Indicadores clave en la gestión de cobranzas

En el mundo de las finanzas y la gestión empresarial, los indicadores de cobranza se han convertido en una parte esencial para evaluar el rendimiento y la eficiencia de las operaciones de cobranza.

También conocidos como KPIs de cobranza o indicadores de facturación y cobranza, estos instrumentos de medición de datos permiten a las empresas medir la eficiencia y evaluar el desempeño de áreas específicas relacionadas con el proceso de cobranza.

En este artículo, abordaremos en detalle qué son los indicadores de cobranza, su importancia y cómo medir su eficiencia para una gestión financiera más efectiva.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué son los indicadores de cobranza?
• Importancia de los indicadores de cobranza
• Tipos de indicadores de cobranza
  • 1. Plazo Promedio de Cobranza (PPC)
  • 2. Antigüedad Promedio de Deuda
  • 3. Porcentaje de Deuda Vencida
  • 4. Porcentaje de Clientes Gestionados
  • 5. Días de cuentas por cobrar - fórmula
• Consejos para mejorar tus indicadores de cobranza

¿Qué son los indicadores de cobranza?

Los indicadores de deudas por cobrar son una forma como medir la eficiencia de los procesos de cobranza. Estos indicadores proporcionan una visión clara y cuantitativa de cómo se está gestionando la recuperación de cartera, y que tan efectivo es el proceso. Al contar con diferentes tipos de indicadores, podremos evaluar el porcentaje de deuda vencida que tiene nuestra empresa; el promedio de promesas de pago que obtienen nuestros gestores de cobranza, el plazo promedio de cobranza o período medio de cobro, entre otros datos relevantes para la toma de decisiones informadas y oportunas.  

Importancia de los indicadores de cobranza y cuáles son

La gestión eficiente de las cuentas por cobrar es fundamental para la salud financiera de cualquier empresa. Los indicadores de cobranza te brindan una visión objetiva de cómo se está llevando a cabo este proceso y te permiten identificar áreas de mejora. Ignorar estos indicadores puede resultar en problemas de liquidez, pérdida de ingresos y, en última instancia, en la viabilidad de tu negocio.

Es crucial entender que medir y evaluar los indicadores de cobranzas no es una opción, sino una estrategia necesaria para una gestión financiera efectiva. Debido a ello, es elemental dejar de lado el manejo de indicadores de cuentas por cobrar en Excel, sino, empezar a usar herramientas especializadas para este fin, como los software para cuentas por cobrar. 

Entre las funciones de un analista de cuentas por cobrar, está el analizar estos KPIS, y con la ayuda de un software el proceso será más rápido y eficiente. Además, reducirá los errores típicos asociados a procesos manuales (como hacer un informe de cartera en Excel).

Tipos de indicadores de cobranza

Los KPIs de cobranza te ofrecen la oportunidad de tomar medidas proactivas y corregir desviaciones antes de que se conviertan en problemas mayores. Algunos de los indicadores más importantes que debes considerar para gestionar tu cartera, incluyen:

1. Plazo Promedio de Cobranzas (PPC)

El Plazo Promedio de Cobranzas, Período Promedio de Cobranzas, o PPC, es un indicador de cobranza que mide el tiempo que transcurre desde la facturación hasta el momento en que se realiza el pago por parte del cliente. Este indicador es fundamental, ya que un PPC alto puede indicar problemas en el proceso de cobro, como retrasos en los pagos.

Período Promedio de Cobro, ejemplo

Si el indicador PPC es de 60 días, significa que, en promedio, tus clientes tardan dos meses en pagar sus facturas. Reducir este plazo puede mejorar significativamente la liquidez de tu empresa.

2. Antigüedad Promedio de Deuda

La “Antigüedad Promedio de Deuda” permite determinar cuán antigua es la deuda de un cliente, teniendo en cuenta la facturación y el pago. Este indicador es esencial para evaluar la eficacia de tus estrategias de cobranza, ya que una antigüedad promedio alta podría indicar problemas en la gestión de cartera.

Por ejemplo, si el tiempo promedio que tus clientes tardan en pagar es de 90 días, esto podría requerir una revisión de tus políticas de crédito y cobranza.

3. Porcentaje de Deuda Vencida

Es también conocido como porcentaje de la deuda vencida o índice de morosidad y permite conocer cuál es el porcentaje total de clientes que tiene deudas vencidas con relación con la cartera de créditos totales; de ahí que también se defina como porcentaje de cartera vencida. 

Pero ¿qué es la cartera vencida? son todos aquellos pagos que los clientes no han realizado, pese a que ya venció la fecha límite para su realización

El indicador de cartera vencida se calcula dividiendo el valor de los créditos deudores entre el valor de la cartera de créditos totales. 

4. Porcentaje de Clientes Gestionados

En la gestión de cartera de clientes, este KPI se refiere al cálculo de las deudas vencidas en un período de aproximadamente 30 días. Mantener este indicador en torno al 80% es un objetivo deseable, ya que indica que la mayoría de las deudas se están gestionando de manera efectiva y dentro de un plazo razonable.

5. Días de cuentas por cobrar - fórmula

Es también conocido como rotación de cuentas por cobrar e índice de cuentas por cobrar y mide el tiempo que tarda una empresa en cobrar las cuentas para obtener el flujo de efectivo que necesita.

Pero ¿cómo calcular la rotacion de cuentas por cobrar? La fórmula para calcular el índice de rotación de cartera es:

ventas a crédito 
promedio de cuentas por cobrar 

Por su parte, la fórmula del promedio de cuentas por cobrar es la siguientes:

saldo inicial de cuentas por cobrar + saldo final de cuentas por cobrar
2

Luego de aplicar la fórmula de índice de rotación, hay que dividir el período (ej. 60 días o 365 días), entre este índice. 

Consejos para mejorar tus indicadores de cobranza

Mejorar los indicadores de cobranza y los indicadores de morosidad es esencial para garantizar un flujo de efectivo saludable y una gestión financiera eficiente. Aquí te ofrecemos algunos consejos clave para que tengas una alto índice de efectividad de cobranzas:

1. Automatiza tus cobranzas: Utiliza un software de cobranzas que simplifique tus operaciones y te permita tener acceso a tus KPIs de cobranza en tiempo real. Esto te ayudará a agilizar los procesos y tomar decisiones más rápidas y precisas.
2. Incrementa las comunicaciones: Mantén a tus clientes actualizados sobre el estado de sus cuentas. Comunicaciones regulares pueden ayudar a evitar atrasos en los pagos y mantener una relación de confianza con tus clientes.
3. Ofrece opciones de pago: Proporciona a tus clientes diferentes opciones de pago para facilitar la liquidación de deudas. Cuantas más opciones ofrezcas, menos probabilidades habrá de que los clientes lleguen a la etapa de cobranza extrajudicial.
4. Analiza tus procesos en las diferentes etapas de cobranza: Revisa y ajusta tus procesos de cobro periódicamente para identificar áreas de mejora. Un análisis constante te permitirá adaptarte a las cambiantes condiciones del mercado.
5. Genera informes y análisis: Crea informes detallados sobre cada uno de tus indicadores de morosidad y utilízalos para tomar decisiones estratégicas. Un enfoque basado en datos te ayudará a optimizar tus estrategias de cobro.

Para simplificar la gestión de tus indicadores de cobranza y tener acceso a métricas en tiempo real, te recomendamos considerar el uso de un software de gestión de cobranzas como Moonflow. Estas herramientas ofrecen una serie de ventajas, como la automatización de tareas repetitivas, la generación de informes personalizados y la integración con sistemas de facturación y contabilidad.