cobranza con un software especializado que hacerlo con herramientas genéricas como Excel o algunos ERP que solo incluyen funciones básicas de cobro. Un sistema diseñado específicamente para la gestión de cobranza ofrece mayor precisión, automatización y control, lo que se traduce en mejores resultados para tu negocio.

¿Se puede automatizar sin afectar la relación con clientes?

Sí, es posible automatizar cobranzas sin que la relación con clientes se vea dañada. Sin embargo, para esto es crucial hacer una adecuada evaluación y elección de la tecnología. 

Lo ideal es que el sistema de cobranza de deudas que elijamos, para automatizar las comunicaciones, sea omnicanal. Esto quiere decir que no solo permita el contacto con clientes por diferentes plataformas (e-mail, SMS, WhatsApp), sino que el hilo de la conversación pueda mantenerse entre ellas. 

Pongamos un ejemplo:

Imagina que un cliente recibe un recordatorio automático de pago por correo electrónico. Al no responder, al día siguiente el sistema le envía un mensaje de seguimiento por WhatsApp. El cliente contesta por esta vía y menciona que necesita reprogramar el pago de su deuda.

Gracias a la funcionalidad omnicanal del sistema, el historial de comunicación se mantiene sin importar el canal utilizado. En ese punto, el equipo de cobranza puede intervenir de forma personalizada con una llamada telefónica para cerrar el acuerdo de pago, ofreciendo una atención cercana y respetuosa.

Así, la automatización no reemplaza el trato humano, sino que lo complementa, permitiendo respuestas rápidas, organizadas y sin perder de vista la empatía en el proceso.

Consejos para que automatizar tus cobranzas no dañe la relación con clientes

Automatizar no significa perder el trato humano. Además de elegir un software con buenas funcionalidades, puedes mantener una relación sana con tus clientes morosos siguiendo estos consejos:

1. Segmenta tu cartera

Agrupa a tus clientes según criterios como el monto de la deuda, la etapa del proceso de cobranza o la cantidad de recordatorios enviados. Esto te permitirá ajustar el tono y el contenido de los mensajes para cada caso, evitando que se sientan presionados de forma innecesaria.

2. Crea guiones de cobranza personalizados

Diseña plantillas efectivas para cada segmento. Así, el sistema podrá enviar mensajes que incluyan el nombre del cliente, el monto pendiente de pago , la fecha de vencimiento y cualquier otro dato relevante. Esto genera una comunicación más clara, respetuosa y cercana.

3. Deja que el sistema elija el mejor canal de contacto

Los softwares modernos pueden analizar el comportamiento de tus clientes para detectar cuáles son sus canales preferidos (correo, SMS, WhatsApp, etc.) y el mejor momento del día para contactarlos. Dejar esta tarea en manos de la inteligencia artificial puede mejorar tanto la tasa de respuesta como la experiencia del cliente.

4. Facilita los medios de pago

Integra enlaces de pago en los mensajes o utiliza una plataforma web donde tus clientes puedan pagar directamente. Mientras más sencillo sea el proceso, mayores serán las probabilidades de cobro exitoso.

5. Agiliza el contacto con tu empresa

Incluye en cada comunicación un canal directo para que el cliente pueda resolver dudas, negociar pagos o pedir ayuda. Puede ser un número de teléfono, un botón de WhatsApp o un correo exclusivo de atención.

Como puedes ver , se puede automatizar tus cobros sin dañar o afectar tu relación con los clientes. Con la elección del software de cuentas por cobrar adecuado te acercas más a tus objetivos y mejoras tu recaudación . ¡Es momento de implementar Moonflow!