Los errores contables más comunes y cómo prevenirlos

Los errores contables pueden ocasionar grandes pérdidas en tu negocio. Y no solo tu economía puede estar en juego, sino también la reputación de tu empresa. Sin embargo, los errores en contabilidad pueden evitarse tomando básicamente dos medidas estratégicas: primero contar con contadores públicos capacitados y, segundo, digitalizando y automatizando la contabilidad de la organización para reducir errores y optimizar procesos.

Ya sea que hayas llegado al punto en el que la contabilidad de tu negocio se haya vuelto un dolor de cabeza o no, en esta publicación te compartimos los principales errores contables que cometen las empresas y cómo pueden evitarse.

1. Errores en el registro de datos contables

Imagina el siguiente escenario: las cuentas no cuadran, lo que obliga a tu equipo contable a revisar una, dos o incluso más veces cada registro capturado hasta que se dan cuenta de que, en una factura registrada a mano, hay un cero de más. ¡Cuánto tiempo y recursos se perdieron por un simple error de captura! Y lo peor: ¿cómo podría afectar esto en una auditoría?

Es un error contable básico que pudo haberse evitado. No necesariamente se trata de una falta de capacidad del contador, sino de un error humano, común y costoso. Este tipo de equivocaciones consume tiempo y dinero. Afortunadamente, la solución es sencilla: optar por el registro automático de cada movimiento.

Esto es posible con un software contable automatizado, integrado con otros sistemas - incluso con la plataforma bancaria que usa tu empresa o el software de cobranza-, lo que reduce significativamente el margen de error.

2. No contar con libros contables actualizados

Imagina que te piden hacer una conciliación bancaria mañana y no tienes tus libros contables actualizados. ¿Qué pasaría? Lo más probable es que pases horas buscando documentos, revisando correos, haciendo llamadas o, peor aún, registrando operaciones a última hora con incertidumbre en los montos. Todo esto genera estrés, aumenta el margen de error y pone en riesgo la precisión de tus reportes.

Cuando los libros no están al día, no solo se complica una conciliación; también se entorpece la toma de decisiones y se corre el riesgo de incumplir con obligaciones fiscales. Estás operando a ciegas, sin un panorama real de la situación financiera de tu empresa.

Por eso, mantener los libros contables actualizados no es una opción, es una necesidad. El error anterior puede evitarse si cuentas con un sistema contable automatizado que registre en tiempo real cada movimiento, conecte con tu banca en línea y sincronice datos desde facturas electrónicas hasta recibos de pago.

3. Seguir utilizando sistemas offline para registro contable 

Tanto los procesos manuales como el uso de software que solo funcione offline (como un programa de Excel instalada localmente) pueden ocasionar errores respecto a la información. No solo se pierde la oportunidad de tener la información actualizada, sino que también se corre el riesgo de perderla por problemas tan simples como que el disco duro se dañe o un malware borre los registros.

Este tipo de situaciones puede evitarse si la información contable se maneja en la nube, dentro de un disco virtual seguro, cifrado y al que solo tengan acceso las personas autorizadas de tu empresa. Así, garantizas que los datos estén siempre protegidos, accesibles en tiempo real desde cualquier dispositivo y disponibles ante cualquier emergencia.

4. Mal uso de términos contables 

Imagina que estás presentando un informe financiero ante tus superiores y, al explicar tus resultados, usas términos contables de manera incorrecta. Por ejemplo, confundir "activo circulante" con "activo no circulante" o hablar de "ingresos" cuando en realidad te refieres a "utilidades". ¿Qué pasaría? No solo podría haber confusión entre los miembros de tu equipo, sino que también se corre el riesgo de tomar decisiones erróneas basadas en esa información mal interpretada.

El mal uso de términos contables no solo afecta la claridad de la comunicación, sino que también pone en peligro la precisión de los informes financieros. Esto puede complicar una auditoría, retrasar procesos fiscales e incluso generar sanciones si las autoridades detectan inconsistencias.

¿Cómo se evita este problema? La solución está en contar con contadores profesionales, conocedores del lenguaje contable y familiarizados con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC). Estas normativas definen y estandarizan los términos contables, lo que asegura que todos los informes sean consistentes y comprensibles, tanto a nivel interno como externo.

Estos son solo algunos de los errores contables más comunes y cómo puedes evitarlos. Como puedes notar, para prevenirlos es clave tanto contar con un equipo profesional, como con un programa contable eficiente, automatizado y online. Reduce el riesgo con estos consejos prácticos.