Técnicas de cobranza para mejorar tu recaudo en el sector educativo

¿Qué tan efectivo es el comunicado de cobranza para colegios o centros educativos que estás usando como parte de tus técnicas de cobranza? Si en cada nuevo período de pagos vencidos el número de facturas sin pagar aumenta, es un claro indicativo de que algo no está funcionando como debería. 

Ya sea porque aún no has implementado técnicas de cobranza efectivas o porque no cuentas con la tecnología adecuada para mejorar tus procesos de cobro, como un sistema de control de pagos para colegios, en esta publicación compartimos 10 técnicas que te serán de gran ayuda para mejorar el flujo de efectivo de tu institución educativa.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

1. Establece procedimiento y políticas proactivas para reducir el riesgo de morosidad

2. Establece un calendario de pagos y envía notificaciones antes del vencimiento

3. Implementa tecnología para mejorar el seguimiento de los pagos

4. Desarrolla estrategias de cobranza para abordar los pagos atrasados en centros educativos

5. Ofrece opciones de pago 

6. Diseña una estrategia de recompensas que motive pagos tempranos

7. Automatiza las comunicaciones con los clientes

8. Monitorea a los clientes deudores

9. Restringe ciertos privilegios a clientes deudores 

10. Ofrece opciones de pago flexibles para quienes tienen problemas para cumplir con ellos

1. Establece procedimiento y políticas proactivas para reducir el riesgo de morosidad

El establecimiento de procedimientos y políticas proactivas es fundamental para mitigar el riesgo de morosidad en el sector educativo. En tu reglamento interno, es crucial definir claramente las condiciones para el proceso de matrícula, los pagos asociados y las mensualidades. 

Estos aspectos son la base para determinar, por ejemplo, cuándo una cuota, ya sea de matrícula o mensualidad, se considera vencida. Asimismo, en dicho reglamento deben detallarse las consecuencias concretas de los retrasos en los pagos, brindando claridad tanto a los padres como a la institución educativa.

2. Establece un calendario de pagos y envía notificaciones antes del vencimiento

El desarrollo de un calendario de pagos detallado es una técnica fundamental para una efectiva gestión de cobranza en el sector educativo. Este calendario debe incluir fechas de vencimiento claras y precisas para cada cuota, ya sea de matrícula o mensualidad. Al establecer estas fechas con anticipación, se brinda a los padres y representantes la oportunidad de organizarse y cumplir con sus obligaciones financieras.

Además de establecer las fechas de vencimiento, es esencial enviar notificaciones a los padres antes de que dicho día llegue. Estas notificaciones pueden ser en forma de recordatorios amigables, ya sea a través de correos electrónicos, mensajes de texto o aplicaciones móviles. El objetivo es recordarles a los padres sobre las fechas límite de pago y proporcionarles detalles sobre cómo realizar los pagos de manera oportuna.

3. Implementa tecnología para mejorar el seguimiento de los pagos

La implementación de sistemas y software especializados puede facilitar considerablemente la gestión de cobranza y brindar una visión clara del estado de los pagos.  Por ejemplo, te aconsejamos implementar un software de cobranzas para centros educativos, con el cual podrás enviar recordatorios de pago, antes, durante y después de vencida la factura. Este también te permitirá crear informes del estado de las cobranzas y tener a la mano las métricas clave de este proceso. Así podrás tomar decisiones informadas para mejorar la recuperación de deudas y tu flujo de caja.

4. Desarrolla estrategias de cobranza para abordar los pagos atrasados en centros educativos

A pesar de los esfuerzos anteriores, es probable que algunos padres o tutores se retrasen en el pago de sus obligaciones. En ese caso, es crucial estar preparado. Un paso clave es tener definido el mensaje de cobranza según el tiempo de retraso en la deuda. Es importante reconocer que no es lo mismo comunicarse con un padre de familia que tiene apenas un día de retraso que con uno que debe más de un mes de mensualidad.

Diseñar plantillas de mensajes para cobrar mensualidades puede ahorrarte tiempo y esfuerzo. Además, puedes cargar estas plantillas en tu software de cobranza para que se envíen automáticamente a cada grupo de clientes según el tiempo de retraso.

