¿Cómo gestionar el módulo de Conversaciones?

1. Ingresa a la conversación de un cliente.

2. Selecciona el canal deseado.

3. Completa el mensaje (puedes usar emojis, etiquetas y adjuntos). Verás también la opción de insertar: Estado de cuenta, Plantillas para utilizar mensajes previamente configurados y el botón de Paga aquí.

4. Haz clic en Enviar.

1. Ingresa en Conversaciones, desde el menú lateral izquierdo.

2. Busca el cliente que necesitas agendar.

3. Ubica el recuadro para escribir mensajes y, entre las opciones de canales disponibles, elige Llamada.

4. Selecciona el botón Gestión (ícono de persona) ubicado en la parte inferior derecha, al lado del ícono del teléfono.

5. Elige la opción Saliente, luego Contacto y haz clic en Volver a llamar.

6. Agenda la fecha en la que se realizará la llamada. En caso de que estén restringidas las comunicaciones durante los fines de semana o feriados, esos días figurarán en gris y no podrás seleccionarlos.

Aprende a editar las configuraciones de los horarios y días de comunicación en el siguiente artículo: Configuración horaria y días.

1. Ingresa en Conversaciones, desde el menú lateral izquierdo.

2. Haz clic sobre el cliente que necesitas gestionar.

3. Ubica el recuadro para escribir mensajes y, entre las opciones de canales disponibles, elige Llamada.

4. Selecciona el botón Gestión (ícono de persona) ubicado en la parte inferior derecha, al lado del ícono del teléfono.

5. Elige la opción correspondiente al resultado de la gestión. Si quieres saber más sobre este tema, ingresa al artículo: Catálogo de llamadas.

Dentro de Conversaciones, no solo puedes interactuar en tiempo real con tus clientes, sino también acceder rápidamente a información clave de cada uno.

1. Ingresa a Conversaciones desde el menú lateral izquierdo.

2. Accede a la pestaña Recibidos.

3. Haz clic en el nombre del cliente para abrir su conversación.

En la parte superior del chat podrás visualizar información importante, como:

• Segmento al que pertenece el cliente.

• Fecha de vencimiento de su deuda.

• Días de atraso.

• Estado general de su deuda (vigente, vencida, etc.).

Si haces clic en el nombre del cliente, también podrás ver más detalles como:

• Tipo y número de documento.

• Número de celular registrado.

• Fecha de vencimiento de sus facturas o cuotas.

• Código de identificación de la deuda.

• Saldo pendiente actualizado.

• Estado actual de la deuda.

Además, desde esta vista puedes editar información del cliente si es necesario, y si tienes los permisos para hacerlo.

1. Ingresa a Conversaciones y selecciona la pestaña Recibidos.

2. Haz clic en la conversación del cliente que quieres consultar.

3. Luego, haz clic sobre el nombre del cliente que aparece en la parte superior del chat.

4. Presiona el botón Ver todo para abrir el detalle completo de su cuenta.

Puedes registrar notas internas para dejar constancia de interacciones, gestiones o cualquier información relevante sobre un cliente. Estas notas quedan guardadas en el historial del cliente y solo son visibles para tu equipo.

Paso a paso para agregar una nota interna

1. Ingresa en Conversaciones, desde el menú lateral izquierdo.

2. Accede a la bandeja Llamadas.

3. Haz clic sobre el cliente que necesitas gestionar.

4. Selecciona el botón Notas ubicado en la parte inferior derecha.

5. Allí puedes completar la siguiente información:

• Canal de origen de la gestión (ej: llamada, mensaje recibido).

• Código asociado: puede ser el código de pago, número de orden o factura relacionada.

• Tipo de gestión: saliente o entrante, con o sin contacto.

• Comentario: describe lo sucedido, el resultado de la interacción o cualquier detalle relevante.

• Puedes adjuntar archivos, si corresponde.

6. Una vez que haces clic en Enviar, la nota queda registrada y disponible en el historial de ese cliente.

📌 Ten en cuenta:

• Las notas internas no se pueden descargar ni exportar como reporte desde la plataforma.

• Se pueden transmitir por webhook. Los datos que se envían son la nota, el usuario que la generó, el canal de origen y la gestión.

1. Ingresa a Interacciones, desde Cuentas por cobrar.

2. Haz clic en el botón Filtros.

3. En el campo Canal, selecciona la opción Nota.

Esto te mostrará únicamente las interacciones donde se haya dejado una nota interna. Puedes hacer clic en cada resultado para leer el contenido registrado.

Activa la bandeja No registrados:

1. Haz clic en el ícono de Ajustes (⚙️) ubicado en la parte superior derecha del dashboard.

2. Selecciona la opción Otras configuraciones.

3. Ingresa a la pestaña llamada Clientes no registrados.

4. Activa esta opción. ¡Listo! Encontrarás esta bandeja disponible dentro del módulo de Conversaciones.

💡 Aprende más sobre este tema en el siguiente artículo: Bandeja de mensajes entrantes de números y correos no registrados.

Desde esta sección podrás:

• Vincular el contacto a un cliente ya existente.

• Eliminarlo.

Importante: El agente AI no responde a estos contactos hasta que estén vinculados. Solo puedes responder desde el mismo canal por el que ingresó el mensaje (correo o WhatsApp).

📌 ¿Qué es un estado? Un estado representa la condición o situación en la que se encuentra un proceso o una acción en un momento determinado dentro de Moonflow.

En este artículo encontrarás las definiciones de los distintos estados que puedes visualizar en la bandeja de Interacciones y Conversaciones, ya sea para acciones generadas de forma automática o manualmente por un usuario.

Definición de estados

Programado: La comunicación fue programada a través de un flujo o una campaña. (Se muestran únicamente las comunicaciones programadas para el día de hoy).

Contactado: Se registró que un cliente fue contactado a través de una llamada saliente.

Abierto: El receptor abrió o visualizó el mensaje. Aplica para WhatsApp, SMS y Correos electrónicos.

Entregado: El mensaje fue entregado correctamente al receptor, pero aún no fue abierto. Aplica para WhatsApp, SMS y Correos electrónicos.

Enviado: La comunicación fue enviada y está en camino al receptor. Aplica para WhatsApp, SMS y Correos electrónicos.

Generado: Estado aplicable a eventos como compromisos de pago, pagos efectivos, pagos a verificar, anulaciones de pago o ajustes generados desde el dashboard.

Fallido: El envío de la comunicación no fue exitoso. Aplica para WhatsApp, SMS y Correos electrónicos.

Por gestionar: Aplica a llamadas que aún no fueron gestionadas por el asesor asignado.

No enviado: La comunicación todavía no fue enviada. Aplica para WhatsApp, SMS y Correos electrónicos.

No contactado: Se registró que un cliente no fue contactado durante una llamada saliente.