¿Cómo gestionar el módulo de Órdenes de compra?

La carga se realiza por archivo, a través de una sola interfase, que incluye los clientes y los nombres de los documentos solicitados (una fila por cliente).

1. Ingresa al módulo Órdenes de compra desde el menú lateral izquierdo.

2. Haz clic en Crear.

3. Carga el excel con los campos correspondientes. Puedes descargar la plantilla de referencia haciendo clic en Descargar plantilla en XLSX.

4. Los campos obligatorios son número de ID fiscal, tipo de ID, nombre legal, correo, documentos y fecha de expiración de la solicitud.

💡 Si ese cliente no existía antes en la plataforma, se lo crea. Si ya existía, es importante cargar sus datos completos, ya que los datos nuevos reemplazan a los anteriores.

5. Completa los datos en el archivo y guarda los cambios.

6. Luego, en la plataforma, carga el archivo en el recuadro.

7. Si hubo algún error en la carga de datos, puedes ver el detalle de esto en el log de procesos, que se encuentra en el módulo de Cuentas por cobrar.

• Solo se permite un registro activo por cliente (estado pendiente o por revisar). Podrás cargar uno nuevo una vez que el anterior se encuentre expirado o completado.

• Cuando tus clientes envíen nuevos documentos por el módulo de Conversaciones, podrás asociarlos a la orden de compra que hayas creado.

• En el módulo de Conversaciones, verás un ícono de alerta junto al nombre de cada cliente que aún tiene documentos pendientes.

Los documentos que envían los clientes llegan al módulo de Órdenes de compra desde el módulo de Conversaciones.

💡 Es esencial que tengas configurado un correo entrante para poder recibir los documentos de tus clientes.

💡 Los documentos serán evaluados automáticamente mediante inteligencia artificial, que detecta a qué documento corresponde cada archivo.

Podrás validar o rechazar manualmente cada archivo recibido siguiendo estos pasos:

1. Ingresa al módulo de Órdenes de compra desde el menú lateral.

2. Busca al cliente. Si tiene archivos pendientes su estado figurará como Por revisar y entre paréntesis la cantidad de documentos que envió.

3. Haz clic en el ojo ubicado en la columna Ver. Allí verás todos los archivos que envió el cliente, incluyendo:

• El nombre del archivo recibido.

• Si fue asociado automáticamente con algún documento mediante una validación con AI (por ejemplo, una orden de compra o un acta de conformidad).

• El estado actual del archivo: Por revisar, validado o rechazado.

4. En la columna Acciones, haz clic en el ícono del ojo para abrir el archivo.

5. Accederás a la vista previa y la asociación sugerida por la AI.

6. Desde ahí puedes:

• Validarlo, si corresponde con lo solicitado.

• Rechazarlo, si no cumple con los requisitos.

1. Ingresa al módulo de Campañas desde el menú lateral.

2. Haz clic en Crear campaña y selecciona el tipo de campaña que deseas enviar, si quieres que sea única o recurrente.

3. Al asignar la segmentación de tu campaña, podrás crear una haciendo clic en Editar segmentación.

4. Elige entre las variables para las órdenes de compra. Puedes segmentar por:

• Estado:

Pendiente: El cliente aún no cargó todos los documentos solicitados. Puedes enviar comunicaciones solicitándolos.

Por revisar: Ya se han recibido archivos, pero están pendientes de revisión por parte del asesor.

Completado: Todos los documentos fueron recibidos y validados.

Expirada: La solicitud venció según la fecha de expiración configurada.

Sin información: No existe ningún registro de la documentación solicitada.

• Periodicidad: Es un dato informado en la interfase que indica la frecuencia con la que se solicita ese tipo de documentación. Útil para diferenciar las campañas según dicha frecuencia (ej. mensual, trimestral, anual, etc).

5. Completa el resto de la configuración de la campaña (canal, plantilla, fechas, etc.) y prográmala.