Consejos para mejorar la gestión de cobranzas en agencias de marketing

En el negocio del marketing, muchas veces las agencias suelen firmar contratos para cobrar el trabajo tras entregarlo, así se aseguran con contratos por seis meses o más, pero existe el riesgo de que los clientes se retrasen en el pago de sus deudas. Para reducir el riesgo de moras, es crucial que las agencias de marketing implementen un software de cobros que permita automatizar tareas y llevar un mejor control de las cuentas por cobrar. 

Además del anterior, hay otras medidas que se pueden tomar. Es necesario tenerlas en cuenta si quieres disponer siempre del efectivo necesario para lidiar con el pago de empleados, servicios y continuar con tus operaciones. Sigue estos tips para mejorar las cobranzas en tu agencia de marketing en Perú.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

1. Lleva un registro de detallado de tus cuentas por cobrar

2. Prevenir es mejor: filtra a tus clientes y crea políticas de cobranza

3. Envía recordatorios de pago automáticos

4. Cuenta con personal a cargo de tus cuentas por cobrar

5. Evalúa la posibilidad de dar opciones de pago

1. Lleva un registro detallado de tus cuentas por cobrar

Tener la información de tus cuentas por cobrar dispersa no es sano para tu contabilidad. Si usas métodos tradicionales como hojas de papel y hojas de cálculo es probable que estés trabajando con información imprecisa o desactualizada.

Lo ideal es que digitalices tus cobranzas, pero con el uso de plataformas especializadas en este tipo de procesos. Con el uso de esta tecnología tendrás toda tu información centralizada en una sola base de datos de cobranza, así podrás saber qué clientes han caído en mora, cuáles tienen riesgo de caer, quiénes han cumplido con sus pagos, etc.

2. Prevenir es mejor: filtra a tus clientes y crea políticas de cobranza

Las acciones proactivas ayudan a cobrar a tiempo, pero es mejor mezclarlas con ciertas medidas preventivas. Así, por ejemplo, resulta conveniente que reduzcan el riesgo de encontrarse en el camino con clientes con predisposición a mora. Pero ¿cuáles pueden ser estas medidas?

En primer lugar, es bueno conocer los antecedentes de los clientes para saber qué tan buenos pagadores son. Si no hay quejas sobre el pago de sus obligaciones, con antiguos contratantes es una buena señal. También es conveniente que en el contrato que firmes con ellas implementes cláusulas sobre las acciones que se tomarán si no se cumple con el pago de los servicios a tiempo.

3. Envía recordatorios de pago automáticos

Muchas veces el retraso en el pago puede deberse a problemas para gestionar las comunicaciones con clientes; por ejemplo: no enviar la factura a tiempo. Por eso es importante automatizar este proceso para que los recordatorios sean enviados en fechas estratégicas: antes del vencimiento, el día del vencimiento y un día después de este para alentar al cliente a pagar. Estas comunicaciones planificadas estratégicamente ayudarán a reducir la tasa de morosidad.

4. Cuenta con personal a cargo de tus cuentas por cobrar

Un software de cobranzas te será de gran ayuda para reducir la tasa de morosidad; pero también es necesario que cuentes con gestores de cobranza que se encarguen de tareas más complejas: comunicarse con el cliente, llegar a acuerdos de pago, etc. Y que además esté atento a los indicadores clave de tu cartera. Con el seguimiento adecuado,  por parte de tus agentes de cobranza, tendrás un mejor aprovechamiento de tu software de cobro de deudas.

Además, contar con personal capacitado también te asegurará cumplir con las leyes de cobranza que rigen en el país y que castigan el hostigamiento. De esa manera, evitarás cometer errores que se traduzcan en sanciones o multas.

Finalmente, contar con personal instruido, resulta útil además porque sabrá cómo negociar con los clientes para llegar a acuerdos y obtener el pago que te corresponde, sin dañar las relaciones con los clientes ni la reputación de tu negocio.

Aún así, vale recordar que en caso de que implementes un software de cobranzas como Moonflow, la necesidad de personal capacitado se reduce de manera drástica, pues estos sistemas simplifican todo el proceso de cobro de principio a fin de manera automática.  

5. Evalúa la posibilidad de dar opciones de pago

Incluso cuando se trata de contrataciones de servicios grandes como los de una agencia de marketing, puede darse el caso de que el cliente (persona natural o empresa) tenga problemas para pagar a tiempo. En este escenario resulta útil contar con opciones de pago que ayuden a que el cliente pueda cumplir con sus obligaciones. Por ejemplo, podrías fraccionar el pago, extender el plazo por motivos justificables, entre otros.

Además de estos consejos, como te hemos mencionado inicialmente, resulta conveniente que, si te encargarás de tus cobranzas internamente, implementes un software de cuentas por cobrar que mejore la eficacia de tus procesos. ¡Anímate a conocer más de Moonflow, el mejor software de cobranza para empresas de bienes y servicios como la tuya!