Paso a paso para implementar un sistema de cobranzas

Un mal flujo de caja puede ser la causa del fracaso de un negocio. Por este motivo, es importante modernizar los procesos para que sea más eficiente, por ejemplo, una medida clave sería implementar un software de cobranza. Y es que con el uso de un sistema de cobro se pueden reducir los costos operativos de cobranza, disminuir los errores humanos y mejorar la recaudación.

Sin embargo, implementar un software de cobranzas en tu empresa, no es una decisión y un proceso que se realice de la noche a la mañana. Es importante que tus trabajadores sean conscientes de su utilidad para una mejor adaptación y aprovechamiento del sistema. Además, también es clave que decidas implementar un sistema de cobranza que realmente sea útil para tus objetivos comerciales, por lo que debes considerar sus funcionalidades, precios y el retorno que te ofrecerá. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• Consideraciones antes de implementar un software de cobranzas en tu empresa
• Funcionalidades del software de cobranzas que debes evaluar
• Pasos para implementar un software de cobranzas

Consideraciones antes de implementar un software de cobranzas en tu empresa

Antes de implementar un sistema de cobranza, más allá de los retos que puedan surgir por la tecnología disponible o por lo intuitiva (o no) que sea su interfaz, hay ciertos aspectos que debes tomar en cuenta como empresa.

Por ejemplo:

• Comprende por qué es necesario adquirirlo

No se trata de implementar un software de cobros solo porque “todos lo usan”, sino porque ya evaluaste tus necesidades y te diste cuenta de que un sistema de cobranza puede ayudarte a resolverlas.

En este sentido, es importante identificar en qué está fallando tu proceso de cobranza o en qué aspectos podrías mejorar. Por ejemplo, si tienes errores como el envío de facturas fuera de tiempo, retrasos en los recordatorios de pago, dificultades para acceder a información actualizada o si te toma mucho generar reportes, entonces modernizar tu proceso de cobranza es la solución. Un sistema de cobro puede ayudarte a resolver todos estos puntos de dolor.

• Comparte el motivo de la implementación

Para que un sistema de cobranza funcione realmente, no basta con adquirirlo: tu equipo debe estar convencido de su utilidad. Explicar por qué se implementará, qué problemas soluciona y cómo mejorará su trabajo diario es clave para lograr una adopción positiva. Cuando las personas comprenden el propósito del cambio, participan con mayor disposición, se adaptan más rápido y aprovechan mejor la herramienta.

Esto es importante tanto si hablamos de los trabajadores que usarán esta tecnología, como de los directivos; puesto que estos últimos también deben estar conscientes de los beneficios que aportará la implementación. 

• Evalúa la madurez digital de tu equipo

Aunque la mayoría de los sistemas de cobranza son intuitivos y fáciles de usar, es fundamental conocer el nivel de madurez digital de tu equipo, así como las necesidades tecnológicas que exige el software. Por ejemplo, si el sistema requiere conectividad constante, manejo de datos en la nube o interacción con otras plataformas, necesitas asegurarte de que tu equipo esté familiarizado con estas herramientas.

Conocer su nivel de madurez te ayudará a determinar si el software es el adecuado, si es necesario invertir tiempo y recursos en capacitaciones para tu personal, etc. 

• Obtén feedback tras la implementación del software de cobranza

Escuchar a tu equipo te permitirá conocer qué tan eficaz está siendo el sistema y qué tan fácil (o difícil) ha sido adaptarse a él. Además, es importante realizar mediciones que te ayuden a evaluar si esta nueva tecnología realmente está cumpliendo sus objetivos.

Por ejemplo:

• ¿Se han reducido los errores asociados al proceso manual de cobranza?
• ¿Los indicadores de desempeño han mejorado?
• ¿Los costos operativos han disminuido?
• ¿Existe algún indicador que haya empeorado desde la implementación?
  

Estas evaluaciones te darán una visión más clara sobre los beneficios reales del software y te permitirán hacer ajustes si es necesario.

Funcionalidades del software de cobranzas que debes evaluar

Además de lo anterior, también es necesario tener presente qué funcionalidades tiene el software de gestión de cobranza y si estas son congruentes con lo que necesita tu empresa en el contexto de la digitalización y modernización.

Lo ideal es optar por un software de cobranzas que se distinga por su tecnología avanzada. En ese sentido, es recomendable elegir sistemas de cobranza que:

• Estén basados en la nube, lo que elimina la necesidad de descargas. Esto garantiza acceso a información actualizada desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
• Incluyan innovaciones como inteligencia artificial o machine learning, tecnologías que permiten automatizar procesos, realizar análisis avanzados y hacer predicciones para mejorar la toma de decisiones.
• Permitan una comunicación omnicanal. Lo que ayudará a que las conversaciones que se tengan con los clientes puedan seguir el hilo de los contactos previos. 
  
• Implementen pasarelas de pago. Ya que de esa manera se facilita el pago de la deuda de los clientes. Muchos softwares de cobranzas tienen pasarelas de pago preintegradas. 
  
• Incluyan webs de cobranza. Un lugar donde tus clientes pueden acceder para poder consultar su estado de cuenta, pagos e incluso realizar las transacciones pendientes. 
  
• Panel de cobranza. Gracias al cual sea posible acceder a toda la información relevante de tu proceso de cobro de deudas en pocos clics. Y así descubrir indicadores de rendimiento, facilitando además la generación de reportes. 
  
• Flexibilidad y escalabilidad. Cada empresa tiene necesidades únicas que pueden cambiar con el tiempo. Por eso, es crucial elegir tecnología que ofrezca módulos flexibles, los cuales se puedan adaptar o añadir según lo que tu negocio requiera en diferentes etapas. Además, es importante que el software permita mejorar y expandir lo que inicialmente se adquirió, a medida que tu empresa crece.
  

Pasos para implementar un software de cobranzas

Con lo anterior más claro, estos son los pasos puntuales que debes seguir para implementar un software de cobros en tu empresa: 

Define tus necesidades.

• Determina las funcionalidades esenciales del software. 
  
• Conoce y evalúa los diferentes programas de cobranza disponibles en México. 
  
• Compara las funcionalidades del software con las que necesita tu empresa. 
  
• Pide una demostración del programa(s) que te interese y evalúa su facilidad de uso e interfaz intuitiva. 
  
• Compra el software que hayas elegido. 
  
• Programa  la capacitación para tu equipo. 
  
• ¡Empieza a disfrutar de los beneficios de tu sistema de cobranza de cobros pendientes! 

¿Necesitas el mejor software de cuentas por cobrar en México? Te invitamos a conocer más de Moonflow.