¿Cómo gestionar tus cobranzas a empresas si emites múltiples facturas?
Si tu negocio está relacionado a prestarle servicios a otras empresas, es habitual que emitas múltiples facturas por distintos productos o servicios que ofreces. Cada factura corresponde a una orden de pago, como las llamamos en Moonflow.
A continuación, te compartimos los puntos clave que debes tener en cuenta:
1. Utiliza variables consolidadas de saldo
La cobranza siempre se realiza a nivel cliente, siendo la factura más antigua vencida la que determina la eventual morosidad del mismo. Para gestionar tus cuentas por cobrar a otras empresas, es sumamente útil usar variables consolidadas de saldo (como el monto total OP) y mostrar estados de cuenta, para detallar el estado de cada una de las facturas pendientes.
El monto total OP se calcula de la siguiente manera: monto + intereses – descuentos – pagos. Es decir, este valor representa el total vencido acumulado del cliente. Esto es especialmente útil porque lo que importa no es cada factura por separado, sino cuánto debe en total.
2. Incluye el estado de cuenta en tus mensajes
Para facilitar la gestión de cobranzas y evitar confusiones en clientes con múltiples facturas, es clave que la información esté consolidada y sea accesible de forma completa y clara. Incluir el estado de cuenta en tus comunicaciones te permite mostrar cuáles son las facturas pendientes, sus fechas de vencimiento y los montos asociados, en una sola tabla.
En Moonflow puedes generar automáticamente esta tabla para incluirla en tus plantillas de correo, con el detalle de la deuda y los datos que necesites mostrar. Si necesitas compartir esa información por WhatsApp, puedes incluir el enlace al Portal de clientes, donde el destinatario podrá consultar su deuda y descargar documentos.
💡 Accede a más información sobre estos temas haciendo clic en los siguientes recursos:
3. Gestiona reclamos sobre facturas específicas
En operaciones con múltiples facturas por cliente, pueden surgir disputas sobre montos, conceptos o condiciones particulares. En Moonflow, puedes registrar reclamos vinculados a una o varias facturas específicas para dar seguimiento adecuado a estos casos. Cada cliente puede tener hasta dos reclamos activos, siempre que correspondan a categorías distintas.
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4. Organiza tus órdenes de pago por producto o servicio
Antes de aplicar la segmentación por producto, evalúa si esto cumple un rol en tus comunicaciones (por ejemplo, creando flujos distintos según el producto). Si no tiene un propósito concreto en ese contexto, no es necesario ni obligatorio que segmentes.
Si tienes ese escenario en tu empresa, segmentar a nivel de orden de pago según el producto o servicio es útil porque permite adaptar mejor la estrategia de cobranza y enviar comunicaciones más precisas. También te permite negociar por partes, sin afectar la relación comercial completa. En Moonflow, puedes usar el campo Producto para indicar a qué servicio corresponde cada orden de pago.
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🚀 Otras herramientas útiles
Usa los filtros para encontrar facturas fácilmente
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En la bandeja de Órdenes de pago, dentro del módulo Cuentas por cobrar, puedes aplicar filtros para encontrar rápidamente las facturas o cuentas por cobrar que necesites gestionar.
Puedes filtrar por:
- Producto: Si trabajas con diferentes servicios, este filtro te ayuda a identificar a qué corresponde cada orden.
- Fecha de vencimiento: Selecciona un rango de fechas (desde / hasta) para ubicar las órdenes que vencen dentro de un período específico.
- Monto total OP: Define un mínimo y un máximo para enfocarte en deudas mayores o menores según tu prioridad.
- Fecha de emisión: Revisa órdenes generadas en fechas concretas.
- Cargos moratorios: Encuentra las órdenes a las que se les aplicaron intereses por mora.
- Créditos: Localiza las órdenes de pago que tienen ajustes o descuentos aplicados.
- Saldo pendiente: Si no registras pagos y sólo te manejas con el balance o saldo pendiente, este filtro te permite identificar rápidamente los montos aún adeudados.
- Estado: Filtra por órdenes vencidas, pagadas, pendientes, incobrables, etc.
- Código de pago: Si tu cliente te da un número específico, puedes usar este campo para encontrar la orden correspondiente.
¿Por qué usar indicadores si gestionas múltiples facturas?
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En operaciones B2B donde cada cliente tiene varias órdenes de pago, los indicadores de Moonflow te ayudan a entender el estado general de tu cartera, anticipar problemas de mora y ajustar tu estrategia de cobranza según los datos.
¿Cómo te ayuda cada indicador si manejas múltiples facturas?
- Situación de cartera: Muestra en qué tramo de atraso están las deudas (por vencer, 0–30, 31–60, etc.). Si un cliente tiene varias facturas vencidas, puedes ver de un vistazo cuán crítica es su situación.
- Cuentas por cobrar: Te da una vista consolidada del total emitido, lo cobrado, lo pendiente y lo vencido. Esto es clave si quieres tener claridad sobre el nivel de exposición financiera por cliente o grupo de clientes.
- Montos por mes de vencimiento: Si facturas en distintos períodos, puedes anticipar los momentos de mayor presión de cobranza y preparar acciones específicas.
- Estado de cuenta por asesor o flujo: Últil si tienes diferentes responsables cobrando distintas carteras o tipos de servicio. Puedes ver cuál está recuperando más y dónde intervenir.
- KPIs por producto o segmento: Si clasificas tus órdenes por tipo de servicio (consultoría, soporte, capacitaciones, etc.), puedes ver qué productos generan más deuda o cobranza, y ajustar tu estrategia.
- Proyección de cobros: Si tienes facturación recurrente o cuotas futuras, esta proyección te permite prever ingresos y detectar cuellos de botella antes de que ocurran.
Estos indicadores te ayudan a monitorear el estado general de tu cartera y te permiten analizar comportamientos de pago por cliente, producto, equipo o periodo.
💡 Aprende más sobre los indicadores accediendo al siguiente recurso: Indicadores.
Centraliza toda la información en el Portal de clientes
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Cuando un cliente tiene varias facturas activas, es clave que pueda contar con un espacio donde pueda consultar el estado de sus pagos. En Moonflow puedes habilitar un Portal para que cada cliente acceda a su información (órdenes de pago pendientes, vencidas y abonadas) cuando quiera desde un mismo lugar.
Desde el portal, tu cliente puede ver sus pagos pendientes, facturas ya abonadas, el saldo total y acceder a datos clave como montos, fechas y documentos asociados.
Puedes incluir el enlace a este Portal de clientes en tus correos o mensajes de WhatsApp.
💡 Accede a más información sobre este tema haciendo clic en los siguientes recursos:
- Configurar tu Portal de clientes con Moonflow
- Configurar un Portal de clientes propio
Agrega enlaces para descargar facturas en tus comunicaciones
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Si necesitas incluir enlaces para que tu cliente descargue facturas u otros documentos, puedes usar el campo URL Adjunto en tus órdenes de pago. El enlace que coloques debe ser público, para que el archivo esté disponible para su descarga directa, sin necesidad de iniciar sesión ni pedir acceso.
Al cargar la información en Cuentas por cobrar, vas a ver los campos URL de descarga 1 y URL de descarga 2. Puedes usar uno o ambos, según los archivos que necesites compartir.
Una vez que cargues estos datos, puedes agregar estos enlaces en tus mensajes por correo o WhatsApp haciendo clic en los botones de archivos adjuntos. De esta forma, tu cliente podrá acceder fácilmente a la documentación.
💡 Accede a más información sobre este tema haciendo clic en el siguiente recurso: ¿Cómo agregar enlaces para descargar facturas en tus comunicaciones?