Estos programas también pueden ser útiles para lanzar alertas a los encargados de cobranza de tu centro educativo. Por ejemplo, si ha pasado una semana desde el mensaje de cobranza inicial y el cliente no ha respondido ni realizado el pago, el sistema podría enviar una alerta al gestor de cobros para programar una llamada con dicho cliente en mora. Esta llamada puede ser para insistir en el pago o para comprender por qué se ha retrasado y ofrecer opciones para saldar la deuda de manera satisfactoria.

5. Ofrece opciones de pago 

Una forma efectiva de mejorar la tasa de cumplimiento de pagos en el sector educativo es ofrecer a los padres y representantes diversas opciones de pago. Al proporcionar flexibilidad en cómo realizar los pagos, se facilita a las familias cumplir con sus obligaciones financieras. Debido a que es más práctico realizar pagos online que presenciales y en efectivo, podrías establecer un enlace de pago que facilite la transacción. Esta opción también facilita a los padres de familia, que no disponen de liquidez, usar otros recursos para pagar la deuda con el colegio; por ejemplo, usar una tarjeta de crédito. 

6. Diseña una estrategia de recompensas que motive pagos tempranos

Los buenos pagadores deberían ser recompensados, y si esto los motiva a realizar pagos puntuales, adelantados, o hacer el pago del año completo en una sola transacción ¡mejor! Por eso, es buena idea que puedas desarrollar estrategias para recompensar a los clientes puntuales. 

Las estrategias deben ser definidas según tus objetivos financieros, ya que no deben afectarlos. Por ejemplo, podrías ofrecer descuentos para pagar meses adelantados. Incluso hay colegios que ofrecen descuentos por pagar el año completo. 

7. Automatiza las comunicaciones con los clientes

La automatización de las comunicaciones con los clientes es una técnica poderosa para mejorar la eficiencia en la gestión de cobranza en el sector educativo. Al utilizar herramientas tecnológicas, se pueden enviar mensajes o recordatorios de forma automática y personalizada, lo que ayuda a mantener a los padres informados y recordarles sus obligaciones financieras. Lo bueno de usar softwares de cobranza como Moonflow, es que puedes elegir diferentes canales de comunicación, como SMS, WhatsApp, llamadas e incluso e-mail. 

8. Monitorea a los clientes deudores

Este seguimiento permite ejecutar adecuadamente las políticas de cobranza establecidas en el reglamento del centro educativo. Además, facilita el hacer un seguimiento preciso de las promesas o acuerdos de pago que se hayan establecido. Así, se garantiza una gestión efectiva de las cuentas pendientes, manteniendo una comunicación clara y proactiva con las familias involucradas.

Al monitorear de cerca a los clientes deudores, tu institución educativa puede tomar medidas oportunas y apropiadas para garantizar la recuperación de los pagos pendientes, al mismo tiempo que preservas una relación respetuosa y transparente con los padres o tutores de los estudiantes.

9. Restringe ciertos privilegios a clientes deudores 

Restringir ciertos privilegios puede ser una estrategia para motivar el cumplimiento oportuno de los pagos. Sin embargo, es importante asegurarse de que estas medidas no afecten negativamente la experiencia educativa de los estudiantes. Por ejemplo, algunas medidas que se pueden tomar sería prohibir el acceso a actividades extracurriculares, retener los documentos académicos, no aceptar la renovación de matrícula del alumno, entre otras. 

10. Ofrece opciones de pago flexibles para quienes tienen problemas para cumplir con ellos

Esto permitirá que las familias que tengan problemas de liquidez puedan regularizar su situación de manera más efectiva, fortaleciendo la relación entre la institución educativa y los clientes al brindarles opciones accesibles y manejables para ponerse al día. 

Los planes de financiamiento internos y los acuerdos de pago a corto plazo ofrecen alternativas realistas para cumplir con las deudas pendientes, evitando cargos adicionales por morosidad. Esta flexibilidad demuestra sensibilidad hacia las necesidades de los padres, generando confianza y fidelidad a largo plazo, así como una mayor probabilidad de recuperar los pagos pendientes de manera amigable y eficiente.

Como ves, es importante que implementes técnicas de cobranza, un software de cuentas por cobrar eficiente; además de diseñar comunicaciones estratégicas para que el cobro de mensualidades escolares, matrículas, entre otros costos asociados, sea más efectivo.  ¡Empieza por implementar Moonflow para mejorar la gestión de tu cartera!