Cómo mejorar la gestión de cobranza en clínicas privadas

Una mala práctica que tenían algunos centros de salud  privados años atrás era retener pacientes e incluso cadáveres, si no se cubrían los gastos médicos que se les habían previsto. Sin embargo, entre las estrategias de cobranza, esta ya no es válida en México ni en ningún país latinoamericano.

De hecho, si en la gestión de cobranza para clínicas privadas o estatales, se realizan prácticas como la mencionada, los directores del centro médico, encargados o administradores podrían enfrentar una demanda que ocasione la imposición de una multa para la clínica u hospital, la suspensión de las actividades del personal involucrado o incluso: prisión. 

¿Significa esto que no podrás cobrar la deuda de pacientes? No necesariamente. Puedes iniciar una demanda civil para recuperar la deuda. Pero si no tienes documentación válida o pruebas del compromiso de pago, lo más probable es que sea una cuenta incobrable, y ahí sí, se convierte en una pérdida.

En esta publicación, queremos ayudarte a cuidar los intereses económicos de tu clínica privada. Así que te contamos qué estrategias de cobranza en salud puedes implementar.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Cómo reducir el riesgo de cuentas incobrables en clínicas privadas?
• ¿Cómo mejorar los procesos de cobranza para clínicas privadas?

¿Cómo reducir el riesgo de cuentas incobrables en clínicas privadas?

En la cobranza para clínicas privadas, es preferible prevenir que invertir recursos y energías en largos procesos de cobranza que muchas veces pueden implicar la intervención de abogados. Sobre todo, en las etapas del proceso de cobranza más avanzadas. 

Entonces ¿qué puedes hacer para reducir el riesgo de fricciones en la cobranza? 

1. Identifica posibles cuentas incobrables desde el inicio.  Implementa filtros simples para detectar pacientes sin seguro, con historial de impago o con altos deducibles antes de su atención.
   
2. Solicita un medio de pago provisional.  Puedes pedir una tarjeta de crédito, garantía o depósito antes de realizar procedimientos no urgentes. Esto asegura un respaldo en caso de que el paciente no pague.
3. Ten siempre documentación que respalde la deuda.  Asegúrate de registrar adecuadamente que el paciente aceptó recibir el servicio a crédito, especialmente si el monto total solo se define al final del tratamiento.
4. Entrega estimaciones de costo desde el inicio.  Usa formatos simples para mostrarle al paciente cuánto podría costar su atención. Así sabrá qué esperar y cómo prepararse para pagar. 
   
5. Ofrece opciones de pago desde la admisión.  Desde cuotas sin intereses hasta convenios con aseguradoras o programas sociales. Si el paciente conoce sus opciones, es más probable que pague.
   
6. Verifica la cobertura del seguro en tiempo real.  No esperes semanas para saber si el seguro cubrirá un procedimiento. Hazlo antes de atender al paciente y evita asumir costos sin respaldo.
   

¿Cómo mejorar los procesos de cobranza para clínicas privadas?

Pese a las medidas preventivas, pueden darse casos de problemas en la recuperación de cartera en clínicas. Estos, generalmente se dan por un mal manejo de las cobranzas. Aquí algunos consejos para mejorar: 

• Evalúa y mejora tu flujo de cobranza. Asegúrate de que los equipos de admisión y facturación sigan un protocolo para identificar y gestionar riesgos de impago desde el inicio.
  
• Implementa tecnología para la cobranza de deudas. No necesitas grandes inversiones. Basta con contar con sistemas que permitan dar seguimiento a cuentas por cobrar y enviar recordatorios automáticos. Además, la automatización de cobranzas médicas puede representar grandes ahorros operativos en cobranza (hasta un 90% si optas por soluciones como Moonflow).
  
• Capacita a tu personal en atención y cobranza.  No basta con ser amables: el equipo debe saber cómo explicar los detalles de las facturas, ofrecer planes de pago y manejar reclamos sin perder al paciente. También deben capacitarse en el uso de un software de cobranza para clínicas que les ayude en su gestión.
• Cumple con las normativas de cobranza aplicables en México. Asegúrate de que todos tus procesos estén alineados con las normativas vigentes. Esto no solo evita sanciones, sino que también refuerza la confianza del paciente en tu clínica. Si quieres saber todo sobre la Ley de Cobranza en México, te invitamos a dar clic en el enlace.

A veces, lo que impide que una clínica recupere su inversión no es la mala fe del paciente, sino la ausencia de procesos claros y herramientas que acompañen cada etapa de la atención. Cuando los equipos administrativos carecen de visibilidad  en sus procesos, los errores se acumulan y los costos también. Incorporar tecnología en la gestión de cobranza no significa deshumanizar el servicio, sino darle orden y continuidad a un esfuerzo que comienza desde la admisión.

Soluciones como Moonflow permiten integrar este control sin fricciones, facilitando el trabajo interno y reforzando la confianza del paciente desde el primer contacto.