Integración por SFTP

1. Accede a tus credenciales de SFTP

– Entra a Ajustes (en la esquina superior derecha de la pantalla) y luego haz clic en Integraciones.

– Ingresa a Mapeo de archivos o SFTP y, una vez dentro, haz clic en la pestaña SFTP.

– Copia estos datos:

– Servidor

– Usuario

– Contraseña

Guárdalos porque los vas a necesitar en el siguiente paso.

2. Configura tu cliente SFTP

Puedes usar uno de estos programas:

– FileZilla (recomendado)

– WinSCP

– Cyberduck

– Transmit (Mac)

En tu cliente, ingresa:

– Servidor, usuario y contraseña que copiaste.

– Protocolo: selecciona SFTP – SSH File Transfer Protocol.

– Puerto: si te pregunta, usa el 22 (por defecto).

3. Ubica las carpetas

Cuando te conectes, vas a ver estas carpetas:

– Upload: Aquí debes subir los archivos.

– Backup: Guarda copias de archivos ya procesados (solo para consulta).

– Download: No está habilitada todavía.

Dentro de Upload verás tres subcarpetas:

– Customers: Para archivos de clientes.

– Payment Orders: Para órdenes de pago.

– Payment Notifications: Para novedades de pago.

👉 Asegúrate de subir tus archivos en la subcarpeta correcta.

👉 Si solo cargas saldos, no debes subir nada en Payment Notifications.

4. Prepara tu archivo

– El formato debe ser .xls, .xlsx o .csv.

– La estructura tiene que respetar el mapeo que configuraste en Moonflow:

– No cambies nombres de columnas.

– No agregues ni elimines columnas.

– Revisa que las fechas, montos y documentos tengan el formato correcto.

– No se permiten saldos negativos.

💡 Tip: Descarga la Guía de campos desde Moonflow para revisar los campos obligatorios.

– No se permiten saldos negativos. Si tu sistema los genera, corrígelos antes de la carga.

– Los campos obligatorios no pueden estar vacíos.

– En caso de que no informes pagos, es decir, si solo actualizas el saldo pendiente, y vas a informar que una deuda fue saldada, carga el campo de saldo en 0.

5. Sube el archivo

– Arrastra tu archivo a la subcarpeta correspondiente dentro de Upload.

– Espera que se transfiera completo antes de cerrar el programa.

6. Recibe la notificación

Cuando Moonflow procese tu archivo, te llegará un correo electrónico avisándote si fue exitoso o si hubo errores.

- Puedes cargar múltiples archivos a la vez, sin ingresar a cada sección de la plataforma.

- Permite automatizar la carga si tu ERP genera reportes compatibles. Estos archivos pueden depositarse automáticamente en la carpeta SFTP, evitando intervención manual.

- Es ideal para programar cargas fuera del horario laboral, reduciendo la posibilidad de errores y facilitando procesos continuos.

1. Incompatibilidad entre el archivo y el mapeo

Recuerda que la estructura del archivo debe coincidir exactamente con la configuración definida en el Mapeo de campos. Si cambias el nombre de una columna, agregas o eliminas campos, el archivo no podrá procesarse.

Sugerencia: descarga la Guía de campos desde la pestaña Mapeo de campos para verificar los obligatorios antes de generar tu archivo.

2. Formato del archivo

Se admiten archivos .xls, .xlsx o .csv.

3. Datos negativos en tu archivo

No se permite cargar saldos negativos. Puedes adaptar el archivo para que solo se incluyan montos mayores a cero.

4. Uso incorrecto del campo Referencia

Cuando cargas varios pagos asociados a una misma orden, es fundamental que cada uno tenga una Referencia diferente. Esto evita que Moonflow los detecte como duplicados.

5. Intentar cargar fuera de la carpeta Upload

Asegúrate de colocar los archivos únicamente dentro de la carpeta Upload, en la subcarpeta correspondiente (por ejemplo, Customer, BusinessOrder o PaymentNotification). Las carpetas Download y Backup no están habilitadas para carga.

6. No respetar el tipo de dato esperado

Verifica que cada columna tenga el formato adecuado: fechas con el formato correcto, montos en formato numérico, documentos sin caracteres no permitidos, etc.

7. Carga durante horarios pico

Si bien puedes cargar archivos en cualquier momento, te recomendamos hacerlo fuera del horario laboral para evitar demoras o congestión en el procesamiento.

💡 Consejo final: Antes de automatizar la carga, realiza una prueba con un archivo pequeño. Así podrás verificar que la estructura y los valores son correctos y evitar errores en lote.

Si cargas archivos con saldos a través de SFTP, es fundamental que sigas estas sugerencias para evitar errores en el procesamiento:

⚠️ Los campos obligatorios no pueden estar vacíos. Asegúrate de completar todos los campos requeridos en cada fila del archivo. Si alguno queda en blanco, se rechazará la carga.

⚠️ No se permiten saldos negativos. Si tu archivo contiene montos en negativo, deberás quitarlos y corregirlos antes de subirlo. Puedes hacerlo manualmente o al generar el reporte desde tu sistema.

⚠️ Para indicar que una deuda fue saldada, debes enviar el campo de saldo en 0. Esto es necesario para cerrar correctamente la deuda en la plataforma.

Dependiendo del tipo de archivo que utilices, la carga debe hacerse de la siguiente forma:

Si cargas un solo archivo con información de clientes y saldos:

- La plataforma debe estar previamente configurada para gestionar saldos.

- Debes subir el mismo archivo en las subcarpetas Customer y Payment Orders dentro del entorno SFTP.

Si cargas dos archivos separados:

- Sube el archivo de clientes en la subcarpeta Customer.

- Sube el archivo de órdenes en la subcarpeta Payment Orders.

Sobre la carpeta Payment Notifications:

- Solo debes subir archivos a la carpeta Payment Notifications si vas a informar pagos.

- Si no informas pagos, no subas nada en esa carpeta.

Accede al siguiente artículo para aprender más sobre este tema: Campos obligatorios con envío de saldo pendiente en órdenes de pago.